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沈阳工学院部门立卷归档制度

档案工作是学校重要的基础性工作,是学校历史发展的真实记录,是学校工作业绩的历史见证。为加强学校档案建设工作,提高档案管理水平,充分发挥档案作用,根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及教育部关于《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合学校实际制定本办法。

一、基本原则

(一)部门立卷原则

根据教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》第三章第十六条“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的规定,结合我校实际工作,学校决定从2015年起,档案工作实行责任单位和立卷单位两级的管理制度,立卷单位负责档案的收集、整理,责任单位负责审核和移交。

(二)价值第一原则

归档材料必须对学校、社会有史料和研究价值,有参考或凭证作用,能够反映学校及各单位职能活动的全过程。立卷、归档材料必须保证完整、真实、准确、系统,必须遵循其自然形成规律,保持案卷彼此间的有机联系和成套性,符合档案管理工作的特点和要求。

(三)集中管理原则

档案的价值属性,决定了档案工作的重要性,必须由图书与档案馆档案室集中统一管理,确保档案收集的完整、系统、准确和安全,以利于开发利用。

二、组织领导

学校和基层各单位,均应按要求成立档案工作领导小组,明确档案工作第一责任人,配备兼职档案员,坚持做到将档案工作纳入各单位工作计划、管理制度、相关人员岗位职责。高度重视,认真落实。

三、归档范围

各类档案材料均应同步归档。凡学校各单位在工作活动中直接形成的、能够反映工作、活动的并具有一定保存价值的文字、图片、声像等各种不同形式的载体材料均属档案的归档范围,并按各部门业务工作范围确定档案归档内容。(详见附件2:《沈阳工学院档案归档范围及保管期限表》)

四、整理分工

(一)各部门文件材料的整理均由本单位档案工作领导小组负责,并按指定期限向责任单位移交,再由责任单位审核后统一移交图书与档案馆(注:纸质档案、PDF电子档与实物等要同步归档)。

(二)上级和同级党政机关来文和本校自发文,全校性、综合性文件材料,经学校备案的合同、协议,学校各单位的计划、总结、请示、批复等责任单位为行政管理部。

(三)学生类档案由带班辅导员整理,移交到图书与档案馆档案室,由图书与档案馆档案室建室保管。

(四)财会、设备类档案,责任单位为资产财务部。

(五)教学、科研类档案,责任单位为教学工作部,各立卷单位或个人按照实际情况,收集整理,按时上交到教学工作部,由教学工作部统一移交图书与档案馆。

(六)产品类档案责任单位为学科建设部。

(七)校办产业类档案责任单位为各校办产业主管部门。

(八)两个或两个以上部门产生的归档材料责任单位为主办部门。

五、归档时间

(一)学校重要会议、庆典、大型活动形成的成套材料需在结束后一个月内归档。

(二)教学档案按学年度在每学年结束后立卷,在次年4月30日前归档。

(三)科研、立项和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后1个月内归档。

(四)设备档案在设备验收完毕正常投入使用后1个月内本单位立卷,在次年4月30日前归档。

(五)声像档案、PDF电子档与纸质档案同步归档,互为备份。照片档案应随文件等案卷一同归档,在次年4月30日前归档。

(六)其它未单独说明的各类档案在次年4月30日前归档。

六、移交与验收

(一)各单位整理完成后及时移交图书与档案馆。移交时双方必须对档案案卷进行严格检查和验收,确保移交材料符合质量标准和规范要求,如有问题,提出整改意见,并限期改正后移交。

(二)移交档案时必须履行交接手续,填写“沈阳工学院归档材料移交明细表”一式两份、电子版一份(以备查考)。

 

附件2:沈阳工学院各类档案归档范围及保管期限表.xls

附件3:沈阳工学院档案归档整理规范.doc

附件4:部门归档材料移交明细表.doc

附件5:沈阳工学院档案借(查)阅登记表.doc