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    • 沈阳工学院图书馆与档案馆
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图书与档案馆制度汇编2016年5月修订





 
图书与档案馆工作制度

 
1.      图书与档案馆职责

 
图书与档案馆是我院的文献信息中心，是为教学和科研提供服务的学术性机构，是学校信息化和社会信息化的重要基地，图书与档案馆工作是我院教学与科研工作的重要组成部分。图书与档案馆在主管校长领导下，履行教育职能、情报职能、档案的收集与管理职能，最大限度地发挥其作用。其具体职责如下：

 
一、根据学院发展规划和年度工作计划，结合本院实际发展，制定图书与档案馆工作计划并组织实施。

 
二、根据本校的专业设置和发展方向，有计划地采购各种类型的文献，对其进行加工整序和科学管理，逐步建立起适应我校特点及适应我校教学、科研需要的，能反映我校专业特点的有特色的馆藏文献。包括实体馆藏文献和网络虚拟馆藏文献，实现文献信息资源的优化配置。

 
三、做好流通阅览、资源传送和参考咨询工作，积极开发文献信息资源，开展文献信息服务。不断改进工作方法，努力提高文献资源的利用率。

 
四、建立健全图书与档案馆各类人员岗位责任制，真正做到岗位明确、目标明确、责任明确。

 
五、开展信息素质教育，培养读者的信息意识以及获取、利用文献信息的能力。

 
六、负责教职工的思想政治工作、业务学习和专业技能培训。

 
七、积极研究使用新技术、新设备、改善办馆条件。

 
八、组织和协调全校的文献信息工作，实现文献信息资源的优化配置。

 
九、负责全院档案材料的收集、整理、鉴定、销毁工作，编制检索目录，编写参考资料，为学院各项工作提供档案利用服务。

 
十、组织人员对全校各类档案的立卷归档工作进行业务指导、监督和检查。

 
十一、积极参与文献保障体系建设，实行资源共建、共知、共享，促进事业的整体化发展。

 
十二、开展各种协作、合作和学术活动，积极支持各级高校图书情报工作委员会、图书与档案馆学会、情报学会的工作。

 
十三、完成学院领导下达的其他任务。





  



 
2.      馆长岗位职责

 
一、在主管院长领导下全面主持图书与档案馆工作，组织带领全馆人员履行本馆职责。

 
二、主持馆内业务学习和工作会议，抓好馆内工作人员的思想教育和职业道德教育。

 
三、负责馆内宣传工作，包括图书与档案馆网页的修改和官微的完工作。

 
四、负责图书与档案馆队伍建设工作，组织安排工作人员学习、培训、考核、科研和职称评定工作。

 
五、负责组织制定完善各项规章制度、工作规划和岗位责任制，并组织贯彻实施和督促检查。

 
六、搞好馆藏建设，提高服务质量。

 
七、负责制订图书与档案馆的年度计划，经费预算，拟定图书与档案馆图书、报刊资料及设施添置计划,并根据学校规划制定本部门长期规划。

 
八、负责图书、资料、报刊的征定和票据的审核工作，办理书刊资料的清理、剔除、注销等上报审批工作。

 
九、负责图书与档案馆的安全防范工作。





  



 
3.      副馆长职责

 
一、负责馆内党务工作。

 
二、协助馆长完成档案室及校史陈列馆的工作。

 
三、协助馆长完成本全馆的工作计划和工作总结。

 
四、协助馆长完成对各项规章制度、工作规划和岗位责任制的组织贯彻实施和督促检查。

 
五、协助馆长完成对员工的年度考核。

 
六、协助馆长完成档案室的安全防范工作。

 
 

 
 

 
4.      采编部岗位职责

 
采编工作是图书与档案馆的基础工作之一，是藏书建设的关键环节，担负着收集馆藏所需要的图书、光盘和电子资料等各种文献资料的任务，并对资料进行加工、整理和录入。其岗位职责如下：

 
一、图书（包括电子图书）采访工作

 
采访工作遵守《文献采购管理办法》。

 
二、图书（包括电子图书）验收工作

 
（一）新书到馆后，要及时拆包验收，验收时要按供书商的清单认真核对，待核对无误后，方能签收。如有差错，及时与供书商联系处理。

 
（二）对于书商提供的图书，如与订单不符或有污损、图文不清、缺页等质量问题的，进行退换货处理。

 
（三） 负责验收社会各界或个人捐赠的图书。

 
三、图书编目和典藏工作

 
（一）负责馆藏图书、光盘的加工（包括贴条码、磁条、印馆藏章、贴书标和贴胶带）、编目和典藏。

 
（二）条码要在书名页和倒数第二页各贴一个，磁条要随机夹在图书的中间某页，馆藏章要在书名页、第十五页及书侧面各印一个。

 
（三）按照《中国图书与档案馆分类法》要求，套录原编图书marc，力求归类准确，误差控制在0.2%以内。编辑前应做好查重，避免索书号出现一书多号或一号多书等情况。

 
（四） 套录时要结合本馆情况，对不完整的marc要补充，对错误的marc要修改。核查无误后，加上本馆的信息特征，如种次号、条形码号、登录号等。

 
（五）采编光盘时要对应并链接好与光盘相对应的图书，以便在学生借阅图书时能及时作出是否有光盘的提示。

 
（六）编辑好的图书、光盘、过刊marc要及时入典藏，并打印好书标和交接单。

 
（七）交接单要打印清晰，书标要在封底的右上角和书脊的下部各贴一个，并用胶带粘牢。

 
（八）修正流通过程中发现的错误录入信息；不断修改回溯建库工作中遗留的错误数据。

 
四、二级资料室相关工作

 
（一）定期与各分院二级资料室管理员联系，及时做好二级资料室图书采编工作，要求误差率控制在0.2%以内。

 
（二） 做好各分院二级资料室图书管理软件使用的培训工作，协助解决软件操作方面出现的问题。

 
五、日常管理工作

 
（一）每月制定工作计划，撰写工作总结，所有人员应按时完成当月工作任务。

 
（二）定期完成图书采购量、馆员工作量、读者借阅量等数据的统计工作，要求做到准确，公平，公正。

 
（三）每周做好图书催还工作及毕业生图书催还工作。

 
（四）完成学生馆员的管理与培训工作。

 
（五）完成图书与档案馆网页的更新与维护工作。

 
（六）完成三、四楼自习室纪律的管理工作。

 
（七）完成四楼样本书库的校架、整理工作。

 
切实搞好办公室的防火、防盗、防潮等工作。 





  



 
5.      流通部工作职责

 
流通工作是图书与档案馆对外服务的窗口，是建立和谐的馆员读者关系的关键环节，担负着重要的流通服务工作。其岗位职责如下：

 
一、树立“读者第一”的思想，主动热情地为读者提供导读服务，不断提高图书的利用率。

 
二、熟练操作图书管理软件并熟知馆藏数量、图书的分类及位置分布。

 
三、严格执行《图书借阅管理规定》，对借阅超期的读者及时催还图书；严格执行对丢失、损毁图书行为和借阅超期行为的处理规定。

 
四、新书入库应立即上架流通，读者归还图书要当天上架；在排架过程中，若发现错号、重号等问题应及时送予采编部处理。

 
五、及时做好图书校架工作，确保错架率及排架的合理性。

 
六、对新书库的图书要及时更新和调拨，确保新书库的藏书质量及数量。

 
七、做好图书荐购及采购工作，定期上报并做好读者信息反馈。

 
八、做好捐赠图书的登记、统计工作。

 
九、保证图书完好，做好防火、防盗、防尘、防潮、防虫蛀鼠咬等工作，发现图书散装、书页损坏及书标、条码、磁条脱落等情况应及时处理。

 
十、保持书库的清洁卫生，做到架位整洁。

 
十一、负责手机图书馆的维护和宣传工作。

 
十二、对勤工助学学生实行科学化、规范化管理，明确目标责任制，定期量化考核。

 
十三、做好流通部的安全工作，离馆前，检查门、窗、水电等不安全因素。

 
 





  



 
6.      服务咨询部工作职责

 

  

   
    

     
一、咨询
（一）负责参考咨询工作及文献检索教学服务工作
（二）读者教育及用户培训工作
（三）读者信息收集和反馈工作
（四）图书荐购工作
二、电子资源的利用
（一）电子期刊（中国知网和万方等）的管理及使用指导工作
（二）论文查重工作（学生的万方查重和教师论文的知网查重）

    

   
  

 

 
（三）负责接待解答师生电话、网络咨询，帮助师生查阅科研、学习相关图书、电子资料，并及时反馈。

 
三、图书荐购工作

 
负责整理统计网络、纸质、电话荐购图书，并及时购买入馆，入馆后负责通知荐购人借阅。

 
四、负责我校品牌“读书月”活动的策划、活动的举办、活动的总结工作。

 
五、宣传工作

 
（一）负责图书与档案馆工作的宣传工作。

 
（二）负责向院报发表文章。

 
（三）负责图书与档案馆的公众微信服务平台的维护和资源的上传工作。

 
六、社团工作

 
（一）负责读者协会会员招募工作。

 
（二）负责读者协会干部每年的换届选举工作

 
（三）负责制定协会每学期的工作计划及分配工作任务，并监督各项活动顺利进行。

 
七、负责教材库的建设，负责接待教师查、借、阅教材的工作。

 
八、负责图书与档案馆的网页和官微的建设与维护工作。

 

  

   
    

     
九、负责教材和过刊的编目和典藏工作
（一）负责教材库图书、光盘及过刊的加工（包括贴条码、磁条、印馆藏章、贴书标和贴胶带）、编目和典藏。
（二）条码要在书名页和倒数第二页各贴一个，磁条要随机夹在图书的中间某页，馆藏章要在书名页、第十五页及书侧面各印一个。
（三）按照《中国图书与档案馆分类法》要求，套录原编图书marc，力求归类准确，误差控制在0.2%以内。编辑前应做好查重，避免索书号出现一书多号或一号多书等情况。
（四）套录时要结合本馆情况，对不完整的marc要补充，对错误的marc要修改。核查无误后，加上本馆的信息特征，如种次号、条形码号、登录号等。
（五）采编光盘时要对应并链接好与光盘相对应的图书，以便在学生借阅图书时能及时作出是否有光盘的提示。
（六）编辑好的图书、光盘和过刊的marc要及时入典藏，并打印好书标和交接单。
（七）交接单要打印清晰，书标要在封底的右上角和书脊的下部各贴一个，并用胶带粘牢。
（八）修正流通过程中发现的错误录入信息；不断修改回溯建库工作中遗留的错误数据。
 
 
 
 
 
 

    

   
  

 

 
7.      综合部工作职责

 
图书与档案馆综合部，包括期刊室、过刊室、办公室、档案室、印务中心。其岗位职责如下：

 
一、期刊室和过刊室

 
（一）负责纸质期刊的订阅和管理工作。

 
（二）保证现刊、报纸及时录入，及时上架、下架，下架后整理送交印务中心。

 
（三）现刊不外借，读者可凭证件复印，过刊凭证件外借。外借时要求按《图书借阅管理规定》执行。

 
（四）按时开放、关闭期刊室，监管期刊室、自习室纪律、卫生。

 
（五）过刊装订后，送入过刊库上架。

 
（六）定期检查过刊室，保证过刊室“四防安全”。

 
（七）负责期刊室勤工助学学生的监管、考勤工作。

 
二、办公室工作

 
（一）负责全馆人员合同备案、聘任管理、文件存档工作。

 
（二）负责全馆报销、考勤工作。

 
（三）办公用品申领、保管、发放工作。

 
（四）图书与档案馆公章管理工作。

 
（五）做好工作会议及安全会议的相关记录。

 
（六）固定资产验收、管理和设备维护工作，做到固定资产账目清晰。

 
三、档案室工作职责

 
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。

 
（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实。

 
（三 ）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。

 
（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

 
（五）负责校史馆的管理、开放、维护工作。

 
（六）负责学生档案的保管和毕业生档案的邮寄工作

 
（七）负责开展档案的利用工作。

 
（八）负责学校档案工作人员的业务培训工作。

 
四、印务中心工作

 
（一）负责学校的过刊及报纸的装订工作。

 
（二）负责学校材料的装订工作。

 
（三）认真审查读者提供的资料。严禁复印、装订带有黄色、反动、迷信等内容的资料。严禁复印非法出版物。严禁复印公安部门或政府其他有关部门严禁复印的证件。

 
（四）凡属于密级的文件必须经文件主管部门负责人签字批准方可复印。

 
（五）严格遵守图书与档案馆安全工作制度，保证自身、设备及财产的安全。

 
（六）印务中心设备只能由专职人员管理、操作，其他人员未经部门领导同意严禁使用。

 
（七）严格遵守操作规程。设备应定期维护保养。

 
（八）在工作中不断提高印刷技术，保证成品质量。

 
（九）认真遵守财务制度，严格按规定收费，做到账目清晰。

 
 





  



 
8.      工作人员守则

 
一、热爱中国共产党，热爱社会主义祖国，热爱图书与档案馆事业，关心学校图书与档案馆的建设与发展。

 
二、树立“读者第一、服务育人”的思想，全心全意为读者服务。

 
三、图书与档案馆是学校重点防火单位，不准在馆内吸烟和使用各种电热器件，对违反安全规定的现象和行为有责任进行劝阻、制止和报告。要提高警惕，防火、防盗、防破坏。

 
四、遵守文明服务条例，礼貌待人；保持馆内整洁，爱护图书资料及馆内公共设施，提高精神文明建设。

 
五、衣容整洁，仪表端庄，遵守社会公德，自觉维护馆内秩序和公共卫生，爱护馆内公共设施和设备。

 
六、坚守岗位，尽职尽责。工作时间不做与工作无关的事，不串岗，不吃零食，不高声讲话，不得自行调整开馆、闭馆时间。

 
七、遵守学校和馆内各项规章制度，服从指挥，听从调动。不迟到、不早退，严格按照学校考勤制度执行。

 
八、遵守本馆各项规定，以普通读者身份依照规定权限借阅馆藏书刊，并严格办理借阅手续。不越权借书，超额借书，过期交滞纳金，损坏和丢失图书照章赔偿，不为自己或亲友搞特殊化。

 
九、爱护馆内一切公物，提高安全意识，定期进行安全检查，发现不安全因素及时报修。

 
十、发扬团结友爱，互相协作的团队精神，创造团结、和谐的氛围，增强凝聚力，建立一个积极向上，高效精干的战斗集体。

 
十一、努力学习专业知识和科学文化知识，提高思想政治素质和业务水平。

 
十二、经常进行调查研究，虚心听取读者意见，对于读者提出的有关问题，应积极设法帮助解决，解决不了的应耐心予以说明原因，全心全意为教学、科研服务，千方百计满足读者需求。





  



 
9.      值班人员管理办法

 
一、按值班表时间安排在指定的时间、地点完成值班任务。

 
二、值班人员应认真履行岗位职责，个人遇有特殊情况一般自行换班。对不能及时到岗值班的人员及不能认真履行岗位职责，包括不遵守值班时间、不按规定时间巡视、值班时间不在岗者，将给予批评教育和一定额度的经济处罚。 

 
三、负责当班时间图书与档案馆的安全及对突发事件的处理，遇有紧急情况及时向领导汇报并立即进行处理，对不能立即处理的非紧急性事件，要在下一工作日移交有关部门处理。 

 
四、认真做好值班记录，值班过程中发生的事件必须记录在值班记录本上。

 
五、 值班期间不得做与工作无关的事，手机静音，不得带无关的人员进入值班室。

 
六、 下班锁门前必须认真检查图书与档案馆内的门窗是否锁好，电源是否切断，保证无任何安全隐患。

 
 





  



 
10. 文献采购管理办法

 
为加强图书与档案馆文献采购工作的管理，规范文献采购工作流程，提高文献采购质量，特制定本办法。

 
一、采购原则

 
根据我院的性质、发展方向和教学科研需要，有计划、有重点地采购印刷型图书报刊和电子文献，逐步形成具有本馆特色的多学科藏书体系。根据我院具体情况，按文献的学科内容实行不同的采购政策，具体内容如下：

 
（一）全面采集：根据我校各教学单位专业设置、课程及我校教师承担的教学科研项目有针对性地全面补充馆藏。

 
（二）重点采集：新办专业、重点学科相关文献。

 
（三）适当采集：普通文学作品、哲学与宗教著作、社会科学图书、自然科学图书、其他综合性图书、专利、技术标准、科技报告等。

 
（四）保持文献的先进性、学术性、参考性，严格控制消遣娱乐性文献采购数量，普通文学作品尤其是中文小说类图书以流行且经典为选购标准。

 
（五）适应文献载体的发展趋势，在注重传统印刷型文献的同时，适当加大电子图书的采选。

 
（六）正常情况下，购买时应力求多品种、少复本。

 
二、采购范围、数量

 
（一）中文图书复本量一般为3册（套），最多不超过5册（套），一般情况下工具书每种1册（套）。

 
（二）外文原版书，只订教学科研非常需要且具有保存价值的图书，原则上每种只订 1 册（套）。

 
（三）各类图书的经费比例、印刷型与非印刷型的经费比例由年初的预算确定。 各类文献的购置数量，可根据学院的专业设置与招生人数具体确定。

 
三、文献采购方式及渠道

 
（一）文献采购以购入为主，同时在审核的基础上接受机构和个人赠书。

 
（二）购入应坚持以预订与现购相结合，尽力保证藏书的科学性、稳定性、系统性、完整性。 

 
（三）购入图书应主要通过书商提供的电子目录经筛选、查重后进行采购；师生荐购图书经查重后及时采购。

 
（四）现场采购人员原则上由图书与档案馆、学校教师组成。地点宜选在大型书商、出版社等；现场采购由图书与档案馆提出申请，内容包括时间、地点、人员，由学院批准后进行。

 
四、文献采购经费管理

 
（一）账目管理明确规范。

 
（二）财务手续规范。图书验收完成后，方可报帐付款，按每批书的实付款向供书单位结帐，及时办理请款、报帐手续。严格遵守财务制度，帐目清楚，一切手续和凭证符合财务管理要求。定期向领导汇报购书经费的使用情况。

 
（三）监督管理。接受学院相关部门的监督。





  



