档案工作是学校重要的基础性工作，是学校历史发展的真实记录，是学校工作业绩的历史见证。为加强学校档案建设工作，提高档案管理水平，充分发挥档案作用，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及教育部关于《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合学校实际制定本办法。
一、基本原则
（一）部门立卷原则
根据教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》第三章第十六条“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的规定，学校决定从2011年起，实行部门、课题组立卷归档制度。学校各学院、系、部、处、室等档案形成部门及课题组均为立卷部门，即“谁形成、谁立卷、谁归档”的责任制度。
(二) 价值第一原则
归档材料必须对本校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用，能够反映学校及各部门职能活动的全过程。立卷、归档材料必须保证完整、真实、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持案卷彼此间的有机联系和成套性，符合档案管理工作的特点和要求。
（三）“集中管理、一卷一号”原则
档案的价值属性，决定了档案工作的重要性，必须由学校档案部门集中统一管理，确保档案收集的完整、系统、准确和安全，以利于开发利用。要遵循“一卷一号”的基本要求，分类组卷，详细编号，及时上交。
二、组织领导
学校和基层各单位，均应按要求成立档案工作领导小组，明确档案工作第一责任人，配备专、兼职档案员，坚持做到“三纳入”、“四同步”，即将档案工作，纳入各单位工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员岗位职责，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。高度重视，认真落实。
三、归档范围
各类档案材料均应同步归档。凡本校、各单位在工作活动中直接形成的、能够反映学校或本单位工作、活动的并具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属档案的归档范围，并按各部门业务工作范围确定档案归档内容。（详见附件1：《沈阳理工大学应用技术学院各部门档案归档范围及保管期限》）
四、立卷分工
（一）各部门文件材料的立卷均由本部门档案工作领导小组负责，并按指定期限向学校档案室移交（注：纸质档案材料、电子档案材料与实物材料等要同步归档）。
（二）上级和同级党政机关来文，全校性、综合性文件材料由学校办公室负责立卷。属学校各职能处、室、业务单位职责范围内形成的学校自发文、计划、总结、方案等党群类、行政类档案，分别由学校办公室牵头在规定时间内组织各职能部门的相关人员立卷。
（三）人事档案由业务主管部门立卷，由业务主管部门建室保管。
（四）学生类档案由相关业务部门立卷或联合立卷，具体由招生就业处牵头组织，学生档案由招生就业处建室保管。
（五）财会、设备类档案，由资产财务处立卷并归档，自行建室保管。
（六）教学、科研、立项、课题组等档案工作，由教务处牵头组织、收集和立卷，按学校档案管理办法按时归档。
（七）其他工作而产生的材料（表册、图纸、照片、录音、录像、影片），由产生文件材料的职能部门、业务管理单位、课题组负责立卷。
（八）两个或两个以上部门产生的归档材料由主办部门立卷。
（九）其余文件材料按职能部门的分工，分别负责相应门类材料的立卷工作。
五、归档流程
（一）收集、分类整理
按照《沈阳理工大学应用技术学院各类档案归档范围及保管期限表》，将本部门的文件材料收集齐全，分年度、分类别、分问题、分保管期限进行收集整理。
1、将文件材料按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，无批复的请示归入请示年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；法规性文件，归入公布或批准年度。
2、将分年度的文件材料按类别分开。
3、将分类别的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
4、最后将文件材料按照保管期限分开。
（二）立卷、组卷
立卷组合一般应以问题为主，按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，兼顾其它特征，使之联系紧密，以便于查找利用为原则。同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200页。
（三）排列卷内文件材料
应按重要程度或时间顺序进行排列，具体如下：
1、批复、批示在前，请示、报告在后。
2、正件在前，附件在后。
3、正本在前，定稿在后。
4、转发件在前，被转发件在后。
5、上级通知在前，上报材料在后。
6、文字材料在前，图表在后。
7、非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。
8、基建图纸按图的类别序号排列。
9、其它文件材料按时间顺序排列。
（四）修整、装订
对在装订线以外有字迹或破损的文件材料要进行加边、修补和裱糊。对较大的表格，要适当折叠。去掉文件材料上的金属物,档案文件材料上不能留有曲别针、书订、大头针等金属物。在文件装订位置采用三点一线或其它方式装订完好。
（五）编写案卷编号、件号
案卷编号编制为年代-一级目录字母代码-二级目录代码-案卷号，比如：2010-DQ11-3。按件装订的卷、文件应编写件号。
（六）编制卷内目录
卷内目录位于文件之前，必须用激光打印机打印，公文用纸采用国际标准A4型，并留有便于装订的空白位置，左边距25mm，其他边距15mm。
1、序号：以卷内文件排列先后顺序填写的号码。
2、文号：文件制发机关的发文字号，如“国发[2010]6号”，其中[2010]不得简写成[10]。
3、责任者：制发文件的组织或个人，对文件负有责任的发文机关或署名者，责任者应按文件照录实录，也可写通用的简称。领导人讲话或以领导人名义发布的文件，可填写领导人姓名。
4、案卷题名（案卷名称）：案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构完整，一般不超过50个汉字。常用结构为：作者-时间-问题(内容)-名称(文种)。 作者一般指卷内文件主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校”、“上级”等；名称(文种)应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。正确的写法应如:“沈阳理工大学应用技术学院2011年度教职工人员名册”。
5、案卷日期：文件的形成时间，以年、月、日8位阿拉伯数字标注。
6、编写页号：卷内每一份文件的首页编号，页号采用阿拉伯数字编写，最后一份文件应填写起止页号。编写页号则应先用铅笔对卷内文件进行标注，无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角，正面右下角，反面左下角。每卷文件材料为一个流水号。
7、案卷页数与份数：案卷页数指同一案卷编号中所有文件的总页数。份数指同一案卷编号中所包含文件的数量。
8、保管期限：标注明确保管的限期，如：“永久”、“长期”“短期”等等。
六、归档时间
（一）党群、行政部门等能按年度归档的部门的案卷应在次年4月30日（五一节前）归档。
（二）教学档案按学年度在每学年结束后立卷，同年12月30日前归档。
（三）科研、立项和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档。
（四）设备档案在设备验收完毕正常投入使用后2周内归档。
（五）财会档案在会计年度决算后，按财务部门实际工作需要，财会部门可自行保管1年，在第二年3月30日前归档。
（六）声像档案、电子档案与纸质档案同步归档，互为备份。声像载体材料在完成制作后2个月内归档，照片档案应随文件等案卷一同归档，在次年4月底（五一节前）归档。
（七）其他实物档案在次年4月底（五一节前）归档。获得省级及以上表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物，应在同年度11月底前移交学校档案室，各单位可先行拍照成照片等形式留存。
七、移交与验收
（一）各部门立卷完成后及时移交学校图书馆档案室。移交时双方必须对档案案卷进行严格检查和验收，确保移交材料符合质量标准和规范要求，如有问题，图书馆档案室提出整改意见，并限期改正后迅速移交归档。
（二）移交档案时必须履行交接手续，填写案卷移交登记表一式两份，卷内目录一式两份、另备电子版一份，以备查考。
（三）案卷移交登记表填写移交单位、接收单位、移交经手人、接收人。（详见附件2：归档材料交接明细表）
