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沈阳工学院学生档案管理知识宣传

一、什么是学生档案
   学生档案是学校在学生管理活动中形成的,它记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
二、大学生档案内有哪些材料
主要包括两部分材料:(1)高中档案材料:高考报名登记表、体检表、高中毕业生登记表、高考志愿表等。高中档案材料在升入大学后统一上交辅导员老师,再由辅导员老师核对所需材料后统一上交校档案室审核,材料完整无误后存入校档案室保管;(2)大学档案材料:毕业生登记表(学生在毕业前在各分院由辅导员老师组织填写)、学籍表(学生入学后由辅导员老师组织填写并负责保管)、入党(团)材料或加入民主党派材料(由学校党群办公室形成并负责保管)、在校期间奖励、表彰及惩处决定(由学校学生工作处形成并负责保管)、新生入学体检表和毕业生体检表(由学校军事体育部组织形成)、社会实践和实习鉴定材料(由各分院组织形成及保管)及其他有关须装档的材料等。大学档案材料在学生毕业前,由各部门负责统一装档。
三、学生档案有什么作用
学生档案,对于学生个人来说,无论是就业、工作调动、出国政审、职称评审、工资调整,还是入党(团)以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等,都将以档案材料的审核为重要依据。
四、毕业生如何对待自己的人事档案
(1)高度重视,了解相关的档案知识。
(2)毕业时,抓紧办理就业报到证,将档案放在就业单位档案管理部门或者人才交流中心托管。
五、为什么建议未就业的学生毕业时将档案放在人才交流中心托管
  根据国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年。为此,有些同学就误以为既然学校免费保存,就无须再由人才交流机构托管了。在这两年里,学校只是保存档案,不会添加这两年你工作的档案记录,如你的转正定级、职称评定等。按国家政策规定,大中专毕业生毕业(以报到证人事部门签署日期为准)一年后,即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级;本科毕业生毕业工作一年(以报到日期计)、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称,由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见,学校保存档案只是“存放”档案,起不到其他作用。
六、毕业生委托人才交流机构人事代理后都享有哪些服务
(一) 负责人事档案关系接受、调出相关手续;
(二) 办理毕业生的转正定级;
(三) 档案工资的晋级;
(四) 职称晋升申报;
(五) 办理落户手续;
(六) 出具身份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等;
(七) 代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。
七、学生档案是如何转递的?机要转递(档案邮寄)的时间
学生档案是国家规定的机密文件,主要通过机要通信渠道邮寄、学校派专人送达、用人单位凭有关证明材料派专人领取等方式进行转接,不允许由邮局普通、挂号邮寄、特快专递等方式转递。 通过机要形式转递档案一般需要5-15天左右,因此毕业生到用人单位报到一个月以后,应主动查询档案是否寄到该单位。
八、毕业生如何追踪自己的档案
毕业生档案邮寄地址按照就业报到证左上角地址或调档函(原件)显示单位(加盖公章)即红章地址邮寄。有严格的交接签收程序,一般情况下不会遗失。毕业生到用人单位报到后,要及时到自己所在单位的人事主管部门了解自己的档案是否已经寄达(档案保存在人才交流中心等机构或派至生源地教育局、人事局的可到相关教育、人事部门查询)。
九、未收到档案怎么办
在确认用人单位或人才交流中心未收到毕业生档案的情况下,毕业生可通过电话到机要局进行查询。市机要局查询反馈的回执单一般需2周左右。
十、毕业生怎样调转档案
毕业生必须凭报到证或调档函办理调档手续方可调档。
1、凭报到证调档:报到证左上角地址即为发档地址;
(1)、考取国家公务员调档:凭录用文件复印件办理报到证,然后再调档;
(2)、“大学生村官”、“招教”、“选调生”等情况调档:凭调档函或凭就业协议书办理报到证,然后调档;
2、凭调档函调档:调档函(原件)显示单位(加盖公章)即为发档地址;
主要是考取研究生调档:
(1)往届生:凭调档函和空白就业协议书(一式三份)调档,如已签约的还需用人单位出具同意报考的书面证明或解聘函;
(2)应届生:
A、提前调档凭调档函直接调档(档案寄往考取学校所在的院系);
B、正式调档凭录取通知书复印件和空白协议书(一式三份)调档,如已签约的还需用人单位出具同意报考的书面证明或解聘函(档案寄往考生考取学校的研究生招生办);
3、请在报到证白页(蓝页自留)“备注”栏或调档函空白处注明专业、学号、联系方式和档案寄往的城市。
十一、毕业生档案有关材料遗失后怎样补办
1、本人提交书面申请;
2、出示《毕业证书》原件及工作单位介绍信;
3、到学生处领取《高等学校毕业生登记表》并办理相关手续;
4、到毕业时所在学院办理有关材料;
5、到档案馆复印录取花名册和学籍材料并加盖公章;
以上手续办理完毕后,由校档案部门将档案整理装档密封后按档案转递规定转到毕业生档案接收单位。