 
11. 非印刷型资料管理办法

 
一、文献验收工作人员在验收印刷型文献时，如验收到配有非印刷型存储介质（光盘等）的文献，应及时采编入库。

 
二、光盘要贴条码、分类号，严格按照分类号在光盘柜保存。

 
三、读者要使用图书、期刊等印刷型文献所配存储介质资料，可以通过网络或查询机查询光盘文献，记下光盘名、分类号后到流通部拷贝。

 
四、为了保护光盘资料，光盘不外借，如需借阅可以到流通部刻录所需光盘，刻录光盘费用为：5元/张。





  



 
12. 捐赠图书管理办法

 
图书与档案馆接受社会各界人士及机关团体向图书与档案馆捐赠的图书。图书到馆后，图书与档案馆将依据本细则确定资料是否入藏及入藏数量、保存期限等，对于未入藏的图书资料有权酌情处理。有关捐赠图书的具体管理办法如下：

 
一、捐赠方式

 
（一）到馆捐赠：

 
地点：图书与档案馆一楼图书借还处、图书馆四楼采编部、博学馆四楼自习室。

 
电话：024-56681023、56618021

 
（二）邮寄捐赠：

 
接收人：沈阳工学院图书与档案馆流通部

 
地址：辽宁抚顺经济开发区（沈抚新城）滨河路（东段）1号图书与档案馆 邮编:113122

 
电话：024-56618023

 
（三）本地大批捐赠：可预约派人上门提取。电话：56618023

 
二、图书入藏原则

 
（一）捐赠者所捐赠的图书如符合以下要求，将被纳入馆藏，供读者借阅：

 
（二）图书须为正式出版物；

 
（三）图书的内容须符合我国法律、法规的相关规定；

 
（四）图书内容须适合大学本科生及以上程度读者使用；

 
（五）图书为本馆缺藏或读者使用量大、需要增加复本；

 
（六）图书须完好无损；对于图书内容陈旧，基本上不具学术参考价值的图书，图书与档案馆将不予入藏。 

 
三、对于未入藏图书的处理

 
（一）捐赠图书送交图书与档案馆后，图书与档案馆即拥有对该图书的所有权；

 
（二）由于图书与档案馆财力、物力条件有限，图书与档案馆将不予返还捐赠的图书，敬请谅解。 

 
（三）图书与档案馆有权不通知捐赠者即对不符合入藏要求的图书进行剔除。 

 
（四）无论图书是否入藏，图书与档案馆将向捐赠者发放捐赠回执，以示感谢。

 
 





  



 
13.图书文献管理办法

 
 

 
为使我馆的图书资料得以妥善保管，充分发挥其作用，特制定本办法

 
一、图书入典藏后方可入总书库。对入库的图书，要及时按类上架，并对读者开放。

 
二、工具书库的文献资料必须按照资料查阅规则，只许在室内查阅或复印，不得外借，确因工作需要而要外借者，必须经馆长同意，馆员应按在规定时间内及时收回。

 
三、新书库的图书要及时更新，按类校架，确保乱架率为0%。

 
四、采编部每次都要从每种采购进馆藏书中抽出的一本，放在样本书库。样本书库要及时校架，确保乱架率不超过5%。样本书库的图书不外借，只许在室内查阅或复印。确因工作需要而要外借者，必须经馆长同意，馆员应按在规定时间内及时收回。

 
五、教材库收藏的图书文献是我校建校以来使用的所以教材文献，有专人负责。教材到馆后要及时采编，且按学期、按学院（或部）排架，上架的准确率达100%。原则上教材库的图书文献不外借。

 
六、期刊库和剔除书库保管的是装订的过刊、报纸和剔除的图书文献。过刊和报纸要及时装订、采编，并按年代时间排架，图书要按类排架。期刊库和剔除库对读者开放，可以借阅。

 
七、无论外借书库还是其他书库，都要切实做好图书的保护工作，防潮、防蛀、防尘、防火、防盗，确保安全。工作人员下班前务必做好“清场”工作，确保安全严禁在书库吸烟烤火；发现虫害时及时处理，搞好经常性的清洁卫生。

 
八、学校图书不向外开放。外单位急需借阅，经主管院长确因工作需要而要外借者，必须经馆长同意，馆员应按在规定时间内及时收回。同意可办理借阅手续。

 
九、未经同意，非管理人员不得入内。

 
 

 
 

 
 

 
 

 
14.二级资料室图书文献的管理办法

 
 

 
为了使学校能够更准确的掌握各二级学院（部）文献的状况，更好地促进教学单位资料室的建设与管理，特制定本办法。图书与档案馆对各二级学院（部）的资料室图书文献进行采编，信息纳入学校图书总库，图书文献资料仍保存在各二级学院（部）。管理办法如下：

 
一、每年12月份，分管二级资料室的图书馆员工将到各二级学院（部），将各二级学院（部）新购置的图书文献进行采集。

 
二、图书编目和典藏工作

 
（一）负责馆藏图书、光盘的加工（包括贴条码、磁条、印馆藏章、贴书标和贴胶带）、编目和典藏。

 
（二）条码要在书名页和倒数第二页各贴一个，磁条要随机夹在图书的中间某页，馆藏章要在书名页、第十五页及书侧面各印一个。

 
（三）按照《中国图书馆分类法》要求，套录或者原编图书marc，力求归类准确，误差控制在0.2%以内。编辑前应做好查重，避免索书号出现一书多号或一号多书等情况。

 
（四） 套录时要结合本馆情况，对不完整的marc要补充，对错误的marc要修改。核查无误后，加上本馆的信息特征，如条形码号、登录号等。

 
（五）采编光盘时要对应并链接好与光盘相对应的图书，以便在学生借阅图书时能及时作出是否有光盘的提示。

 
（六）编辑好的图书、光盘、过刊marc要及时入典藏，并打印好书标和交接单。

 
（七）交接单要打印清晰，书标要在封底的右上角和书脊的下部各贴一个，并用胶带粘牢。

 
（八）修正流通过程中发现的错误录入信息；不断修改回溯建库工作中遗留的错误数据。

 
 

 
 

 
15.图书借阅管理规定

 
一、读者要凭本人一卡通进入本馆书库，一卡通限本人使用，不得转让或代借，丢失后及时到图书馆一楼挂失。 

 
二、借书数量与期限规定： 

 
（一）借书数量：教职工不超过10本，学生不超过7本。 

 
（二）借书期限: 学生借期不超过30天，教职工不超过90天。新书学生借期不超过15天，教职工不超过30天。

 
三、需要续借的读者，在规定还书期限前，到流通部或通过网上以及手机办理续借手续(只限续借一次，新书库图书不可续借)。 

 
四、有教学、科研、生产等特别需要时，读者所借图书无论是否到期，图书与档案馆有权催还调用，读者不得拒绝。 

 
五、在规定还书期限前，读者必须归还所借图书，否则，应按实际超期天数交纳违约金，每册每天按 0.1元计算。 

 
六、办理借阅手续时，请读者把要借阅的图书，连同一卡通交给借书处老师，空手走过防盗检测仪，到取书处取书。读者还书时，请将所还图书送到还书处,待检查无误后,方可离开。 

 
七、丢失图书的赔偿办法： 

 
（一）购买同版本图书赔偿，并缴纳图书技术处理费10元/册。 

 
（二）如买不到同版本的书，将根据该书出版年份进行赔偿并缴纳图书技术处理费10元。具体处理如下：

 
1.1985年及以前出版的图书按原书价的10倍赔偿； 

 
2.1986-1995年出版的图书按原书价的8倍赔偿； 

 
3.1996-2001年出版的图书按原书价的5倍赔偿；

 
4.2001-2010至今出版的图书按原书价的3倍赔偿；

 
5.2010至今出版的图书按原书价的2倍赔偿；

 
（三）整套图书无论丢失其中几册，均按整套图书的出版年代及价格赔偿。 

 
八、读者对所借图书应妥善保管，如出现有污损、去除书中条码及圈点、划道、水浸等损坏情况的，按规定赔偿。 

 
九、违约、赔偿的程序和执行办法： 

 
（一）对超期、丢书、偷书及损坏图书的读者必须按相关规定交纳违约金或赔偿金。 

 
（二）违约金和赔偿金由图书与档案馆代收，学生如有要求，管理人员可开具罚款单据（注明罚款理由、金额）。 

 
十、欢迎读者对工作人员的工作情况进行监督，提出改进服务工作的宝贵意见。 

 
十一、对严重违反本馆借阅制度的读者 ,中止其借阅权。 

 
 





  



 
16.借阅证使用办法

 
一、借阅证包含校园一卡通或新生临时卡，借阅证是读者在馆内借阅文献、进行学习活动的有效证件。

 
二、读者借阅证由图书与档案馆按照有关规定统一注册。

 
三、阅证挂失

 
（一）读者应妥善保管借阅证，不应随意乱放。读者借阅证遗失后，应立即到图书与档案馆一楼书库借阅处挂失。丢失者需在挂失前还清所借图书。

 
（二）读者需到相关部门补办一卡通（借阅证）后，且到图书馆一楼重新注册，方可使用。

 
四、借阅证注册

 
（一）新生借阅证到图书馆一楼流通部办理。

 
（二）挂失后补办的借阅证应到图书馆一楼书库借阅处注册，方可使用。

 
五、证件有效期及退证

 
（一）所有学生借阅证有效期为其在大学取得有效学籍的时间。教职工借阅证有效期为其在校工作期间。

 
（二）休学的学生，必须将本人所借图书全部归还，并交清违约金，方能办理离校手续。复学后凭复学通知单重新办理借阅证。

 
六、借阅证持有人若需离校（毕业、调离、出国、退学等），需将违约金、欠书还清，方可离校。

 
 





  



 
17.自习室管理办法

 
一、自习室为我校学生学习场所，非本校学生拒绝进入。 

 
二、进入本室的学生要自觉维护自习室的秩序，讲究文明礼貌 。 

 
三、保持室内安静，不得喧哗，不得在自习室使用手机通话。（凡携带手机的读者须将手机调至震动状态。）

 
四、保持室内清洁卫生。严禁随地吐痰，不得乱扔纸屑杂物，不得携带零食进入自习室。

 
五、严禁在图书与档案馆内任何地方吸烟。如有违犯，将依照有关规定严肃处理。 

 
六、爱护桌椅设备，不得随意挪动，不得随意在桌面上涂画、粘贴，如有损坏照价赔偿。

 
七、除笔记本专用自习室外，其余自习室禁止使用笔记本，一经发现，老师有权制止其使用，对不听劝告的有权终止其自习权利。

 
八、服从工作人员的管理，违规者视情节轻重批评教育或送交有关院、系处理。

 
九、遵守开放时间，闭馆前请自觉离馆。

 
十、保管好随身携带的图书、背包等私人物品，离开自习室时须全部带走。凡因个人保管不当而造成的损失，由自习本人负责。

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
18.电脑使用区管理办法

 
一、电脑使用区仅供使用电脑的学生使用，学生自带笔记本电脑。 

 
二、进入本室的学生要自觉维护自习室的秩序，讲究文明礼貌 。 

 
三、保持室内安静，不得大声喧哗，不得在自习室使用手机通话。（凡携带手机的读者须将手机调至震动状态。）

 
四、严禁在考研自习室内吸烟；如有违犯，将依照有关规定严肃处理。

 
五、保持室内清洁卫生，严禁随地吐痰，不得乱扔纸屑杂物，不得携带零食进入自习室。 

 
六、爱护桌椅、电源等设备，不得随意挪动，不得随意在桌面上涂画、粘贴，如有损坏照价赔偿。 

 
七、服从工作人员的管理，违规者视情节轻重予以批评教育或送交院、系有关部门处理。

 
八、遵守开放时间，闭馆前请自觉离馆。

 
九、保管好随身携带的图书、背包等私人物品，离开自习室时须全部带走。凡因个人保管不当而造成的损失，由自习本人负责。

 
 





  



 
19.学习讨论区管理办法

 
一、学习讨论区为我校学生研究问题的学习场所，非本校学生拒绝进入。 

 
二、进入本室的学生要自觉维护自习室的秩序，讲究文明礼貌 。 

 
三、不得大声喧哗，不得在自习室使用手机通话。（凡携带手机的读者须将手机调至震动状态。）

 
四、保持室内清洁卫生。严禁随地吐痰，不得乱扔纸屑杂物，不得携带零食进入自习室。

 
五、严禁在图书与档案馆内任何地方吸烟。如有违犯，将依照有关规定严肃处理。 

 
六、爱护桌椅设备，不得随意挪动，不得随意在桌面上涂画、粘贴，如有损坏照价赔偿。

 
七、禁止使用笔记本，一经发现，老师有权制止其使用，对不听劝告的有权终止其自习权利。

 
八、服从工作人员的管理，违规者视情节轻重批评教育或送交有关院、系处理。

 
九、遵守开放时间，闭馆前请自觉离馆。

 
十、保管好随身携带的图书、背包等私人物品，离开自习室时须全部带走。凡因个人保管不当而造成的损失，由自习本人负责。

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
20.期刊阅览室管理办法

 
一、进入期刊和报纸阅览室，需保持室内卫生、不得大声喧哗，不做不文明行为。 

 
二、读者所带的书包和其他物品请寄放在存包柜里，请勿带进阅览室。  

 
三、每人每次限取１本期刊或１份报纸，看完后应送回原处。

 
四、读者应自觉爱护期刊和报纸，请不要损坏、涂污报刊，如有违反按价赔偿；盗窃期刊、报纸者按章处罚。

 
五、禁止使用个人物品在阅览室内占座。占座物品如有丢失，由本人承担全部责任。  

 
六、读者离开本室时，请将寄放在存包柜里的个人物品取走。 　　

 
 





  



 
21.教师阅览室使用管理规定

 
一、教师阅览室是我校老师学习的场所，非本校老师拒绝进入。 

 
二、进入本室的老师要自觉维护自习室的秩序，讲究文明礼貌 。遵守教师阅览室的开放时间。 

 
三、保持室内安静，不得喧哗，不得在自习室使用手机通话。（凡携带手机的读者须将手机调至震动状态。）

 
四、保持室内清洁卫生。严禁随地吐痰，不得乱扔纸屑杂物。严禁在图书与档案馆内任何地方吸烟。

 
五、书刊看完后，放回原处，摆放整齐。爱护书刊，不准在书刊上乱涂乱画，损坏书刊的，照价赔偿。

 
六、教师阅览室的书刊不外借。

 
七、保管好随身携带的私人物品，离开教师阅览室须全部带走。。

 
八、管理人员必须按要求定期开放，每天做好书刊的清点及设备的检查工作，对室内所有书刊分类编号摆放整齐。

 
九、保持室内清洁，每天打扫一次。

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
22.存包柜使用管理规定

 
一、我馆在书库、各阅览室内及公共区分别设有存包柜供读者存放书包，读者自备小锁将要存放的书包等物品锁在存包柜中，不得存放易污品、危险品及现金、手机等贵重物品。

 
二、当日闭馆前须将存放的物品、小锁取走，占用存包柜不得超过当日。

 
三、管理人员定期清理存包柜，并将违规占用的物品取出、登记、保管。保管期限为1学期。

 
四、因存包柜免费使用，故本馆不承担遗失物品的赔付责任；因违规存放、占用而被清理导致物品遗失的，责任亦由违规者自己承担。

 
五、注意使用安全，发现不安全因素及时向管理人员报告。

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
23.读者公用检索计算机使用管理办法 

 
一、 读者公用检索计算机只供读者访问图书与档案馆主页包含的相关内容（http://www.lib.neu.edu.cn），包括数据库检索、阅读电子图书、电子期刊等。请勿上BBS、先锋网等其他与检索电子文献无关的网址。 

 
二、在使用过程中，如发现主机、鼠标等设备有异常情况时，要及时通知工作人员，不能擅自调换。

 
三、读者不得破坏计算机外置设备，更不能私自拆换、挪动电源插头及计算机显示器、主机等设备。 

 
四、读者自己所带软件、光碟不能在读者公用检索计算机上使用，更不能用读者公用检索计算机做作业；读者公用检索计算机无空位时，请各位读者按秩序排队等候，切勿争抢。

 
五、由于上机者使用不当造成计算机硬件损坏的，由上机者承担责任；违反本规则的读者，工作人员有权制止或终止其上机权利。 





  



 
24.勤工助学学生管理办法

 
本部门根据工作需要，设立勤工助学岗位。上岗前由各部门向勤工俭学学生进行前期的培训，经培训合格后，布置相应的工作及要求，勤工助学学生必须严格按要求工作。

 
一、按时接班，要做到不迟到，不早退，有事请假，未经部门负责人批准不得自行找人替岗 , 遇有急事来不及请假，事后要与工作人员说明理由。按要求填写考勤表。

 
二、勤工助学学生在岗时应协助工作人员做好所分配的工作。服从分配，听从指挥，对所承担的工作任务尽职尽责。

 
三、勤工助学学生未经工作人员允许，不能私自将阅览室内图书、期刊、报纸带出室外或借与他人，一经发现，按窃书处理。

 
四、工作时间严格遵守图书与档案馆的各项规章制度，严禁吸烟，严禁做与工作无关的事情。

 
五、勤工助学学生考核办法。

 
（一）对于不请假，在一个月内空岗二次者及不服从分配者予以解聘。

 
（二）带头违反图书与档案馆规章制度者一经发现坚决解聘。

 
（三）按要求及时完成工作，对检查4次不合格者予以解聘。





  



 
25.固定资产管理办法

 
一、设专人负责本部门固定资产账目的管理。凡购进或调入的设备须先经使用部门专业人员验收，再按学校设备管理的有关规定及时登记造册。

 
二、各部门的桌、椅、卷柜、书架、书车等，必须按学校规定统一编号。对技术性强的设备的使用，如速印机、切纸机、胶装机等，由所在部门负责人制定设备的操作规程，原则上操作人员应经培训后，方可操作。

 
三、各部门设备应合理使用，不经馆长批准，任何人不得擅自将设备外借或调换，违者严肃处理。

 
四、所有坏损或闲置设备应按照学院有关规定办理报废手续并移交资产财务处统一管理。





  



