档案工作是学校重要的基础性工作，是学校历史发展的真实记录，是学校工作业绩的历史见证。为加强学校档案建设工作，提高档案管理水平，充分发挥档案作用，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及教育部关于《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合学校实际制定本办法。
一、基本原则
（一）部门立卷原则
根据教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》第三章第十六条“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的规定，结合我校实际工作，学校决定从2015年起，档案工作实行责任单位和立卷单位两级的管理制度,立卷单位负责档案的收集、整理，责任单位负责审核和移交。
(二)价值第一原则
归档材料必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用，能够反映学校及各单位职能活动的全过程。立卷、归档材料必须保证完整、真实、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持案卷彼此间的有机联系和成套性，符合档案管理工作的特点和要求。
（三）集中管理原则
档案的价值属性，决定了档案工作的重要性，必须由图书与档案馆档案室集中统一管理，确保档案收集的完整、系统、准确和安全，以利于开发利用。
二、组织领导
学校和基层各单位，均应按要求成立档案工作领导小组，明确档案工作第一责任人，配备兼职档案员，坚持做到将档案工作纳入各单位工作计划、管理制度、相关人员岗位职责。高度重视，认真落实。
三、归档范围
各类档案材料均应同步归档。凡学校各单位在工作活动中直接形成的、能够反映工作、活动的并具有一定保存价值的文字、图片、声像等各种不同形式的载体材料均属档案的归档范围，并按各部门业务工作范围确定档案归档内容。（详见附件2：《沈阳工学院档案归档范围及保管期限表》）
四、整理分工
（一）各部门文件材料的整理均由本单位档案工作领导小组负责，并按指定期限向责任单位移交，再由责任单位审核后统一移交图书与档案馆（注：纸质档案、PDF电子档与实物等要同步归档）。
（二）上级和同级党政机关来文和本校自发文，全校性、综合性文件材料，经学校备案的合同、协议，学校各单位的计划、总结、请示、批复等责任单位为行政管理部。
（三）学生类档案由带班辅导员整理，移交到图书与档案馆档案室，由图书与档案馆档案室建室保管。
（四）财会、设备类档案，责任单位为资产财务部。
（五）教学、科研类档案，责任单位为教学工作部，各立卷单位或个人按照实际情况，收集整理，按时上交到教学工作部，由教学工作部统一移交图书与档案馆。
（六）产品类档案责任单位为学科建设部。
（七）校办产业类档案责任单位为各校办产业主管部门。
（八）两个或两个以上部门产生的归档材料责任单位为主办部门。
五、归档时间
（一）学校重要会议、庆典、大型活动形成的成套材料需在结束后一个月内归档。
（二）教学档案按学年度在每学年结束后立卷，在次年4月30日前归档。
（三）科研、立项和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后1个月内归档。
（四）设备档案在设备验收完毕正常投入使用后1个月内本单位立卷，在次年4月30日前归档。
（五）声像档案、PDF电子档与纸质档案同步归档，互为备份。照片档案应随文件等案卷一同归档，在次年4月30日前归档。
（六）其它未单独说明的各类档案在次年4月30日前归档。
六、移交与验收
（一）各单位整理完成后及时移交图书与档案馆。移交时双方必须对档案案卷进行严格检查和验收，确保移交材料符合质量标准和规范要求，如有问题，提出整改意见，并限期改正后移交。
（二）移交档案时必须履行交接手续，填写“沈阳工学院归档材料移交明细表”一式两份、电子版一份（以备查考）。
附件2：沈阳工学院各类档案归档范围及保管期限表.xls
附件3：沈阳工学院档案归档整理规范.doc
附件4：部门归档材料移交明细表.doc
附件5：沈阳工学院档案借（查）阅登记表.doc