 
26. 安全工作管理办法

 
一、全体工作人员要提高警惕，做到防火、防水、防盗、防破坏，保证人员、馆舍、设备和藏书的安全。

 
二、为确保读者和图书与档案馆财产安全，全馆工作人员必须树立“防火安全，人人有责”的思想。自觉消除火险隐患，提高防患意识。

 
三、加强组织领导，建立馆长—部门负责人—部门职工的安全责任体系。明确职责，责任到人,签订安全责任书，履行应尽的义务与职责。

 
四、各层（室）工作人员上班期间坚守岗位，下班时关窗，锁门，关好电源，发现问题及时报告。 

 
五、严禁携带易燃、易爆、剧毒、腐蚀物品入馆，严禁在图书与档案馆内吸烟。 

 
六、提醒读者保管好自己的贵重物品。发现失窃，保护现场并及时报告后勤保卫处。 

 
七、各层（室）工作人员掌握消防知识，不得擅自移动消防器材。

 
八、印务中心、信息中心所有设备专人操作，不得他人擅自操作。

 
九、馆内各部门锁匙需妥善保管，未经允许不能私自借出和私自配备。

 
十、对于着火、漏水、打架、急病等突发性事件，应及时报告馆长，并通知有关部门，解决处理。 

 
十一、严禁自行更改或设置各种电源，安装电器设备。离开工作岗位时，必须拔掉电源插头，关灯、关机、关好门窗、断电。

 
十二、服务电话

 
图书与档案馆保安室电话：56618025                            

 
博学馆保卫办公室：58217200

 
房屋、排水、暖气、维修：56618067                                                            

 
电工班：56616110





  



 
档案工作管理制度

 
1.沈阳工学院部门立卷归档制度

 
档案工作是学校重要的基础性工作，是学校历史发展的真实记录，是学校工作业绩的历史见证。为加强学校档案建设工作，提高档案管理水平，充分发挥档案作用，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及教育部关于《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合学校实际制定本办法。

 
一、基本原则

 
（一）部门立卷原则

 
根据教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》第三章第十六条“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的规定，结合我校实际工作，学校决定从2015年起，档案工作实行责任单位和立卷单位两级管理制度,立卷单位负责档案的收集、整理，责任单位负责审核和移交。

 
(二)价值第一原则

 
归档材料必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用，能够反映学校及各单位活动的全过程。立卷、归档材料必须保证完整、真实、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持案卷彼此间的有机联系和成套性，符合档案管理工作的特点和要求。

 
（三）集中管理原则

 
档案的价值属性，决定了档案工作的重要性，必须由图书与档案馆档案室集中统一管理，确保档案收集的完整、系统、准确和安全，以利于开发利用。

 
二、组织领导

 
学校和基层各单位，均应按要求成立档案工作领导小组，明确档案工作第一责任人，配备兼职档案员，坚持做到将档案工作纳入各单位工作计划、管理制度、相关人员岗位职责。各单位应对档案工作高度重视，认真落实。

 
三、归档范围

 
凡学校各单位在工作活动中直接形成的、能够反映工作、活动的并具有一定保存价值的文字、图片、声像、实物等各种不同形式的载体材料均属档案的归档范围，并按各部门业务工作范围确定档案归档内容。（详见附件2：《沈阳工学院档案归档范围及保管期限表》）

 
四、整理分工

 
（一）各部门文件材料的整理均由本单位档案工作领导小组负责，并按指定期限移交图书与档案馆。

 
（二）学生个人档案由带班辅导员整理，移交到图书与档案馆档案室，由图书与档案馆档案室建室保管。

 
（三）基建类档案责任单位为顺智公司。

 
（四）人事档案由专人负责。

 
（五）两个或两个以上部门产生的归档材料责任单位为主办部门。

 
五、归档时间

 
（一）学校重要会议、庆典、大型活动形成的成套材料需在结束后一个月内归档。

 
（二）科研、立项的专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后1个月内归档。

 
（三）设备档案在设备验收完毕正常投入使用后1周内立卷归档。

 
（四）声像档案、PDF电子档与纸质档案同步归档，互为备份。

 
（五）其它未单独说明的各类档案在次年4月30日前归档。

 
六、移交与验收

 
（一）各单位整理完成后及时移交图书与档案馆。移交时双方必须对档案案卷进行严格检查和验收，确保移交材料符合质量标准和规范要求，如有问题，提出整改意见，并限期改正后移交。

 
（二）移交档案时必须履行交接手续，填写“沈阳工学院归档材料移交明细表”一式两份。

 
附件：

 
1.沈阳工学院档案分类简表

 
2.沈阳工学院各类档案归档范围及保管期限表

 
3.沈阳工学院档案归档整理规范

 
4.沈阳工学院文书档案移交明细表

 
5.沈阳工学院声像档案移交明细表

 
6.沈阳工学院档案借（查）阅登记表

 
7.沈阳工学院声像档案样片文档模板

 
 

 
  
 
附件1：沈阳工学院档案分类简表

 
一、党群类

 

  
   

    
DQ11

    
党务综合

   

   

    
DQ12

    
纪检、监察

   

   

    
DQ13

    
组织

   

   

    
DQ14

    
宣传与学生工作

   

   

    
DQ15

    
统战

   

   

    
DQ16

    
工会

   

   

    
DQ17

    
团委

   

  
 

 
二、行政类

 

  
   

    
XZll

    
行政综合

   

   

    
XZ12

    
人事

   

   

    
XZ13

    
审计

   

   

    
XZ14

    
武装、保卫

   

   

    
XZ15

    
后勤

   

   

    
XZ17

    
档案

   

   

    
XZ18

    
督导

   

  
 

 
三、教学类

 

  
   

    
JXl1

    
综合

   

   

    
JXl2

    
学科与实验室建设

   

   

    
JX13

    
招生

   

   

    
JX14

    
学籍管理

   

   

    
JX15

    
课堂教学与教学实践

   

   

    
JX16

    
学位工作

   

   

    
JX17

    
毕业生

   

   

    
JX18

    
教材

   

  
 

 
四、科学研究类

 

  
   

    
KY11

    
综合

   

   

    
KY12

    
项目

   

   

    
KY13-1

    
科研准备阶段

   

   

    
KY13-2

    
研究实验阶段

   

   

    
KY13-3

    
总结鉴定阶段

   

   

    
KY13-4

    
申报奖励阶段

   

   

    
KY13-5

    
推广应用阶段

   

   

    
KY14

    
一般成果（非立项）

   

   

    
KY15

    
校级科研成果

   

  
 

 
五、基本建设类

 

  
   

    
JJ11

    
综合

   

   

    
JJ12

    
工程

   

  
 

 
六、仪器设备类

 

  
   

    
SB11

    
综合

   

   

    
SB12

    
仪器设备项目

   

  
 

 
七、产品类档

 

  
   

    
CP11

    
综合

   

   

    
CP12-1

    
销售管理

   

   

    
CP12-2

    
产品计划准备阶段材料

   

   

    
CP12-3

    
产品生产设计（研制）阶段材料

   

   

    
CP12-4

    
产品生产试制与鉴定阶段材料

   

   

    
CP12-5

    
产品生产阶段材料

   

  
 

 
八、财会类

 

  
   

    
CK11

    
综合

   

   

    
CK12

    
会计报表

   

   

    
CK13

    
会计帐薄

   

   

    
CK14

    
会计凭证

   

   

    
CK15

    
工资清册

   

  
 

 
九、出版类

 

  
   

    
CB11

    
综合

   

   

    
CB12

    
出版物

   

   

    
CB13

    
出版活动

   

  
 

 
十、外事类

 

  
   

    
WS11

    
综合

   

   

    
WS12

    
出国（境）

   

   

    
WS13

    
来校

   

   

    
WS13

    
国际合作与会议

   

  
 

 
十一、学生人事档案管理类

 

  
   

    
RS15

    
本科学生档案

   

   

    
RS16

    
专科学生档案

   

  
 

 
十二、声像类

 

  
   

    
SX11

    
综合

   

   

    
SX12

    
教学与科研

   

   

    
SX13

    
外事活动

   

   

    
SX14

    
师生文体活动

   

   

    
SX15

    
其他

   

  
 

 
十三、实物类

 

  
   

    
SW11

    
奖励类

   

   

    
SW12

    
礼品类

   

   

    
SW13

    
字画

   

   

    
SW14

    
印鉴类

   

   

    
SW15

    
办公与生活用品

   

  
 

 
十四、校办产业类

 

  
   

    
XC11

    
行政管理综合

   

   

    
XC12

    
企业管理

   

   

    
XC13

    
企业培训

   

  
 





  



 
附件2：沈阳工学院各类档案归档范围及保管期限表

 

  

   
    

     
沈阳工学院各类档案归档范围及保管期限表

    

    

     
(一)党群类档案归档范围及保管期限表

    

    

     
DQ11党务综合

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
电子文档提交

    

    

     
1

     
上级单位有关高校党建、纪检监察、组织、宣传、统战、工会、共青团等工作的综合性文件，其中：

     
 

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
（1）针对本校的、重要的文件 

     
永久

    

    

     
（2）具有指导与参照性的文件 

     
30年

    

    

     
2

     
本校党代会全套文件材料，包括：

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单，候选人登记表及情况介绍，选举办法、选举结果和上级批复等

    

    

     
(2)提案及办理情况，会议简报、会议情况、反映记录、分组会议记录等

    

    

     
3

     
党委会、党委扩大会、总支书记会议、学校理论学习中心组会议记录、纪要、决议等文件

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
4

     
党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
5

     
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
6

     
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
7

     
党委大事记、党委工作简报

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
8

     
党群系统启用印章的文件和印摸

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
9

     
党群系统重要统计材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
10

     
党委各总支报党委的请示及批复

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
11

     
党委保密工作的相关材料

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
12

     
重要的群众来信来访及处理材料

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
校长信箱、校领导接待来访及办理材料

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
13

     
党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
14

     
党群工作中获得的省级以上表彰的获奖材料

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
15

     
由本部门承办的党务、纪检监察、组织、宣传、统战、工会等工作的重大活动行成的成套材料（活动计划、总结、发言稿、宣传材料、宣传品等）

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
DQ12纪检、监督

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
否

    

    

     
1

     
纪委等工作规章制度、计划、总结、调查材料、重要统计数据及会议记录

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
2

     
党员领导干部个人事项申报材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
3

     
党员处分、复查材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
4

     
各类民主评议材料

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
DQ13组织

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
本校党的组织机构设置、变动的报告及决定、批复、规章制度（本校组织工作规章制度）

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
2

     
党建材料：发展党员计划、党内重要组织活动材料；总支、支部改选的报告、审批材料；新党员、预备党员转正或取消资格名单等

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
3

     
各级党组织开展活动等材料

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
4

     
教职工党员名册、学生党员名册、党费存根及党费收缴统计与管理相关材料（党费收缴统计与管理相关材料）

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
5

     
干部工作材料：干部任用文件，人大、政协代表材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
6

     
党校各类培训工作材料、党校学员名册及考评成绩

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
DQ14宣传与学生工作

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
宣传工作规章制度、会议材料、会议记要

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
2

     
宣传工作中反映本校重大活动的媒体报道剪报、宣传工作获奖证书等

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
3

     
学校重大活动涉及宣传工作的材料、照片（归入声像类）、画册、宣传品等

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
4

     
教职工思想政治工作材料

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
5

     
学生思想政治工作的文件材料（含本类工作表彰奖励材料及奖牌、奖杯等）

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部各二级学院

     
否

    

    

     
6

     
学生心理健康教育材料

     
30年

     
学生工作部

     
学生工作部

     
否

    

    

     
7

     
学生管理工作（含特困生资助、贷款、勤工助学、学生管理部门承办的学校重大活动等）文件材料、照片（归入声像类）等

     
30年

     
学生工作部

     
学生工作部

     
否

    

    

     
DQ15统战

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
统战工作制度、会议记要、决定、统计数据等相关工作材料（含以本校民主党派名义印制出版的文献材料）

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
2

     
各民主党派成员和负责人名册及有关材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
DQ16工会

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
本校工会工作计划、总结、规章制度、统计数据等文件材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
2

     
教职工代表大会、工会会员代表大会文件材料（通知、名单、报告、决议、选举、领导讲话、大会发言、主席团会议记录、会议照片等文件）

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
3

     
教代会代表提案及办理工作文件材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
4

     
基层工会干部名册

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
5

     
妇女工作工作文件材料

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
DQ17团委

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
本校团代会、学代会文件(名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件)

     
永久

     
学生工作部

     
学生工作部

     
是

    

    

     
2

     
团委工作规章制度、统计数据

     
永久

     
学生工作部

     
学生工作部

     
否

    

    

     
3

     
团、学干部名册

     
30年

     
学生工作部

     
学生工作部

     
是

    

    

     
4

     
团委牵头组织学生参与的竞赛获得的各类表彰奖励材料及奖牌、奖杯等

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
5

     
团委牵头组织学生参与的重大活动、学生思想政治及文化素质工作（组织建设、社会实践、重大活动）的有关材料

     
30年

     
学生工作部

     
学生工作部

     
是

    

    

     
（二）行政类档案归档范围及保管期限表

     
 

    

    

     
XZ11行政综合

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
上级有关高校各项工作的综合性文件，其中：

     
 

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
（1）针对本校的文件 

     
永久

    

    

     
（2）具有指导与参照性的文件

     
30年

    

    

     
2

     
本校呈报上级的请示、报告、函及批复或下发的综合类文件

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
3

     
全校性的规章制度

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
4

     
学校年度工作计划、总结

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
5

     
校长办公会会议记要

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
6

     
教育事业规划、计划及上报批复

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
7

     
学校综合评估材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
8

     
有关全校性工作的调查材料和经验总结

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
9

     
全校各单位报上级的报表及综合统计

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
10

     
启用印章的文件及印模

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
11

     
学校法人、执照、证书、年检等材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
12

     
历史沿革、情况简介

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
13

     
学校大事记

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
14

     
校庆工作材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
15

     
学校各单位行政工作计划、总结、请示、批复

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
16

     
董事会相关材料（董事名单、会议记录、日程安排等）

     
永久

     
董事会

     
董事会秘书

     
是

    

    

     
17

     
校办主办、承办的校内外重大活动、会议的文件材料、照片等

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
18

     
其他单位主办、承办的重要会议、重要活动（开学典礼、毕业典礼等）形成的成套文件（会序、领导讲话、会议形成的各类文件、照片等）

     
永久

     
全校各单位

     
全校各单位

     
是

    

    

     
19

     
以学校名义与外界签订的各类合同、协议、备忘录等

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
20

     
校友工作材料（校友总会与各地分会负责人名单、各时期校友录）

     
永久

     
 

     
 

     
否

    

    

     
21

     
国家级以上裁判员的证书复印件

     
永久

     
教学管理部

     
基础课部

     
是

    

    

     
22

     
校史陈列馆工作材料（陈列设计、宣传等材料），接待参观留言薄、知名人士题词等（归入实物类）

     
永久

     
图书与档案馆

     
图书与档案馆

     
否

    

    

     
23

     
黄船钉纪念馆工作材料（陈列设计、宣传等材料），接待参观留言薄、知名人士题词等（归入实物类）

     
永久

     
学生工作部

     
学生工作部

     
否

    

    

     
24

     
校园网建设材料（网络、监控、一卡通等工作材料）

     
永久

     
网络管理中心

     
网络管理中心

     
否

    

    

     
XZ12人事

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
教师规划发展材料

     
永久

     
教师促进与教师发展中心

     
党政工作部教师促进与教师发展中心

     
否

    

    

     
2

     
师资队伍建设材料：各级教学团队、学科带头人、教学名师等名单、骨干教师名单；本校教师入选省市以上专家学者行列名单

     
永久

     
人力资源部

     
人力资源部

     
否

    

    

     
3

     
实施教师培养培训材料

     
永久

     
教师促进与教师发展中心

     
党政工作部教师促进与教师发展中心

     
否

    

    

     
4

     
教职工业务考核材料：教师业务与绩效考核等材料

     
永久

     
人力资源部

     
人力资源部

     
否

    

    

     
5

     
人事统计报表（职称评聘、调进、调出、退休、返聘、兼职）

     
永久

     
人力资源部

     
人力资源部

     
否

    

    

     
6

     
教职工名册（按自然年统计）

     
永久

     
人力资源部

     
人力资源部

     
是

    

    

     
7

     
教职工职称评审材料：转正定级、评定、聘任专业技术职称名单等材料及上级批复

     
永久

     
人力资源部

     
人力资源部

     
否

    

    

     
8

     
教职工（在职、离退、兼职）工资调整材料（规定、方案、转移、证明、通知）

     
永久

     
人力资源部

     
人力资源部

     
否

    

    

     
9

     
各种奖金、资助金、工资名册

     
永久

     
人力资源部

     
人力资源部

     
否

    

    

     
10

     
教职工的录用、调岗、调入、调出的有关材料

     
永久

     
人力资源部

     
人力资源部

     
否

    

    

     
11

     
劳资、职工保险有关材料

     
30年

     
人力资源部

     
人力资源部

     
否

    

    

     
12

     
使用临时工有关材料（含劳务合同、委派合同、代理合同、保安合同、协议等）

     
30年

     
人力资源部

     
人力资源部

     
否

    

    

     
13

     
教职工福利工作材料（教育发展基金等）

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
XZ13审计

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
审计工作调查报告

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
2

     
审计工作统计年报及重要报表

     
永久

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
3

     
审计报告、财务底稿

     
永久

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
4

     
重大审计项目及内部审计：审计结论、干部离任审计材料等

     
永久

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
5

     
招投标有关审计材料

     
永久

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
XZ14武装、保卫

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
本校保卫、消防、安全工作制度、统计数据

     
永久

     
后勤保障部

     
后勤保障部

     
否

    

    

     
2

     
师生员工案件的侦察、调查、处理结论材料及上级的批复、处理结果等材料

     
30年

     
后勤保障部

     
后勤保障部

     
否

    

    

     
3

     
师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复

     
30年

     
后勤保障部

     
后勤保障部

     
否

    

    

     
XZ15后勤服务

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
本校后勤工作制度、统计数据

     
永久

     
后勤保障部

     
后勤保障部

     
否

    

    

     
2

     
后勤服务（供水、供电、供暖、送气、排污、住房等）、医疗卫生、餐饮服务、经营活动等的重要合同、协议等

     
永久

     
后勤保障部

     
后勤保障部

     
是

    

    

     
3

     
后勤工作获省级以上表彰材料

     
永久

     
后勤保障部

     
后勤保障部

     
否

    

    

     
4

     
校医院工作规章制度

     
永久

     
校医院

     
校医院

     
否

    

    

     
5

     
教职工健康状况调查材料及统计表

     
30年

     
校医院

     
校医院

     
否

    

    

     
6

     
学生体检表、体检情况报告等材料

     
30年

     
校医院

     
校医院

     
否

    

    

     
XZ16图书

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
图书与档案馆工作规章制度

     
30年

     
图书与档案馆

     
图书与档案馆

     
否

    

    

     
2

     
图书购书清册与报废注销清册

     
30年

     
图书与档案馆

     
图书与档案馆

     
否

    

    

     
XZ17档案

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
有关档案信息化建设的重要材料

     
30年

     
图书与档案馆

     
图书与档案馆

     
否

    

    

     
2

     
档案销毁报告及销毁清册

     
永久

     
图书与档案馆

     
图书与档案馆

     
否

    

    

     
3

     
各单位档案移交目录

     
永久

     
图书与档案馆

     
图书与档案馆

     
否

    

    

     
XZ18督导

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
督导工作规章制度

     
30年

     
督导审计部

     
督导审计部

     
否

    

    

     
2

     
督导工作年鉴（督导检查、考核、评比、简报、通报、反馈）

     
30年

     
督导审计部

     
督导审计部

     
否

    

    

     
3

     
督导团工作材料（督导团章程、成员名单、重要会议记录、对教学与行政督导检查材料）

     
30年

     
督导审计部

     
督导审计部

     
否

    

    

     
4

     
教职工与学生校内申诉处理材料

     
永久

     
督导审计部

     
督导审计部

     
否

    

    

     
5

     
内部经济审计相关规章制度、调查报告、相关统计年报及重要报表、报告等

     
30年

     
督导审计部

     
督导审计部

     
否

    

    

     
6

     
固定资产审价相关规章制度、相关统计年报及重要报表、报告等

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
（三）教学类档案归档范围及保管期限表

     
 

    

    

     
JX11综合

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
教学改革、培养目标、培养方案、学制等方面的材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
2

     
教学规划、实施计划、有关教学工作的规章制度、调研报告、简报

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
开展教师发展研究、教学经验分享和专题研讨材料

     
永久

     
教师促进与教师发展中心

     
教师促进与教师发展中心

     
否

    

    

     
4

     
为教师职业（教学）提供咨询服务材料

     
永久

     
教师促进与教师发展中心

     
教师促进与教师发展中心

     
否

    

    

     
5

     
专业、实验室的论证、申报与调整、评估、审批成套材料（新专业申报、试办专业评审、评估等）

     
永久

     
教学管理部

     
各二级学院

     
否

    

    

     
6

     
学科建设相关材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
7

     
省级以上重点专业、实验室的论证、申报、评估、审批、建设和评价的成套材料

     
永久

     
教学管理部

     
各二级学院

     
否

    

    

     
8

     
省级及省级以上有关教学检查、评估和评价材料；各级优秀教学质量有关评奖材料、结论、证书；有关教学成果的材料、证书

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
9

     
省级以上课程建设遴选、申报、评选、奖励等相关材料（省级精品资源共享课、省级视频公开课、微课、慕课、项目教学示范课等）

     
永久

     
教学管理部

     
各二级学院

     
否

    

    

     
10

     
省级以上精品课课件（教育信息化、教育软件大赛等）

     
永久

     
教学管理部

     
各二级学院

     
否

    

    

     
11

     
教学指导委员会的文件材料

     
永久

     
教学管理部

     
各二级学院

     
否

    

    

     
12

     
学术委员会的文件材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
13

     
省级及以上有关教学工作的统计报表

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
14

     
承办的教学工作方面的重要会议、重要活动及学术活动等形成的成套材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
15

     
非学历教育的培训班、进修班、辅修专业等材料 

     
30年

     
教学管理部

     
各二级学院

     
否

    

    

     
16

     
师生参加校内外体育竞赛有关材料

     
永久

     
教学管理部

     
基础课部

     
否

    

    

     
17

     
学校运动会秩序册

     
30年

     
教学管理部

     
基础课部

     
否

    

    

     
18

     
军训工作材料（与军方签订的军训协议、合同、计划、总结、表彰、奖励等材料）

     
永久

     
教学管理部

     
基础课部

     
否

    

    

     
JX12学科与实验室建设

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
学科、实验室建设规划、实施计划、简报、总结材料

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
2

     
学科、专业学位的论证、申报与调整、评估、审批材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
省级以上重点学科、专业的论证、申报、评估、审批和建设材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
4

     
省级及以上学科、专业学位、实验室建设统计报表

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
JX13招生

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
上级有关招生工作的文件材料，其中

     
 

     
学生工作部

     
学生工作部

     
否

    

    

     
（1）针对本校的、重要文件

     
永久

    

    

     
（2）具有指导与参照性的文件

     
30年

    

    

     
2

     
新生录取分数线、新生录取名册原件及复印件一份

     
永久

     
学生工作部

     
学生工作部

     
是

    

    

     
3

     
自主招生、保送生、艺体特长生、国防生、定向生录取名单

     
永久

     
学生工作部

     
学生工作部

     
是

    

    

     
4

     
招生计划、招生章程等

     
永久

     
学生工作部

     
学生工作部

     
是

    

    

     
5

     
招生工作总结及质量统计分析报告

     
30年

     
学生工作部

     
学生工作部

     
是

    

    

     
6

     
继续教育与培训相关材料

     
30年

     
创新创业中心

     
创新创业中心

     
否

    

    

     
7

     
专升本等入学试题

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
JX14学籍管理

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
新生入学登记表

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
2

     
学生学籍簿

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
是

    

    

     
3

     
学生成绩总表

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
是

    

    

     
4

     
学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、借读、参军、转学、转专业、出国、退学）

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
5

     
入学资格审查与处理决定

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
6

     
学生奖惩材料（奖学金、先进集体、优秀个人）

     
永久

     
学生工作部

     
学生工作部、各二级学院

     
否

    

    

     
7

     
重要的学生工作会议材料或工作简报

     
30年

     
学生工作部

     
学生工作部

     
是

    

    

     
8

     
毕（结、肄）业学生名单

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
JX15课堂教学与教学实践

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
各专业教学计划、教学大纲

     
永久

     
教学管理部

     
各二级学院

     
否

    

    

     
2

     
各学期教学进程表、课表

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
各专业课程试题库、考试改革材料

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部各二级学院

     
否

    

    

     
4

     
典型教案

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
5

     
教学质量报告及有关材料

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
6

     
大创工作和学生参加省市级及以上各种竞赛获奖名单、指导教师名单（红头文件或汇总表）及证书原件扫描件和复印件、参赛照片、全校年度参赛获奖情况汇总表等材料

     
永久

     
创新创业中心

     
创新创业中心各二级学院

     
是

    

    

     
JX16学位

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
上级及本校有关学位工作文件材料（评定条例、办法、计划、总结）

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
2

     
学位委员会会议纪要、决定（含学位授予名册）等材料

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
优秀毕业论文

     
30年

     
教学管理部

     
各二级学院

     
否

    

    

     
JX17毕业生工作

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
上级有关毕业就业的政策、法规等文件材料

     
30年

     
学生工作部

     
学生工作部

     
否

    

    

     
2

     
毕业生资格审查材料、派遣名册 

     
30年

     
学生工作部

     
学生工作部

     
否

    

    

     
3

     
年度毕业生就业情况及相关统计数据（高校毕业生就业质量年度报告、毕业生就业统计报表） 

     
永久

     
学生工作部

     
学生工作部

     
是

    

    

     
4

     
毕业生质量跟踪调查、分析报告和信息反馈材料

     
30年

     
学生工作部

     
学生工作部

     
是

    

    

     
5

     
毕业生合影等材料

     
永久

     
学生工作部

     
各二级学院

     
是

    

    

     
JX18教材工作

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
学校各专业使用教材目录

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
2

     
校级及以上教材出版规划

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
各级优秀教材有关材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
（四）科学研究类档案归档范围及保管期限表

     
 

    

    

     
KY11综合

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
学校有关科研工作的政策、规划、计划、规章制度、工作总结

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
2

     
上级有关学校科研申报的批复

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
本校科研管理统计数据

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
4

     
校级科研讨论会论文、合订本、中外著名学者到校讲学材料等

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
KY12过程

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
科研准备、实验研究、总结鉴定、申报奖励、推广应用阶段的成套材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
KY13一般成果

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
年度科研成果目录

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
2

     
本校获省部级以上成果、论文、专著

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
与校外合作的省部级及以上成果、论文、专著

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
KY14获校级奖励科研成果

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
校级及以上级别奖励的专著、合著

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
2

     
校级及以上级别奖励的论文

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
校级及以上级别奖励的横向科研课题

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
(五)基本建设类档案归档范围及保管期限表

     
 

    

    

     
JJ11综合

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
基建工作规章制度

     
30年

     
顺智公司

     
顺智公司后勤保障部

     
否

    

    

     
2

     
基建工作总体规划

     
永久

     
顺智公司

     
顺智公司后勤保障部

     
否

    

    

     
3

     
基建工程财务预、决算

     
30年

     
顺智公司

     
顺智公司后勤保障部

     
否

    

    

     
4

     
基建工作年度(季度)总结、统计报表

     
永久

     
顺智公司

     
顺智公司后勤保障部

     
否

    

    

     
5

     
全校性总体规划、设计总平面图

     
永久

     
顺智公司

     
顺智公司后勤保障部

     
是

    

    

     
6

     
水、电、气管道分布图

     
永久

     
顺智公司

     
顺智公司后勤保障部

     
是

    

    

     
7

     
地质勘探、地形测量材料

     
永久

     
顺智公司

     
顺智公司后勤保障部

     
是

    

    

     
JJ12施工

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
项目可行性研究（建议书、可行性研究报告、项目评估、环评、环境预测、设计和计划任务书）

     
永久

     
顺智公司

     
顺智公司后勤保障部

     
否

    

    

     
2

     
设计基础（工程和水文地质、勘察设计和报告、地质图、土岩样及说明）

     
永久

     
顺智公司

     
顺智公司后勤保障部

     
否

    

    

     
3

     
设计文件（技术设计、施工图设计、专利、总体规划设计、设计评价、鉴定和审批）

     
永久

     
顺智公司

     
顺智公司后勤保障部

     
否

    

    

     
4

     
工程管理文件（征地批文、拆迁、补偿、承包合同、招投标文件、施工执照、环保、消防、卫生、水电、供暖）

     
永久

     
顺智公司

     
顺智公司后勤保障部

     
否

    

    

     
5

     
施工文件（土地施工文件、设备及管线安装施工、电气仪表安装施工等文件）

     
永久

     
顺智公司

     
顺智公司后勤保障部

     
否

    

    

     
6

     
竣工验收（竣工验收报告、竣工图纸、质量评审、工程现场声像材料、竣工验收会决议文件）

     
永久

     
顺智公司

     
顺智公司后勤保障部

     
否

    

    

     
(六)仪器设备类档案归档范围及保管期限表

     
 

    

    

     
SB11综合

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
仪器、设备管理的规章制度、调查材料

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
2

     
仪器、设备招标，采购计划、规划、总结，上报事项批复

     
永久

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
3

     
仪器、设备移交清册及报废、调配报告和批复

     
永久

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
4

     
有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
5

     
资产流失处理相关资料

     
永久

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
SB12仪器设备项目

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
采购设备过程中有关的技术商务文件

     
永久

     
资产财务部

     
全校各单位

     
否

    

    

     
2

     
大型设备验收报告及文件材料（包括开箱记录及装箱单、说明书、安装调试记录和双方签字移交文件、保修单等）

     
30年

     
资产财务部

     
全校各单位

     
否

    

    

     
3

     
重大仪器设备申购报告、申购计划、论证报告、招标等材料

     
永久

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
4

     
重大仪器设备事故调查、处理、索赔材料等

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
5

     
上级或主管领导关于设备工作的批复和准购批示

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
(七)产品生产类档案归档范围及保管期限表

     
 

    

    

     
CP11综合

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
上级关于产品生产管理的文件

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
2

     
本校为产品生产制定的各种规定、条例、办法、手册、图标

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
产品生产的请示、报告、批复、批示

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
4

     
产品生产与专业协作单位在有关技术性方面来往的文件材料

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
5

     
产品生产的年度计划、总结、统计报表等

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
CP12产品

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
产品销售管理（销售合同、产品说明书、验收报告等）

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
2

     
产品计划准备阶段材料（任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文）

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
产品生产设计阶段材料（总体设计方案、定型图纸、技术说明、部件目录、技术总结等）

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
4

     
产品生产试制与鉴定阶段材料（试验、鉴定、样机、获奖情况、专利、论文等）

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
5

     
产品生产阶段材料（生产任务书、生产方案、工艺等）

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
(八)出版类档案归档范围及保管期限表

     
 

    

    

     
CB11综合管理

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
本校编辑出版工作规章制度、合同等

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
CB12出版物项目

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
责任单位

     
 

    

    

     
1

     
沈阳工学院校报

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
2

     
关于出版工作的请示和批复

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
沈阳工学院学报

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
是

    

    

     
4

     
省级或省级以上报刊、书籍、出版工作的有关统计数据、报表等材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
5

     
知名人士对学校书刊的重要评论

     
30年

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
(九)外事类档案归档范围及保管期限表

     
 

    

    

     
WS11综合

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
外事工作会议材料、统计报表

     
永久

     
国际交流中心

     
国际交流中心

     
是

    

    

     
WS12出国

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
出国（境）考察、访问、讲学、研究人员有关材料

     
30年

     
国际交流中心

     
国际交流中心

     
是

    

    

     
2

     
出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）

     
永久

     
国际交流中心

     
国际交流中心

     
是

    

    

     
3

     
国际比赛、竞赛材料

     
30年

     
国际交流中心

     
国际交流中心

     
是

    

    

     
WS13来校

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

     
30年

     
国际交流中心

     
国际交流中心

     
是

    

    

     
2

     
接待外国党政官员、各界知名人士来校参观访问的文字材料，外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等有关材料以及所赠送的纪念品

     
30年

     
国际交流中心

     
国际交流中心

     
否

    

    

     
3

     
聘请外籍教师登记表、审批表、教师名册、合同等相关材料

     
30年

     
人力资源部

     
人力资源部

     
是

    

    

     
4

     
来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

     
30年

     
国际交流中心

     
国际交流中心

     
否

    

    

     
WS14国际交流、合作与会议

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
我校主办、参加国际会议的材料

     
永久

     
国际交流中心

     
国际交流中心

     
是

    

    

     
2

     
授予外籍人员名誉称号的材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
3

     
国际合作项目、成果等材料

     
永久

     
国际交流中心

     
国际交流中心

     
是

    

    

     
4

     
收受的礼品名册

     
30年

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
5

     
合作办学协议、合同、备忘录、纪要等材料

     
永久

     
国际交流中心

     
国际交流中心

     
是

    

    

     
6

     
校际交流、校际合作科研项目等材料

     
永久

     
国际交流中心

     
国际交流中心

     
是

    

    

     
(十)财会类档案归档范围及保管期限表

     
 

    

    

     
CK11综合

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
财务预算材料（含1.校内综合预算的定稿和重要修改稿2、调整预算稿3、预算编制说明4、预算执行情况5、预算编制通知6、上报上级的预算7、专项基金预算及说明8、预算会计报表）

     
永久

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
2

     
财务决算材料（含1.编制决算的说明2、学校决算及批复3、决算报表（含应由财务做出的综合决算）

     
永久

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
3

     
税收工作材料（含有关税收文件、学校关于处理税收问题的规定、办法和税收工作总结及统计表）

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
4

     
收费相关材料（含1.各项收费的申请及批复；2、各项收费通知；3、收费领导小组的审批记录、会议纪要及重要附件；4、有关票据管理办法）

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
5

     
重大专项资金管理工作材料

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
6

     
学校院长、副院长关于某些特殊问题的批复及附件

     
永久

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
7

     
会计移交清册

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
8

     
财会档案销毁清册

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
9

     
财会工作规章制度

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
CK12会计报表

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
年度以上规划表、分配计划、测算表

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
2

     
年度以上各种统计报表

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
CK13会计账簿

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
总账 

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
2

     
涉及外事会计帐簿 

     
永久

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
CK14会计凭证

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 

     
30年

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
2

     
涉及外事的会计凭证 

     
永久

     
资产财务部

     
资产财务部

     
否

    

    

     
(十一)校办产业类档案归档范围及保管期限表

     
 

    

    

     
XC11行政管理综合

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
校办产业管理规章制度、规划、工作计划、总结等

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
2

     
校办产业管理工作会议、重大活动的文件材料、简报、照片等

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
打击社会机构盗用学校名称等无形资产进行非法经营的相关工作材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
XC12企业管理

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
校办企业转制涉及的相关事项文件

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
2

     
校办产业管委会及企业董事会决议及记要

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
校办企业与国内有关单位合作的协议、合同意向书等材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
是

    

    

     
4

     
校办企业财务年报

     
长期

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
5

     
学校审计部门对校办企业的审计结果

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
XC13培训

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
与国内外、校内外各单位的培训协议、合同、备忘录纪要等材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
2

     
培训综合材料，包括培训项目名称。培训对象、颁奖、教学计划、培训成果、开班典礼合影、同学录等

     
长期

     
教学管理部

     
教学管理部

     
否

    

    

     
3

     
聘用培训教师（包括外籍教师）协议、合同材料等

     
长期

     
教学管理部

     
教学管理部

     
是

    

    

     
（十二）声像档案归档范围及保管期限表

     
 

    

    

     
SX11综合

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
学校层面重大活动、庆典、会议等声像材料

     
永久

     
全校各单位

     
全校各单位

     
是

    

    

     
2

     
学校领导年度各项工作有代表性的声像材料

     
永久

     
全校各单位

     
全校各单位

     
是

    

    

     
3

     
学校重大改革、上级领导来访、师生出席全国性会议及国外会议的声像材料

     
永久

     
全校各单位

     
全校各单位

     
是

    

    

     
4

     
各媒体对学校工作的报道材料

     
永久

     
全校各单位

     
全校各单位

     
是

    

    

     
SX12教学与科研

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
学校重要的教学工作会议（会议、评估、获奖、授位、参与省级以上的竞赛、接待、出访、专家教授的教研活动、招生工作、毕业生合影）等声像材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
是

    

    

     
2

     
科研会议、大型学术会议、年度科研工作重要会议、知名学者到访、重要科研成果验收、颁奖等声像材料

     
永久

     
教学管理部

     
教学管理部

     
是

    

    

     
SX13外事活动

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
国外（境外）学者、知名人士来访，学校师生出国（境）访问、学习等有代表性的声像材料

     
永久

     
国际交流中心

     
国际交流中心

     
是

    

    

     
SX14师生文体活动

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
年度师生有代表性的文艺表演、参赛、获奖的声像材料

     
永久

     
全校各单位

     
全校各单位

     
是

    

    

     
2

     
学校运动会开、闭幕式，比赛，获奖，参与校外体育比赛有代表性的声像材料

     
永久

     
教学管理部

     
基础课部

     
是

    

    

     
3

     
学生军训活动有代表性的声像材料

     
永久

     
教学管理部

     
基础课部

     
是

    

    

     
SX15其他

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
学校样貌变迁及重要建筑开、竣工典礼声像材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
2

     
校园四季风光声像材料

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
是

    

    

     
(十三)实物类档案归档范围及保管期限表

     
 

    

    

     
SW11奖励类

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
校内外各项工作活动中获得省级及以上奖励的奖牌、奖杯

     
永久

     
全校各单位

     
全校各单位

     
否

    

    

     
2

     
师生在校内外获得省级及以上奖励的奖杯

     
永久

     
全校各单位

     
全校各单位

     
否

    

    

     
SW12礼品类

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
学校及个人在重大活动、庆典中有纪念和保存价值的礼品

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
2

     
个人因公出访活动的外国友人、国外学校的纪念性礼品

     
永久

     
党政工作部

     
全校各单位

     
否

    

    

     
SW13字画

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
知名人士赠送学校的书画作品名册

     
永久

     
党政工作部

     
全校各单位

     
否

    

    

     
2

     
学校师生原创的有较高艺术价值的书画及其他艺术作品

     
永久

     
党政工作部

     
全校各单位

     
否

    

    

     
SW14印鉴类

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
各时期使用过的公章、校徽等

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
2

     
各时期党委书记、校长印鉴

     
永久

     
党政工作部

     
党政工作部

     
否

    

    

     
SW15办公与生活用品

     
 

    

    

     
序号

     
类目名称

     
保管期限

     
责任单位

     
立卷单位

     
 

    

    

     
1

     
各时期学校有代表性的教具、办公用品等

     
永久

     
全校各单位

     
全校各单位

     
否

    

    

     
2

     
学校著名专家学者有代表性、纪念性的科研、教学、生活用品

     
永久

     
全校各单位

     
全校各单位

     
否

    

    

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    

   
  

 

 
 

 
 

 
  
 
附件3：沈阳工学院档案归档整理规范

 
（一）收集、分类整理

 
按照《沈阳工学院各类档案归档范围及保管期限表》，将本部门的文件材料收集齐全，分年度、分类别、分问题、分保管期限进行收集整理。

 
1.将文件材料按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，无批复的请示归入请示年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；法规性文件，归入公布或批准年度。

 
2.将分年度的文件材料按类别分开。

 
3.将分类别的文件材料按其内容所反映的问题、事务分开。

 
4.最后将文件材料按照保管期限分开。

 
（二）分类

 
分类组合一般应以问题为主，按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，兼顾其它特征，使之联系紧密，以便于查找利用为原则。

 
（三）排列文件材料

 
应按重要程度或时间顺序进行排列，具体如下：

 
1.批复、批示在前，请示、报告在后。

 
2.正件在前，附件在后。

 
3.正本在前，定稿在后。

 
4.转发件在前，被转发件在后。

 
5.上级通知在前，上报材料在后。

 
6.文字材料在前，图表在后。

 
7.非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。

 
8.基建图纸按图的类别序号排列。

 
9.其它文件材料按时间顺序排列。

 
（四）档案修整

 
1.对较大的表格，要适当折叠成A4纸大小。

 
2.去掉文件材料上的金属物,归档文件材料上不能留有订书订、大头针等金属物，若需区分文件可用曲别针类易除去的工具别好。

 
3.文件命名要求能够体现文件的主要内容，尽量完整的概括时间、地点、人物、事件等要素。

 
4.重要事件形成的成套文件命名需在前面统一冠上活动名称（如：2014年沈阳工学院校庆晚会之一：***；2014年沈阳工学院校庆晚会之二：***等）。

 
（五）电子档案的制作要求

 
1.有OfficeWord、Excel等电子版原文件的直接将电子版文件转为PDF格式。

 
2.无OfficeWord、Excel等电子版原文件的需用扫描仪将文件逐页扫描，要求扫描件清晰、完整、端正，不可有颠倒、折页等情况，之后将扫描件转换为PDF格式，一个文件有多页的扫描后合并为一个PDF文件，即一个文件一个“PDF”。

 
3.文件内如有领导签字或单位盖章的部分，需将签字或印章页扫描后，与其他内容一并做成PDF文件。

 
4.做好的PDF文件命名需与原文件名完全一致，PDF文件与纸质文件内容保持一致。





  



 
附件4：沈阳工学院部门归档材料移交明细表

 
 

 

  
   

    
序号

    
分类号/文号

    
材料内容

    
形成时间

    
保管期限

    
页数

    
份数

    
备注

   

   

    
1

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
2

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
3

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
4

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
5

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
6

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
7

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
8

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
9

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
10

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

  
 

 
移交单位分管档案负责人（签字）：                 移交人：                          移交时间：       年    月    日         

 
移交单位（公章）：                                             接收人：                           此表纸质版一式二份并提交电子版

 
附件5：沈阳工学院声像档案移交明细表

 

  
   

    
序号

    
类别

    
声 像 档 案 内 容

    
视频数

    
照片数

    
声  像
时  长
（秒）

    
照  片
计  量
（GB）

    
备注

   

   

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

  
 

 
移交单位分管档案负责人（签字）：                 移交人：                          移交时间：       年    月    日         

 
移交单位（公章）：                                             接收人：                           此表纸质版一式二份并提交电子版





  



 
附件6：沈阳工学院档案借（查）阅审批表

 

  
   

    
调阅部门

    
 

   

   

    
调阅内容

    
 
 

   

   

    
档案卷号
（页数）

    
 
 

   

   

    
调阅部门主管校领导签字

    
 

    
调阅部门
负责人签字

    
 
 
（公章）

   

   

    
调阅目的

    
 

   

   

    
调阅时间

    
 

    
调 阅 人
签    字

    
 
 

   

   

    
借出时间

    
 

    
借 阅 人
签    字

    
 
 

   

   

    
归还时间

    
 

    
归 还 人
签    字

    
 
 

   

   

    
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13.   档案工作考核办法

 
档案工作是学校管理工作的重要组成部分，是做好各项工作的重要基础，是各分院、部、处、室等部门工作成绩的体现和见证。为加强我校档案工作，建立健全档案管理制度，及时、准确、系统、全面的立卷、归档，使档案工作走向规范化的轨道。特制定本考核办法。





  



 
一、考核内容

 
 

 

  

   
    

     
考核项目

     
考核细则

     
评分标准

     
赋分

    

    

     
1.组织领导

     
1-1档案工作列入本部门工作计划和总结

     
有明确计划得分2分，无明确计划为0分
有明确总结得分2分，无明确总结为0分

     
4

    

    

     
1-2档案工作明确列入分管领导的岗位职责

     
档案工作明确列入分管领导的岗位职责得分1分，未列入为0分

     
1

    

    

     
2.岗位职责

     
2-1配备兼职档案员，调整时及时报图书与档案馆备案

     
配备兼职档案员，并列入岗位职责得分3分，未配备兼职档案员为0分
兼职档案员有调整未及时报图书与档案馆扣1分

     
3

    

    

     
2-2有详细的档案工作制度

     
有详细的档案工作制度得分2分，无详细的档案工作制度为0分

     
2

    

    

     
3.立卷归档

     
3-1归档时间

     
按规定期限上交得分4分，任一档案未按规定期限上交为0分

     
4

    

    

     
3-2归档交接单填写规范

     
内容填写完整准确，每出现一处错误扣1分，扣完为止

     
8

    

    

     
3-3上交档案按《沈阳工学院部门立卷归档制度》进行分类

     
分类准确得分8分，已作分类但不准确得分4分，未分类为0分

     
8

    

    

     
4.案卷质量

     
4-1文件件内质量

     
参照《沈阳工学院档案归档整理规范》的要求，纸质文件材料整理不规范，每出现一处扣1分，扣完为止

     
15

    

    

     
4-2PDF电子档质量

     
参照《沈阳工学院档案归档整理规范》的要求，纸质文件材料扫描不规范，每出现一处扣1分，扣完为止

     
5

    

    

     
5.归档率

     
已移交档案数量/应交档案数量

     
达到95%得分50分
低于95%为0分

     
50

    

    

     
总分值

     
100

    

   
  

 





  



 
 

 
二、考核方式

 
（一）由图书与档案馆组织相关人员对各部门进行考核，必要时邀请或配合学院督导处进行考核。

 
（二）依据考核内容，逐项打分。有可比性的工作还要进行适当对比予以评定。

 
（三）考核每年进行1次，每年所移交档案的数量、质量及是否按时等因素将作为考核的重要指标。

 
（四）本办法所指的档案不限于纸质档案，同时包括照片、光盘、电子文档等形式的档案。

 
（五）考核打分提交校档案工作领导小组或主管领导审议，给出考核结果。

 
（六）档案工作考核结果，将作为院、部、处、室部门和领导年终考核的重要依据之一。

 
本办法由图书与档案馆负责解释。





  



 
14.   沈阳工学院党群、行政类档案管理办法

 
第一章  总  则

 
第一条  根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及教育部和国家统计局联合发布的《高等学校档案管理办法》等有关法律、法规精神，为加强我校党群、行政类档案工作的业务建设，科学立卷、归档，为学校工作服务。特制定本办法。

 
第二条  凡我校党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党群、行政类档案。

 
第三条  学校档案室集中统一管理全校党群、行政类档案，并确保档案的完整、真实、系统、准确和安全，便于开发利用。

 
第四条  应归档的党群、行政类文件材料实行主管部门牵头，各学院、系、部、处、室等文书处理部门立卷归档制度。

 
第五条  党群、行政类文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校、学校各单位计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

 
第六条  学校各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，协同学校档案室认真做好党群、行政类档案的收集、整理、归档工作。

 
第七条  大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党群、行政类档案的作用。

 
第八条  贯彻执行党和国家保密、保卫制度，严格党群、行政类档案的借阅制度，确保档案的机密和安全。

 
第二章  归档范围的确定

 
第九条  确定的原则

 
（一）归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用，凭证作用和研究价值。

 
（二）归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

 
（三）归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现不同部门的不同特点。

 
第十条  归档的主要内容和重点

 
（一）归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容，具体范围见《沈阳工学院部门立卷归档制度》之附件2的内容。

 
（二）归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主．特别是全局性、综合性的文件材料。其次，是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

 
第十一条  不归档的文件材料

 
（一）上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

 
（二）上级机关发来供工作参考的抄件；

 
（三）上级机关征求意见未定稿的文件；

 
（四）重份文件；

 
（五）无查考利用价值的事务性、临时性文件；

 
（六）未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，印制文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；

 
（七）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

 
（八）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；

 
（九）学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

 
（十）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

 
（十一）为参考目的从各方面收集的文件材料；

 
（十二）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

 
第十二条  对不归档材料的处理意见

 
（一）学校各部门在每年文书立卷归档时清理出来的不归档的文件材料，要加强保管，对某些方面的资料，如对今后工作有利，可作为资料由部门暂存。

 
（二）对不归档又不拟作资料暂存的文件材料应按规定予以销毁，对密级较高的文件应按有关保密规定办理，一般文书材料可以填写《文件材料销毁登记表》，经本部门领导批准后，由校保卫部门负责送往指定的地点予以销毁。

 
第三章  立卷归档

 
第十三条  学校各学院、系、部、处、室、馆、党总支、公司、教学工厂、工会、团委和直属部门（支部）均为立卷单位。

 
第十四条  学校每一个立卷归档单位的文书处理人员或兼职档案人员，应严格按文书处理制度做好文件材料的日常收集工作，根据案卷类目分别归档。

 
第十五条  各文书处理部门在对本单位所有应归档材料进行组卷时，应遵循如下原则，即按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，分类组卷，真实、准确、全面反映学校和部门的主要职能活动，便于今后查找和利用。

 
第十六条  为避免各部门立卷时发生重复归档或遗漏，各类文件材料立卷分工如下：

 
（一）中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、国家教育部及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

 
（二）以党委、学校名义的发文，由校办公室立卷归档(一般应保存两份以上)。以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要的也应有两份以上。

 
（三）党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由校办公室立卷归档。职能部门以校党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，主办单位应在校办公室指导下立卷归档。

 
（四）校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由校办公室立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，由报文单位在校办公室指导下立卷归档。

 
（五）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

 
（六）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前整理，由校办公室移交学校档案室，任何人不得销毁或转带到其他单位。

 
（七）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

 
第十七条  按照归档时间要求，各立卷部门的文书或兼职档案员应按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：

 
（一）检查案卷的文件成份，文件是否收集齐全完整，同时，剔除不需立卷归档的文件材料。

 
（二）检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷文件间不统一、相混淆、重复或拆散文件联系的现象。

 
（三）检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

 
（四）检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少的组成薄卷。

 
第十八条  各立卷单位的文书或兼职档案员应认真负责做好本部门材料的立卷工作，立卷的具体要求如下：

 
（一）注意立卷分类

 
1.分年度

 
先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案的年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

 
2.分问题

 
将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

 
3.分期限

 
将文件按照规定的不同保管期限分开。

 
（二）注意立卷组合

 
立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行：

 
1.会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可一会一卷，一会数卷或数会一卷；

 
2.非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；

 
3.群众来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；

 
4.统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；

 
5.学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；

 
6.工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

 
7.简报按名称或期号组合；

 
8.其他文件材料可按照特殊的形成组合。

 
（三）卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列

 
批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按时间顺序排列。

 
（四）对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠，拆除文件材料上的金属物。

 
（五）成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。

 
卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。正面右下角，反面左下角。每卷文件材料为一个流水号。

 
卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；挡号章的位置在每件文件首页的右上角、卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件，请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。

 
（六）填写卷内文件目录

 
顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

 
文  号：文件制发机关的发文字号。

 
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

 
题  名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“ 〔  〕”号。

 
日  期：文件形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“．”号。

 
页  号：卷内文件起止之页的编号。

 
（七）填写卷内备考表

 
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。 立卷人：由组成本卷的责任者签名。

 
检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

 
（八）对采用薄卷方式的案卷，必须用软卷皮，几卷再装入硬卷皮(盒)内。

 
（九）拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往文书”；除了诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。

 
（十）归档验收

 
立卷部门整理好案卷，学校档案室检查合格后，在当年十二月底以前办理移交，填写移交目录，双方履行签字盖章手续。

 
第四章  党、政档案的管理

 
第十九条  学校档案室负责接收、检查全校各部门送交的党、政档案，并进行移交后的管理工作。

 
第二十条  按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我校党群，行政类档案的分类由一、二级类目代号组成。

 
第二十一条  党群、行政类档案号由年度号+党、政档案分类号+案卷号组成，案卷号按二级类目流水编号，年度用自然年度。具体模式：

 


 

  
   

    

    

   

   

    

    
   

  
 

  
 


 
 

 
 

 
 
 
第二十二条  学校档案室对已接收的案卷，进行编目。

 
（一）在案卷的脊背档号栏处书写档号。

 
（二）按分类原则编制党、政档案案卷目录。

 
（三）依据CB3972．5—85《档案著录规则》，对每个案卷进行填写案卷级和文件级著录标引卡片，作为手工检索和计算机采用卡使用。为方便阅档，应编制全引目录、分类目录、专题目录、主题目录卡片作为检索工具。

 
（四）将著录数据及时存贮到计算机中，进行微机管理。

 
第二十三条  党群、行政类档案按年度——二级类目横向排列：并将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。

 
第二十四条  与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案，按《声象载体档案工作规范》的有关条款处理。

 
第二十五条  档案的保管要求、鉴定、销毁、统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条、第10条执行。

 
第二十六条  健全档案的借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量等事项，并作好借阅、利用效果的登记。

 
第二十七条  发挥档案价值优势，加强信息开发，主动提供利用，当好领导和有关部门的助手、参谋。

 
 





  



 
15.   沈阳工学院教学类档案管理办法

 
第一章  总则

 
第一条  为加强教学类档案建设工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的重要作用，提升教学档案质量和科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，制订本办法。

 
第二条  凡我校在教学管理和教学实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

 
第三条  教学档案由校档案室集中统一管理，保证其完整、准确、系统和安全，以利于开发利用。

 
第四条  教学档案是教学管理的重要组成部分，是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。各教学单位应将教学档案按照“三纳入”、“四同步”的要求，即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入管理人员岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一；下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查，验收档案同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明等同步进行。

 
第五条  各教学管理和教学业务部门应明确分管档案工作负责人和配备专 (兼)职档案员，统一管理本单位的教学文件材料，并按期向档案室办理移交。

 
第六条  逐步实现教学档案工作参与、配合学校教学管理工作，成为教学管理和教改的参谋部门。

 
第七条  逐步实现教学档案管理现代化，科学开发和利用教学档案。

 
第二章  归档范围的确定

 
第八条  确定的原则

 
（一）归档的教学管理和实践活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

 
（二）归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

 
（三）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

 
第九条  归档的主要内容和重点

 
（一）主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。

 
（二）重点是学校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同裁体的文件材料和成果。

 
第三章  立卷归档

 
第十条  教务处、学生处（团委）、招生就业处、各学院以及所有能形成教学文件材料的部门均为教学档案立卷单位，教务处为牵头单位。

 
第十一条  上述各立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案员，要按文件材料分类要求分别积累教学文件材料，并定期整理归档。

 
第十二条  根据教学文件材料的形成规律、有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料(指同一部门)组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可组成若干卷，每卷不超过200页，也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一、文件较少者按不同内容分别组成薄卷，档案室可将不同立卷部门形成的相同内容的薄卷装入一个档案盒立卷归档。

 
第十三条  在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前题下，同一内容的卷内文件可按永久、30年、短期顺序排列。

 
第十四条  卷内密不可分的文件按正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；批复在前、请示在后的要求排列，

 
第十五条  卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。

 
第十六条  凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。

 
第十七条  各种材料大小均为16开或A4纸，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

 
第十八条  文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位，其他裁体材料专柜保管，需填写与文字材料卷一致的档号。

 
第十九条  透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号。

 
第二十条  归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

 
第二十一条  教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件(有代表性的本科生论文、专著、优秀教材等)除原稿外，根据实际情况，酌加副本。

 
第二十二条  按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角，不装订以件为单位的，应在右上角加盖有单位名称，档号，件号的戳记，并逐项填写。

 
第二十三条  填写卷内目录及备考表(不装订的以件为单位装入档案袋保管的材料，可不写卷内目录，但须在档案袋正面材料目录内详细填写材料名称)。

 
第二十四条  凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的，如专著、论文已归人出版类、科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。

 
第二十五条  文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案室确定。

 
第二十六条  案卷标题要简短、准确。

 
第二十七条  归档验收

 
（一）由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷卷内目录之前。

 
（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求；标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

 
（三）移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

 
（四）教学综合管理文件次年4月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。

 
第四章  教学档案的管理

 
第二十八条  档案室负责接收各单位送交的教学档案，并将检查合格的案卷放置在密集架上排列管理。

 
第二十九条  教学类档案的分类由一、二、三级类目代号组成。

 
第三十条  教学类档案号组成为：年度号+教学档案分类号+案卷号，其模式如下：

 


 

  
   

    

    

   

   

    

    
   

  
 

  
 


 
 

 
 

 
 
 
案卷号按三级类目流水编制。

 
属于教学管理内容的采用自然年度，涉及教学年度采用最后自然年度。涉及学籍问题的，可采用入学时的年度(“级”)。

 
第三十一条  教学档案的编目。

 
（一）每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签。

 
（二）按照GB3972.5—85《档案著录规则》，编制教学类档案案卷级、文件级著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

 
（三）填写教学档案目录，按档号顺序，以案卷为对象填写。

 
（四）编制各种分类目录和专题目录，积累到一定程度后，打印汇编出版。

 
（五）将编制的教学档案数据输入计算机数据库。

 
第三十二条  妥善保管

 
（一）按档号顺序排架。

 
（二）保管要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

 
（三）与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按《声象载体档案工作规范》有关条款处理。

 
第三十三条  需要销毁的档案，按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

 
第三十四条  做好档案统计工作，按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

 
第三十五条  档案补充与修改

 
（一）各单位应随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案室补充归档，档案室负责教学档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、帐本上补充填写。

 
（二）凡已归档的材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准。未经批准，不得修改任何文件材料。

 
第五章  开发与利用

 
第三十六条  档案的借阅按《高等学校档案部门业务建设规范》第八条执行。

 
第三十七条  咨询与服务。

 
（一）指导利用者查找，利用档案，解答有关问题。

 
（二）根据学校需要，开展专题专项跟踪服务。

 
（三）定期编制书本式目录，方便使用，有选择性的进行外部交流。

 
第三十八条  有条件时编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文汇编、信息交流等，为领导和师生服务。





  



 
16.    沈阳工学院科研类档案管理办法

 
第一章  总则

 
第一条  为加强我校科学研究类档案(以下简称科研档案)工作，充分发挥我校科研档案在学校建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》、国家科委、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》、教育部颁布的《高等学校档案管理办法》及《高等学校科学研究类档案工作规范》等法律、法规的精神，制定本办法。

 
第二条  凡我校在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。

 
第三条  我校科研档案由校档案室集中统一管理，以确保科研类档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

 
第四条  我校科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中。实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定、科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

 
第五条  逐步实现科研档案工作从经验管理向科学管理转变，积极采用先进管理技术手段，开发档案信息资源，为学校工作和社会发展服务。

 
第六条  要把科研档案工作列入我校科研工作的发展计划中，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。

 
第二章  归档范围的确定

 
第七条  确定的原则

 
（一）归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证的作用。

 
（二）归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。

 
（三）归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

 
（四）多个单位协作完成的研究课题，由主持单位（或课题组）统一立卷归档。协作单位应积极配合主持单位工作，及时把自己所承担任务中形成的科研文件材料及有关复制件送交主持单位。

 
（五）与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法，一般应归入外事类。

 
第八条  归档的主要内容和重点

 
（一）归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见《沈阳工学院部门立卷归档管理办法》之附件2。

 
（二）归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

 
（三）取得负结果或因故中断重要课题的科研文件材料也在归档之列。

 
第三章  立卷归档

 
第九条  材料积累

 
（一）课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。

 
（二）课题组购取文件积累袋、实验记录本、科研报告等统一用纸。

 
（三）课题组形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

 
（四）课题组应与档案部门沟通，了解科技文件材料的积累与收集，保证齐全与完整。

 
（五）归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一，图样清晰，手续完备。

 
（六）科研管理性文件材料归档一份，科研报告底稿一份，复制两份，原始资料全部。

 
第十条  整理组卷

 
（一）坚持课题组立卷制度。课题结束后，由课题组负责人主持立卷。

 
（二）根据科研文件材料形成规律，按有机联系和便于利用查考原则组卷，依据科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著，鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

 
（三）组卷过程参见《沈阳工学院部门立卷归档制度》之归档流程。

 
第十一条  归档验收

 
（一）课题组将归档的管理性文件、研究性材料等档案资料，在教务处核查后，移交档案室归档。

 
（二）归档时间：研究课题在鉴定验收后两个月内归档；暂不申报或中断，停止的研究课题、在课题结束或中断，停止后两个月内归档。  

 
（三）重大科研项目的鉴定、评审工作，必须有学校业务主管部门参加。

 
（四）归档时需经档案室审查、验收、盖章，履行交接手续。 

 
第四章  科研档案的管理

 
第十二条  分类编号

 
（一）按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，科研档案分类号由一、二级类目代号组成，必要时，可设三级类目。

 
（二）科研档案档号组成为：年度号+科研档案分类号+案卷号

 
模式如下：

 


 

  
   

    

    

   

   

    

    
   

  
 

  
 


 
 

 
 

 
 
 
说明：

 
案卷号：按二级类目流水编制。

 
年  度：科研综合档案用自然年度；科研项目类档案用项目完成年度。

 
第十三条  编目

 
（一）档案室对接收的案卷在卷脊上的档号栏处填写档号，也可以另行贴上注有档号的标签。标签下沿的位置距离案卷脊背底边40毫米处。

 
（二）按分类原则编制分类目录、专题目录，依据GB3792．5—85《档案著录规则》填写案卷级科研档案著录卡，作为手工检索和计算机采集使用。

 
（三）将科研档案著录数据及时存贮到计算机中，用计算机进行管理。

 
第十四条  排架

 
（一）科研档案排架按年度——二级类目横向排列，并将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立摆放。

 
（二）与科研文件材料配套的声像文件材料排架，按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。

 
第十五条  保管

 
保管按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

 
第十六条  鉴定

 
（一）由课题组和教务处，根据科研档案科学价值，进行价值鉴定。鉴定包括对研究课题档案整体鉴定和确定每个案卷的保管期限。

 
（二）对研究课题档案进行整体鉴定，以整套研究课题档案为单元，按课题的任务来源、意义、科技水平、经济和社会效益以及历史价值，划分重大、重要、一般三级。

 
属于重大级科研课题档案主要是指：国家和各部、委下达的重要研究项目，以及重要的国际合作项目的档案；获得国家级各类成果或部、省级二等科技成果以上奖(含二等奖)的项目档案；对自然现象(如天文、地震、药物、疾病等)的系统观测和资源、疾病等的调查，考察中积累的重要基础档案资料。

 
属于重要级科研课题档案主要有：国家各部门和省下达的较重要的研究项目，以及一般国际合作项目的档案；获得各部委、省级三等以下科技成果奖(含三等)的档案；属国家级、部级重大研究项目，因故中断研究，但在较长时间内具有较高查考应用价值的档案。

 
属一般级研究课题的档案主要是除上述二类以外的一般性研究项目或未取得成果的科研档案。

 
（三）确定具体案卷的保管期限，以每个案卷为单元，根据不同学科专业、不同类型科研工作的特点，确定卷内文件的保管期限。

 
（四）归档后鉴定工作按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

 
第十七条  毁销

 
按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条、《学校关于档案销毁的归档办法》执行。

 
第十八条  统计

 
 按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

 
第十九条  补充与修改

 
（一）教务处和课题组随时收集的科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向档案室归档，并根据获得成果奖情况，及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

 
（二）对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经教务处或课题组等有关主管负责人及相应厂家批准同意。未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。

 
（三）档案室对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

 
第五章  科研档案的开发利用

 
第二十条  借阅

 
按《高等学校档案部门业务建设规范》第11条执行。

 
第二十一条  咨询服务、报道交流

 
（一）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。

 
（二）根据科研工作需要和可能条件，选择若干重点研究课题，主动介绍有关档案材料，进行定题跟踪服务。

 
（三）了解与本单位有关的科技市场动态，积极为开拓技术市场提供服务。

 
（四）定期编制科研档案目录或内容摘要，在单位内部提供利用并有选择地进行外部交流。

 
（五）充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

 
第二十二条  努力开发利用科研档案，为提高本校教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。

 
第二十三条  根据科研和管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，如档案文摘，科技成果简报、论文汇集、专业数据、汇编专题资料等，为利用者服务。

 
第二十四条  注意收集、登记利用科研档案后取得的社会、经济效益、将实例汇集成内部材料。

 
第二十五条  严格执行国家和科技保密、专利等法规制度。

 
第二十六条  结合本单位管理工作现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行档案材料的检索、汇编等，提高开发利用档案的能力。 





  



 
17.   沈阳工学院产品生产与科技开发类档案管理办法

 
第一章  总则

 
第一条  为加强学校产品生产与科技开发类档案(以下简称产品档案)管理，为学校教学、科研提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校产品生产与科技开发类档案工作规范》以及《工业企业档案分类试行规则》等法律、法规、规章精神，制定本办法。

 
第二条  凡我校在设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属产品生产与科技开发档案。

 
第三条  我校产品档案可实行分级管理。学校有生产产品的单位均可依条件设立产品档案分室，各档案分室是校档案室的组成部分（分室），产品档案分室对全部产品档案实行集中统一管理。其余的产品档案由校档案室集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，方便开发利用。

 
第四条  产品档案工作是办好校办企业和实体的重要基础工作之一，也是衡量校办企业和实体管理水平重要内容，必须与计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作的同时，布置、检查、验收、总结产品档案工作。

 
第五条  努力实现产品档案的科学管理，逐步采用先进管理手段，开发档案信息资源，为学校建设服务。

 
第二章  归档范围的确定

 
第六条  确定的原则

 
（一）归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

 
（二）归档的产品生产与科技开发文件材料，必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程，保证完整、准确、系统。

 
（三）归档的产品生产与科技开发文件材料，必须遵循自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并且有成套性。

 
第七条  归档的主要内容和重点

 
（一）主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。具体范围见《沈阳工学院部门立卷归档制度》之附件2。

 
（二）重点是各经济实体的申办报告、审批材料，业务往来合同和产品设计、试制、生产、营销各阶段形成的不同载体、形成的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。

 
第八条  不归档的文件材料

 
（一）未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；

 
（二）重份文件和重份图纸；

 
（三）无查考价值和临时性、事务性文件；

 
（四）未定稿的计划、制度；

 
（五）未生效的合同、协议书。

 
第三章  立卷归档

 
第九条  校内各产品生产与科技开发单位，均为产品生产与科技开发档案的立卷部门，教务处为牵头单位。综合性材料归校档案室保管。

 
第十条  材料形成与积累

 
（一）开发单位接受任务后，应向管理和技术人员布置文件材料形成积累的任务，并指定专人负责整个过程(从设计到销售)中文件材料的形成积累工作。

 
（二）产品设计组人员按产品工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。

 
（三）责任部门与生产单位领导应了解文件材料的形成情况，督促、指导有关人员做好归档材料的积累工作。

 
（四）归档材料必须字迹工整、图像清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式，图纸签字手续完备。

 
（五）归档材料一般归档一份(原件)，重要和经常使用的可酌加副本。蓝图、底图应各存一份。

 
第十一条  整理组卷

 
（一）产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料整理组卷，技术管理负责人检查归档材料的完整、准确、系统情况，整理成卷后，送交产品档案分室或校档案室。

 
（二）根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律，将每个产品项目组成一卷或多卷，反映整个产品项目关键材料放在首卷，底图单独存放。

 
（三）若一个项目文件材料少时，应将文字材料在前、蓝图在后进行组卷，底图单独存放。

 
（四）与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目类中组卷。

 
（五）底图、蓝图的格式和编号，必须符合国家标准。配套图须附有目录。

 
（六）幅面大于卷盒的文件材料以及图纸，按4号图纸规格折叠。对透明底图应用缝纫机打边。

 
（七）卷内文件材料应按正件在前，附件在后排列。

 
（八）对组好卷的技术文件材料进行逐页编号，每卷页号从1开始，无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料，每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号戳记章，并逐项填写。

 
（九）填写卷内目录和备考表。卷内目录应放在卷内材料首页之上，备考表放在卷内材料尾页之后。

 
（十）对蓝图、底图等不装订的文件材料，要按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列。

 
（十一）产品技术负责人应填写归档说明书，归档说明书应放在产品项目内首卷卷内目录之前。

 
（十二）草拟案卷封面，标题应简明、准确。

 
（十三）产品技术负责人在归档前提出划定案卷保管期限和密级的意见，经有关领导同意后确定。

 
（十四）产品生产与科技开发文件材料采用案卷或卷盒两种方式保管。

 
（十五）和产品生产与科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机磁盘等特殊载体档案材料应分别组卷，专柜保管，档号应与有关文字材料卷一致。

 
第十二条  归档验收

 
（一）新产品在成型鉴定前，要对应归档的文件材料进行审查，相关领导同意后方可进行鉴定投产工作。

 
（二）在产品定型鉴定(或验收)后两个月内，应完成立卷归档任务。

 
（三）因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内完成立卷归档工作。

 
（四）产品技术负责人应认真填写档案移交目录一式二份。连同案卷一起清点，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份，以备查用。

 
（五）管理性材料，应在次年六月底前完成归档。

 
（六）产品档案分室每年三月底前向校档案室移交上年度案卷目录及有关统计报表。

 
第四章  产品档案的管理

 
第十三条  分类编号

 
（一）我校产品类档案分类号由一、二级类目代号组成。

 
（二）产品生产类档案档号组成为：年度号+产品生产与开发档案分类号+案卷号。

 
模式如下：

 


 

  
   

    

    

   

   

    

    
   

  
 

  
 


 
 

 
 

 
 
 
案卷号：按二级类目号

 
年  度：产品综合类档案用自然年度，产品项目类档案用项目完成年度。

 
第十四条  编目 

 
（一）档案室或分室应对产品档案编制目录，按档号先后顺序记录、登录。

 
（二）按照GB3792．5—85《档案著录规则》编制产品档案案卷级、文件级著录卡、作为手工检索或计算机采集使用。

 
（三）为了方便利用，应编制各种分类目录、系列产品专题目录。

 
（四）每卷档案脊背上填写档号，也可以另行贴上有档号的标签，标签下沿位置距离底边40毫米。

 
第十五条  排架

 
产品档案排架按档号顺序排列，并将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立摆放。

 
第十六条  保管

 
（一）保管产品档案的库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

 
（二）库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60％。

 
（三）库房柜架应编顺序号，应设有档案存放示意图。

 
（四）专兼职档案员应对档案的安全定期检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

 
第十七条  补充与修改

 
（一）已归档的技术文件材料需要更改时，必须填写更改通知单，经产品设计(研制)组负责人或有关主管楼的批准同意后，方可更改有关技术文件材料。

 
（二）对修改后的各种底图，应重新绘制蓝图，连同更改通知单一并归档。

 
（三）更改一般是谁设计谁更改，协作单位应会同主要设计单位进行更改，按协议，合同办事。更改必须履行审批手续，未经批准，任何人不得任意更改已归档的技术文件材料。

 
（四）对归档后补充的技术文件材料应及时整理编目，补充材料少可归入有关案卷内，材料多时应单独组卷编目。

 
第十八条  鉴定和销毁

 
（一）校档案室与各产品档案分室应根据保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

 
（二）在分管校长领导下，由档案部门与技术部门组成鉴定小组，采用，直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工、个人初鉴、集体审查，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准，方可存或毁。

 
（三）销毁档案时必须有两个监销，并在销毁清册上签字。

 
第十九条  统计

 
（一）校档案室与各产品档案分室要确定专人负责统计。

 
（二）建立健全产品档案统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁等数据，按省、市档案部门和校档案室的要求及时报送各种报表。

 
第五章  产品档案的开发利用

 
第二十条  借阅

 
（一）利用产品档案，均应按规定办理利用手续。

 
（二）利用者应在利用结束如实填写《档案利用效果登记表》留馆存查。

 
（三）对借出的档案，接触的申请部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况予以处理。

 
第二十一条  咨询服务，报道交流

 
（一）了解、掌握档案利用情况，积极为产品试制、生产提供档案服务。

 
（二）定期编制产品档案目录及摘要，编写各种参考资料，在单位内部提供利用。

 
第二十二条  严格执行国家保密、专利法等有关法律，确保生产档案的安全，维护科技人员的合法权益。

 
第二十三条  注意收集、登记利用产品档案后取得的经济效益和社会效益情况，并广泛宣传。

 
 





  



 
18.   沈阳工学院基本建设类档案管理办法

 
第一章  总则

 
第一条  为加强我校基建档案工作，充分发挥基建档案在学校建设中的作用，提高基建档案工作的质量和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规，制订本办法。

 
第二条  凡我校在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。

 
第三条  基建档案由档案室集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

 
第四条  基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

 
第二章  归档范围的确定

 
第五条  确定的原则

 
（一）归档材料须对学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。

 
（二）归档材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

 
（三）归档材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物一致并具有成套性。

 
第六条  归档的主要内容和重点

 
（一）主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产、基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体范围见《沈阳工学院部门立卷归档制度》之附件2。

 
（二）重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形成的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

 
第三章  立卷归档

 
第七条  校基建部门是我校基建文件材料的形成积累、汇总、立卷部门，要有一位处领导分管基建档案工作，并配备相应的专(兼)职档案人员，负责基建文件材料的形成，积累、立卷工作。

 
第八条  基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累文件材料任务。

 
第九条  基建项目承包给一个或几个单位分别承包的，由校基建部门负责向各承包单位收集、整理所承包工程的基建文件材料并汇总、整理。各承包单位未按要求向校基建部门提交所需归档材料的，应扣、罚承包单位一定比例的工程款。

 
第十条  基建部门领导应随时了解大型基建项目主要的工程进度，督促、指导专(兼)职档案人员及工程技术人员做好基建项目文件材料的积累工作。

 
第十一条  校基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征，要认真把好文件材料形成的质量关。

 
第十二条  基建文件材料在使用中不允许随便更改，如有更改须填写变更通知单，并履行批准手续。

 
第十三条  归档文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。

 
第十四条  归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。归档的蓝图、规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

 
第十五条  工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录，交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

 
第十六条  校基建部门要定期检查、绘制学校的总平面图以及水、电、气通过等管网图。

 
第十七条  校基建部门专(兼)职档案员应按下述要求，认真做好案卷的整理组卷工作。

 
（一）基建项目结束(含阶段完成、最终完成)后，应立即着手进行该项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

 
（二）根据基建文件材料的形成规律，对基建文件的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目的首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

 
（三）文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。

 
（四）拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。

 
（五）基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式拆叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

 
（六）无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单位，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

 
（七）填写卷内目录和备考表。备考表中应注明基建项目申报时的名称与交付使用后的名称对照。

 
（八）确定保管期限。

 
（九）草拟案卷封面各栏目，经档案室审查后填写案卷封面。

 
（十）工程技术人员或基建部门人员填写归档说明，经基建部门领导审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

 
第十八条  归档验收

 
（一）基建项目在验收前，校基建部门应对准备归档的基建文件材料进行预验收，否则，材料不全或不符合要求，不能组织工程竣工验收。

 
（二）基建项目在验收后两个月内正式归档，校基建部门在向上级城建档案室归档的同时，应向校档案室归档。原件只有一份时，可用复制件代替，但须加盖校基建部门印章。档案室对校基建部门移交的档案要认真进行审查、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。

 
（三）填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案室清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。

 
第四章  基建档案的管理

 
第十九条  档案室负责接收校基建部门送交的基建档案并进行移交后的管理。

 
第二十条  我校基建类档案的分类号由一、二级类目代号组成。

 
第二十一条  基建类档案号组成为：年度号+基建档案分类号+案卷号

 
模式如下：

 


 

  
   

    

    

   

   

    

    
   

  
 

  
 


 
 

 
 

 
 
 
案卷号按二级类目流水编制，综合管理用自然年度，项目按竣工年度。

 
第二十二条  编目

 
（一）在案卷脊背上填写档号。

 
（二）按档号先后顺序，登录案卷目录。

 
（三）按照GB3972.5—85《档案著录规则》标准，编制案卷级、文件级基建档案著录卡，作为手工检索和计算机采集使用。为方便查阅，还要编制专题目录和分类目录作为检索工具。

 
第二十三条  与文件材料相配套的特殊载体的基建档案，按《声像载体档案工作规范》的有关条款处理。

 
第二十四条  档案的鉴定、销毁、统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第9、10条执行。

 
第二十五条  档案补充与修改

 
（一）在改建、维修中所产生的新的基建文件材料，校基建部门应随时整理补充归档。

 
（二）对已归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，经校基建部门分管负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。

 
（三）档案室对已补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内目录，归档材料较多的，可单独组卷、编目。

 
第五章  基建档案开发与利用

 
第二十六条  档案室要编制基建档案内容摘要以及各种检索卡片，目录等，在单位内部提供利用。

 
第二十七条  充分发挥基建档案资料的法律凭证作用，为保护房地产等权益提供凭证。

 
第二十八条  注意收集、登记利用基建档案取得的社会、经济效益。

 
19.   沈阳工学院仪器设备类档案管理办法

 
第一章  总  则

 
第一条  为加强仪器设备类档案建设(以下简称设备档案)工作，发挥其在教学、科研及实验室建设等工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《高等学校档案管理办法》以及有关法律、法规，特制定本办法。

 
第二条  属学校固定资产的仪器、设备，在购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。

 
第三条  设备档案必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，并确保设备档案完整、准确、系统和安全。

 
第四条  设备档案是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节，设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，要作为学校设备管理部门的职责之一。

 
第五条  要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的管理手段，大力开发档案信息资源，为学校建设事业服务。

 
第二章  归档范围的确定

 
第六条  确定的原则

 
（一）归档的仪器设备在申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用、

 
（二）归档材料必须反映设备管理和仪器设备从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

 
（三）归档材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

 
（四）作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均在归档范围之内。

 
第七条  归档的主要内容和重点

 
（一）仪器设备项目归档的主要内容包括综合管理、依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修，随机图样等六个方面，具体范围见《沈阳工学院部门立卷归档制度》之附件2。

 
（二）归档的重点是仪器设备项目(特别是价值5万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

 
（三）本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。

 
第三章  立卷归档

 
第八条  资产财务处是我校设备文件材料的形成积累、汇总、立卷归档部门，资产财务处必须安排专(兼)职档案员管理本校设备文件材料、学校设备计划、采购供应各环节，使用部门也应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作，并做好归档管理。

 
第九条  设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交资产财务处。

 
第十条  重大设备开箱验收时，资产财务处或设备使用部门应联合参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并暂缓结算，待设备厂家补齐文件后，方可办理相应手续。

 
第十一条  学校设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。

 
第十二条  设备文件材料，必须用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔、铅笔等。要求字迹工整，图样清晰。

 
第十三条  设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

 
第十四条  根据部门立卷归档原则，设备验收完成和进口设备索赔期满后，设备计划、采购或使用部门的专（兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

 
第十五条  根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每项没备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

 
第十六条  将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

 
第十七条  设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。

 
第十八条  立卷、归档的方法参见《沈阳工学院部门立卷归档制度》之归档流程办理。

 
第十九条  确定保管期限，对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为30年保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，因其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。

 
第二十条  设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。

 
第二十一条  归档验收

 
（一）资产财务处的专(兼)职档案员，填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送资产财务处处长审查，再向档案室归档。归档时双方签字，各持一份备查。

 
（二）设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月立卷，引进设备为索赔期满后二个月立卷，在次年4月30日（五一节前）归档。

 
（三）我校仪器设备档案暂由资产财务处建室保管，需要移交时，依本条1项规定办理。

 
第四章  设备档案的管理

 
第二十二条  我校资产财务处负责接收各院、系、部、处等单位送交的仪器设备档案，并管理。

 
第二十三条  按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我校仪器设备类档案的分类由一、二级类目代号组成。

 
第二十四条  按单项设备设置二级类目，即有若干个设备设置若干个二级类目。

 
第二十五条  仪器设备类档案档号组成为：年度号+设备档案分类号+案卷号。

 
模式如下：

 


 

  
   

    

    

   

   

    

    
   

  
 

  
 


 
 

 
 

 
 
 
案卷号按二级类目流水编制。年度用仪器设备购置的年度。

 
第二十六条  资产财务处在学校档案室指导下，对已接收的案卷，要认真搞好编目。

 
（一）案卷的脊背档案栏处书写档号。

 
（二）按分类原则编制仪器设备档案案卷目录。

 
（三）依据GB3792．5—85《档案著录规则》编制设备档案案卷级、文件级著录卡，作为手工检索和计算机采集使用。将著录数据及时存贮到计算机中，用计算机进行管理。

 
第二十七条  同一种类相同型号的设备，建档时，只需一套完整资料即可，同时，在备考表内注明相同设备所使用的用户。

 
第二十八条  仪器设备类档案按年度——二级类目横向排列；并将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。

 
第二十九条  档案的保管要求、鉴定、销毁、统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第九条、第十条执行。

 
第三十条  仪器设备档案室应健全档案的借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量等事项，并作好借阅，利用效果的登记。

 
 





  



 
20.   沈阳工学院出版类档案管理办法

 
第一章  总  则

 
第一条  为加强我院出版类档案管理工作，充分发挥其在学校各项工作中的作用，提高出版类档案的质量和科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》、国家出版局、国家档案局《出版社书稿档案工作规定》、国家教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规精神，制订本办法。

 
第二条  凡我校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版档案。

 
第三条  出版档案由我校档案室集中统一管理，并确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。

 
第四条  出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入各单位负责人和负责编辑、出版印制人员的岗位责任。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

 
第五条  学校出版部门及出有刊物的各单位，应明确一名分管档案工作的负责人，并确定适当的兼职档案人员，认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

 
第二章  归档范围的确定

 
第六条  确定的原则

 
（一）编辑出版管理和出版活动中形成的归档文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

 
（二）归档材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

 
（三）归档材料必须遵循自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

 
第七条  归档的主要内容和重点

 
（一）主要内容包括综合管理，出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见《沈阳工学院部门立卷归档制度》之附件2。

 
（二）重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

 
第三章  立卷归档

 
第八条  学校报刊出版部门均为出版档案的立卷单位，校办公室为牵头责任部门。

 
第九条  出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确，及时进行补救。

 
第十条  出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放人案卷内，拟出标题，经校办公室主任审查后，编好卷内目录，连同原稿(根据《出版社书稿档案工作规定》中第三条规定，原稿根据其历史参考价值，由编务部门或人员处理退留。凡决定留存的原稿，在出书后随书稿档案一起归档，清样、样书(均须写入目录内)放入袋内。

 
第十一条  出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。

 
第十二条  跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。

 
第十三条  出版档案内的原稿、清样，均须除去金属物，修补破损处，用线装订。

 
第十四条  卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。

 
第十五条  卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号，不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号戳记，并逐项填写。

 
第十六条  卷内目录及卷末备考表应逐项认真填写。

 
第十七条  出版档案案卷标题以书籍著(译)者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。

 
第十八条  归档验收

 
（一）出版物出版后一个月内，出版部门的兼职档案员向档案室归档。

 
（二）校报兼职档案员应在次年六月底前，将上年应归档的校报向档案室移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。

 
第四章  出版物档案的管理

 
第十九条  我校出版类档案的分类由一、二级类目代号组成。

 
第二十条  出版类档案档号组成为：年度号+出版档案分类号十案卷号

 
模式如下：

 


 

  
   

    

    

   

   

    

    
   

  
 

  
 


 
 

 
 

 
 
 
案卷号按二级类目流水编制。年度用出版物的出版年度。

 
第二十一条  档案室对已接收的案卷，要认真搞好编目。

 
（一）在案卷脊背上填写档号。

 
（二）以案卷为单位登录目录，按档号先后次序填写。

 
（三）按出版物类型登录分类目录和专题目录。

 
（四）按照GB3792．5—85《档案著录规则》，编制图书、校样保管、案卷级、文件级出版档案著录卡，作为手工检索和计算机采集使用。

 
（五）将编制的各种出版物档案数据输入计算机数据库。

 
第二十二条  妥善保管

 
（一）案卷入库必须做到物、帐、卡相符，然后按档号顺序排放。

 
（二）技术要求，按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条规定执行。

 
第二十三条  鉴定和销毁

 
（一）根据出版物的历史价值、科学价值和使用价值，保管期限分永久、30年、短期三种：到期经过鉴定，根据价值和需要，也可以对保管期限进行适当调整。

 
（二）鉴定、销毁程序、手续，均按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

 
第二十四条  要认真做好档案的统计工作，按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

 
第五章  出版档案的开发利用

 
第二十五条  开放查阅、借用。手续均按《高等学校档案部门业务建设规范》第 11条，国家档案局、国家科委《开放利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行。

 
第二十六条  出版档案在一定时期内须保密或控制使用的部分，特别是专家审稿意见，应经过领导或出版、编辑部门负责人批准同意方可利用。

 
第二十七条  定期编制出版档案汇编或内容摘要，在学校内部提供利用，并有选择地进行外部交流。

 
 





  



 
21.   沈阳工学院外事类档案管理办法

 
第一章  总  则

 
第一条  为加强我校外事类档案收集、立卷与管理工作，充分发挥外事档案在学校各项管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》以及《高等学校档案工作规范》的有关政策、法规精神，制定本办法。

 
第二条  凡我校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

 
第三条  外事档案由我校档案室集中统一管理，并保证其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

 
第四条  外事档案是外事管理工作的重要组成部分，是衡量学校外事管理工作水平的重要标志之一，外事档案工作必须纳入学校外事管理工作计划、管理制度之中，落实到学校国际合作处及其他有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

 
第五条  学校办公室及外事活动较多的部门要有一位领导分管外事档案工作，确定专(兼)职档案人员，负责收集、积累、管理本校或部门的外事档案材料，按期向校档案室移交。

 
第六条  依据学校投入，逐步实现外事档案管理的现代化水平。

 
第二章  归档范围的确定

 
第七条  确定的原则

 
（一）归档的外事文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

 
（二）归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

 
（三）归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

 
第八条  归档的主要内容和重点

 
（一）主要内容包括综合管理，出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见《沈阳工学院部门立卷归档制度》之附件2。

 
（二）重点是重大涉外和国际合作项目、互派留学生活动中形成的不同载体的文件材料。

 
（三）本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜30年保存的可存影印文件和清单。

 
第三章  立卷归档

 
第九条  材料形成与积累

 
（一）学校办公室是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料归口部门，在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷，按规定向学校档案室移交。

 
（二）归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写、字迹工整、图样清晰。

 
（三）外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

 
第十条  凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将国 (境)外各项活动中形成的材料交给校办公室进行验收后，出具证明，资产财务处方可准予核销约定的费用。

 
第十一条  整理组卷

 
（一）根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

 
（二）对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。

 
（三）拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。

 
（四）外事文件材料，采用卷皮或卷盒(袋)方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷，也可以每件文件用缝纫机装订后装盒保管。

 
（五）幅面大于卷皮或卷盒(袋)的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。

 
（六）以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始编制，页号位置标在非装订线一侧下角。

 
以盒(袋)装形式保管的外事文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记逐项填写。

 
（七）填写卷内目录。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

 
每个案卷组成以后，都要填写备考表，写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。

 
（八）校办公室要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经领导审核后确定。

 
第十二条  归档验收

 
（一）由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷的卷内目录之前。

 
（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期补正。

 
（三）移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。

 
（四）外事档案在次年4月底前归档。

 
第四章  外事档案的管理

 
第十三条  档案室负责接收、管理校办公室送交的外事档案。

 
第十四条  我院外事类档案的分类由一、二级类目代号组成。

 
第十五条  外事类档案档号组成为：年度号+外事档案分类号+案卷号。

 
模式如下：

 


 

  
   

    

    

   

   

    

    
   

  
 

  
 


 
 

 
 

 
 
 
案卷号按二级类目流水编制，年度按自然年度，互派的留学生按入学的年度(“级”)。

 
第十六条  编目

 
（一）在案卷脊背档号栏处填写档号。

 
（二）编写外事档案目录，按档案归档时间先后顺序，以案卷为对象填写。

 
（三）按照GB3792．5—85《档案著录规则》编制外事档案案卷级、文件级著录卡、作为手工检索和计算机采集使用。

 
（四）认真登记外事档案专题目录、分类目录。

 
第十七条  保管

 
（一）按档号顺序排架。

 
（二）按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条要求进行保管。

 
第十八条  鉴定、销毁和统计。

 
按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

 
第五章  外事档案开发与利用

 
第十九条  开发利用外事档案，积极为学校建设和社会服务。

 
第二十条  档案的借阅按《高等学校档案部门业务建设规范》第11条执行。

 
第二十一条  咨询服务

 
（一）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。

 
（二）了解和掌握本单位外事活动状态，创造条件，应用计算机进行外事档案的检索，提高开发利用外事档案的能力。

 
 





  



 
22.   沈阳工学院财会类档案管理办法

 
第一章  总  则

 
第一条  为加强我校财会档案管理工作，充分发挥财会档案在学校建设中的作用，提高财会档案工作的质量和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、财政部、国家档案局《会计档案管理办法》、国家教育部《高等学校档案管理办法》以及《中华人民共和国会计法》等法律、法规、规章，特制定本办法。

 
第二条  凡我校在财务管理和财务活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐薄、报表等材料，均属财会档案。

 
第三条  根据财会档案的特点和我校的实际情况，财务档案暂由资产资产财务处集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

 
第四条  财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

 
第五条  校资产财务处要有一位负责人分管财会档案工作，并配备相应的兼职档案人员，负责财会文件材料的形成、积累、归档工作。

 
第二章  归档范围的确定

 
第六条  确定的原则

 
（一）归档的财务管理和活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

 
（二）归档的材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。

 
（三）归档的材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。

 
第七条  归档的主要内容和重点

 
（一）主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面。具体范围见《沈阳工学院部门立卷归档制度》之附件2。

 
（二）归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有30年保存价值的文件材料。

 
第三章  立卷归档

 
第八条  校资产财务处为财会档案立卷部门并按时归档。

 
第九条  资产财务处在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。

 
第十条  财务工作负责人应了解会计业务、监督、指导、检查财会档案立卷工作。

 
第十一条  遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限整理组卷。

 
第十二条  依照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

 
第十三条  财会档案立卷组卷按《沈阳工学院部门立卷归档制度》之归档流程办理。

 
第十四条  案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

 
第十五条  卷内目录表应用于永久、30年保管的案卷，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。

 
第十六条  对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，保管到结清债权、债务时为止。

 
第十七条  备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需说明的情况。

 
第十八条  归档验收

 
（一）当年产生的会计材料，应于次年第一季度内整理组卷完毕。

 
（二）财会立卷形成的档案，应完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写符合要求。不符合要求的不得归档，按要求限期改正后归档。

 
第四章  财会档案的管理

 
第十九条  根据我校实际，财会档案由资产财务处建室管理。

 
第二十条  我校财会类档案分类由一、二级类目代号组成。

 
第二十一条  财会类档案号组成为：年度号+财会档案分类号+案卷号

 
模式如下：

 


 

  
   

    

    

   

   

    

    
   

  
 

  
 


 
 

 
 

 
 
 
案卷号二级类目流水编制。类目下面依内容集中顺序排列。凭证、报表按年月序，帐薄按总帐、分类帐、明细帐序。

 
第二十二条  按照GB3792.5—85《档案著录规则》编制案卷级、文件级档案著录卡，作为手工检索和计算机采集使用。为方便利用，应编制专题目录和分类目录作为检索工具。

 
第二十三条  每个案卷脊背应贴上有财会档案档号的标签，其位置距离底边40毫米。

 
第二十四条  保管

 
（一）案卷入库时，应全面检查帐、物、卡是否相符，然后按档号排列。

 
（二）库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

 
（三）库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60％。

 
（四）财会档案应纳入学校自动化管理系统，使用计算机管理。

 
（五）案卷入库应按档号顺序排放，库房柜架应编制顺序号，档案室应有档案存放标志图、示意图。

 
（六）要定期对档案的安全进行检查，记录在案，发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

 
第二十五条  鉴定和销毁

 
（一）根据《高等学校档案工作规范》和《会计档案保管期限表》的规定，对已满期限财会档案进行鉴定。

 
（二）资产财务处与校档案室组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册，经分管校领导批准后报所属上级财务部门同意后，方可销毁。

 
（三）销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

 
（四）鉴定结束写出鉴定工作总结，内容包括：小组成员名单，工作概况，鉴定范围作法及财会档案保管期限调整，销毁档案数量。销毁清册一式三份，一份经主管领导审查批准后归档，一份送上级主管部门备案，一份留财会部门存查。

 
（五）过期档案销毁后，及时调整档案柜架，并在相应的存放地点、检索工具中注明。

 
第二十六条  财会档案的统计

 
（一）财会档案要确定专人负责统计。

 
（二）建立健全统计台帐，掌握财会档案的收进、整理、利用、移出、销毁和各种情况数据，按省、市档案部门及校档案室、主管部门的要求及时报送各种报表。

 
（三）按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

 
（四）对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。

 
第五章  档案的开发利用

 
第二十七条  财会档案应逐步采用先进的管理技术手段，将所编制的财会档案数据贮入计算机中。开发档案信息资源，为学校进行会计监督、分析、决策和制定学校发展计划服务。

 
第二十八条  要编制各种形式的参考资料，如数据汇编等，建立检索工具，为利用者提供方便。

 
第二十九条  建立利用档案效果登记制度，注意收集、登记利用档案后取得的社会效益和经济效益。





  



 
23.    沈阳工学院人事档案管理办法

 
第一章  总  则

 
第一条  为加强人事档案管理工作，提高科学管理水平，有效保护和利用档案，更好地为组织、人事及其它各项管理工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》的有关规定，制定本管理办法。

 
第二条  人事档案是学校职能部门在组织、人事管理等各项工作中直接形成的、记载个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、学习成绩、工作实绩等内容的文件材料，是考察了解和正确选拔使用干部、教师的重要依据。

 
第三条  人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成  部分。是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。

 
第四条  在人事档案管理中，必须贯彻执行党和国家有关档案法规和制度，严密保管，确保人事档案的完整与安全。

 
第二章  体制、机构和职责

 
第五条  我校专业技术人员、管理人员和工勤人员的人事档案均由校办公室（人事档案室）集中统一管理。

 
第六条  学校要为人事档案室配备政治、业务素质较高的专职档案干部负责人事档案的管理工作，并为科学管理档案提供必要的设备设施。

 
第七条  校办公室（人事档案管理）的职责：

 
（一）收集、鉴别和整理全校各类人员档案材料；

 
（二）保管人事档案，为学校、为国家积累档案史料；

 
（三）办理人事档案的查阅、借阅和转递（接转）；

 
（四）为有关部门提供所需人员的人事档案信息；

 
（五）做好人事档案的安全、保密、保护工作；

 
（六）调查研究、总结交流人事档案管理工作情况，制定相应规章制度，搞好人事档案的业务建设工作；

 
（七）积极创造条件，逐步实现人事档案管理现代化；

 
（八）完成档案主管部门和校领导交办的其它工作。

 
第三章  档案内容与分类

 
第八条  人事档案能历史、全面的反映我校各类人员情况。其内容及分类如下：

 
第一类  履历材料；

 
第二类  自传材料；

 
第三类  鉴定、考核、考察材料；

 
第四类  学历和评聘专业技术职务材料(含学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料)；

 
第五类  政治历史情况的审查材料(含甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料)；

 
第六类  参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

 
第七类  奖励材料；

 
第八类  处分材料(含甄别、复查材料，免于处理的处理意见)；

 
第九类  录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表大会代表登记表等材料；

 
第十类  其它可供组织上参考的材料。

 
第四章  管理范围

 
第九条  现职校级领导档案由上级主管单位组织部或相应组织机构负责保管；任职期满后，同沈阳理工大学在编人员一并列入理工大学档案室人事档案室保管；校领导任职期间，为有利于本校工作，可建档案副本，校办公室（人事档案室）保管。

 
第十条  人事档案室专职档案干部及其在校内工作的直系亲属的档案，采取回避制度，另设专人保管。

 
第十一条  “第九条”、“第十条”以外的其他各类人员的人事档案(教师、干部、工人、离退职、死亡人员)均由校办公室（人事档案室）统一保管。

 
第十二条  教师、职工辞职、退职、自动离职或被辞退、被开除后，学校不再保管其档案。特殊人员的档案，校档案室可代为保管，经财务及档案主管领导批准，视其保管期限，收取保管费。

 
第五章  档案材料的收集、鉴别与归档

 
第十三条  为使人事档案能够适应人事、干部工作的需要，校办公室（干部人事管理部门）应该及时、主动送交于部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部、职工德、能、勤、绩的材料。各基层单位形成的材料须进入个人档案时，要通过主管部门审核后，干部人事主管领导批准方可存入。

 
第十四条  对收集的材料，必须进行认真鉴别，属于归档的材料，应真实、完整、齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查或本人签字的，盖章签字后方能归档。

 
第十五条  不在规定归档范围的材料，不得擅自归档。凡需销毁的材料，必须详细登记，由档案室会同校办公室共同商定，并报请校领导审查批准后方可处理。

 
第十六条  凡新参加工作或新调入我校的教职工，报到时均应填写“员工登记表”，并由办公室将“员工登记表”连同本人档案一并放入校办公室（人事档案室）。

 
第十七条  教职工如有死亡或其他意外事件(如失踪等)发生，所在单位务必将事件经过、时间、地点等情况如实详细写清，经组织或人事部门（校办公室）核准签字盖章后归入本人档案。教职工的死亡讣告，在丧事处理完毕后，由丧事承办单位负责送交人事档案室归档。

 
第十八条  凡应归档保存的材料，档案室应按国家档案部门及干部管理规定，按性质进行分类，并按要求装订成卷，编写档号，入库保管。整理中如发现缺少必备材料(如入团、入党材料，履历表和自传等)，应负责查找或经组织、人事部门同意，让本人重写；对纸张破烂、字迹模糊不清或用纸不一、长短不齐不便装订的，应采取补救措施，保证案卷规范化。

 
第十九条  归档材料，须统一使用十六开规格的办公用纸或A4纸，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。归档材料一律为材料原件。

 
第六章  档案的保管与保护

 
第二十条  科学、严密的保管人事档案。

 
（一）办公室要对全校教职工必须进行登记、编号，并依据一定的原则，编制档案清册。

 
（二）建立健全人事档案管理制度和岗位责任制，严防错装、错放、错借、错转等现象发生。

 
（三）应建立登记和统计制度，每年年底全面检查核对一次档案，核对各类人员增减情况，发现问题及时解决。

 
（四）人事档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。

 
（五）档案室要防火、防潮，配置铁质档案柜，库房面积每千卷需20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。

 
（六）库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等安全措施应经常检查，保持库房清洁和库内适宜温、湿度(要求：温度14℃一24℃，相对湿度45～65％)；检查情况做好记载。 

 
（七）研究和改进档案的管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。

 
第二十一条  严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊，要视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

 
第七章  档案提供利用 

 
第二十二条  因工作需要查阅或借用人事档案时，需办理有关借阅手续。校外单位来馆借阅人事档案时，须持本单位组织(或人事)等部门出具的介绍信，并经校办公室或其他相关职能部门主要负责人签署意见后，方能提供查阅。

 
第二十三条  查阅档案一般在人事档案室查阅，档案一般不外借。如确因工作需要，必须借出使用时，校内单位阅查，须由借阅单位主要负责人签署意见；校外单位阅查，须由校内接待单位派人向校办公室（人事档案室）借出，并由接待单位负责催还；严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

 
第二十四条  凡查阅干部档案，利用单位应派中共党员干部到人事档案室查阅；非党人员不能查阅党员档案；群众不能借阅档案，下级人员借阅上级人员档案时，必须由利用单位主要领导出示手续；任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

 
第二十五条  校办公室（人事档案室）应制定查阅注意事项。查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者要视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《档案法》处理。

 
第二十六条  借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示主管校领导审查批准后才能复制(拍摄)。

 
第八章  档案接收与转递

 
第二十七条  我校教职工档案的接收和转递，由校办公室（人事档案室）承办和处理；新调入我校的教职工，在办理完有关手续后，应将个人档案同时上交校办公室（人事档案室）。

 
第二十八条  校办公室（人事档案室）在接收新档案材料后，应按档案目录逐件(份)进行清点，核对无误后，办理登记、编号、归档入库。

 
第二十九条  校内各单位对拟调出的教职工，应在其离校前，将散存的属于应归档转出的材料经审核后及时送交校办公室（人事档案室），以便随档转出。转递档案应遵守下列规定：

 
（一）应通过机要转递或派人送取，不准本人自带。

 
（二）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。

 
（三）转递档案必须按规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。

 
（四）档案转出后，应随时登记上册；并及时催要回执，以防丢失。

 
（五）要严格执行转递制度，避免产生“无头档案”，对已出现的“无头档案”应认真查转。对确属查不到人员下落的档案，应另造册，予以登记，妥善保管。

 
第九章  组织领导和队伍建设

 
第三十条  校办公室（人事档案室）应加强对人事档案工作的领导，及时研究工作中出现的问题，采取有效措施，不断加以改进，提高管理水平。

 
第三十一条  学校应为人事档案室选调政治上可靠、作风正派，责任心强，具有较高文化素质的中共党员从事人事档案管理工作，要关心他(她)们的工作和生活，要妥善解决他(她)们的职级待遇，保持队伍相对稳定。

 
第三十二条  人事档案干部在人事档案建设和管理工作中必须认真履行《人事档案员岗位职责》的有关要求，自觉提高业务水平和工作能力，为学校人力资源建设做贡献。

 
 

 
 

 
 





  



 
24.   人事档案查（借）阅制度

 
一、人事档案应由专门人事档案工作人员负责办理相关事宜，任何个人不得查阅本人及亲属、主要社会关系人员的档案。

 
二、单位或个人查阅教职工人事档案，凭本人有效身份证件或《人事档案查(借)阅审批表》办理，《审批表》自查档签批之日起五个工作日内办理有效，表中各相关栏目须认真填写齐全，审批表中未提及的项目不予提供。 

 
1、本校教职工复印家庭主要成员情况、计划生育表、成绩单，凭个人有效身份证件向档案室提出申请，由档案室人事档案管理人员查档提供；公证处人员凭有效证件和介绍信查阅教职工家庭主要成员情况等相关信息。

 
2、本校教职工因姓名、年龄、工龄、职称、任免、出国等有关事宜需查阅人事档案，凭《人事档案查(借)阅审批表》，由教职工所在单位和人力资源部负责人审核同意后，经主管校领导签字同意，由人力资源部主办人员（须为中共党员）进行查档认定；

 
3、因人事任免等工作需要查阅教职工人事档案，须经人力资源部审核同意后，经校长或党委书记签字，由负责此项工作的主办人员（须为中共党员）前来查阅；

 
4、因纪检监察信息等工作需要查阅教职工人事档案，须经纪委书记审核同意后，经校长或党委书记签字，由负责此项工作主办人员（须为中共党员）前来查阅；

 
5、外调政审材料，须经党政工作部授权，由调查对象所在的基层党组织凭外调函到档案馆办理；

 
6、编写党史、军史、革命史、地方志和撰写人物传记等，一般不予查阅干部人事档案，可直接采访干部本人。如因该干部已经逝世或失忆，因病不能口诉、书写等情况需要查阅人事档案，须经人力资源部审批，且由我校负责此项工作的主办人员（须为中共党员）前来查阅。查阅有关干部本人历史问题的审查材料和复查材料及自传部分的材料须经党政工作部审批同意。

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
干部档案查（借）阅审批表

 
 

 

  
   

    
调阅时间

    
 

   

   

    
       内容
项目

    
姓 名

    
单  位

    
职 务

    
政治面貌

   

   

    
查（借）档人员

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
查（借）档目的

    
 

   

   

    
查（借）
人事档案对象

    
序号

    
工资号

    
姓  名

    
是否借出

    
借出时间

    
归还时间

   

   

    
1

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
2

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
3

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
4

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
5

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
6

    
 

    
 

    
 

    
 

    
 

   

   

    
查（借）档内容

    
内容：
 

   

   

    
是否复印

    
 

    
复印页数

    
 

   

   

    
复印明细：

   

   

    
查档人所在单位负责人签字

    
 
                                                                                         （公章）

   

   

    
主管校领签字

    
 
                                                  

   

   

    
党委书记签字

    
 

   

   

    
校 长签字

    
 

   

   

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

   

  
 





  



 
25. 沈阳工学院学生档案管理办法

 
第一章 总则
      第一条 为了贯彻落实教育部《普通高等学校档案管理办法》，做好我校学生档案管理工作，促使我校学生档案管理工作规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合我校实际，特制定本办法。     
      第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

 
    第三条 学生档案管理工作是高校档案工作的重要组成部分。为确保学生档案的完整、准确、系统、安全，学校学生档案实行各学院、相关职能部门归档、组卷，档案室集中管理、转递的管理体制。   
 第二章 管理职责
      第四条  各学院和党政工作部、教学管理部、学生工作部等有关职能部门是学生档案材料的形成部门。各学院主管学生工作副院长为学生档案分管领导，辅导员负责所分管学生的档案材料的收集、整理、归档、组卷、装档工作。

 
    第五条  档案室配备专职人员负责学生档案管理工作。

 
第六条  档案室学生档案管理工作职责： 
      （一）接收学生档案材料，做好学生档案的安全、保密、保管工作；

 
（二）业务指导各学院和相关职能部门对形成的在校期间学生档案材料的鉴别、整理、归档、组卷、装档工作；

 
（三）做好学生档案业务培训工作； 

 
   （四）办理学生档案的查阅、借阅； 
     （五）办理学生档案的转递； 
     （六）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；    

 
   （七）办理其它有关学生档案事项。
 第三章 归档范围

 
第七条 归档的学生档案，必须真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。 
      第八条 本科生档案的归档范围： 
      （一） 高中档案：高中毕业生登记表、高中学籍材料、高考报考材料、体检表、党团组织关系等；

 
（二） 入学材料：新生入学登记表、新生入学报到证、新生体检表等； 

 
（三） 毕业材料：高等学校毕业生登记表、诚信档案、学生成绩单、授位决定书、毕业生就业报到通知书及毕业体格检查表（自愿）；
      （四） 党团材料：加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料； 
      （五） 奖励材料（学生在校期间因表现突出获得的院级、校级及校级以上等奖励材料，包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干、优秀毕业生、专项奖学金等审批表）； 
      （六）处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等）；
      （七）服兵役期间形成的档案材料； 
      （八）出国留学材料；

 
（九）学籍异动材料（休学、复学、退学、转学、参军、出国、延长学习年限等）；

 
（十）选调生登记表和审批材料；

 
（十一）有工作经历的个人人事档案材料。

 
第四章 收集与管理

 
第九条  学生档案材料归档要求：

 
 （一）档案材料必须是办理完毕的、完整的、真实的、手续齐备的、对象明确的，凡规定由组织审查盖章的，须盖印章；凡要同本人见面的材料，一般应有本人的签字；

 
 （二）学生档案信息记载要准确、规范。填写学生履历等各种表格时，姓名、出生年月应一致，且学生姓名与身份证、毕业证、学位证、毕业生就业报到通知书的姓名应一致，不能写同音字，曾用名要书写；反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚；

 
 （三）档案文字须是正式打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写；不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写；

 
 （四）不得用复印件代替原件存档；原件丢失需要用复印件代替，需加盖承办部门负责人签字、补办时间及公章方可等同原件归档。

 
（五）归档材料不符合归档要求，档案室有权退回，由送交单位按要求重新组织办理。  

 
第十条  新生入学档案（参见第八条），由各学院统一接收、汇总、整理后，按专业、班级、学号登记造册（附电子版、纸质版），在新生入学2个月内，按照通知时间，移交档案室。档案交接时，交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。

 
第十一条  在校期间形成的学生档案材料，由各学院按专业、班级、学号收集整理、归档、组卷。按照装档时间通知，统一装档。归档的材料按照“第九条”要求认真鉴别，不属于规定归档的材料，可视情况分别处理，凡不应归档的退还形成材料的单位处理。

 
第十二条  学生学籍发生变更时，教务处应在20个工作日内将学生学籍变更通知送交档案室。

 
第十三条  因病休学学生、参军入伍学生的档案应作非在校学生档案妥善保存。复学后，由相关学院负责人或辅导员老师及时将其档案按所在班级重新归入移交在校生档案。
      第十四条  退学的学生档案，按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。
      第十五条  学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由档案室保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。 
      第十六条  毕业遗留、出国不归等学生档案，与学校已无隶属关系，档案室原则上不予托管其档案，其档案应存放在县级以上人力资源和社会保障局。
 第五章 保管与保护
      第十七条 按照安全保密和便于查找的原则，学校对学生档案进行严密、科学地保管。 
      （一）学生档案配有专门的库房，用密集架存放，有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等安全设施，并定期检查。
      （二）保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。
      （三）建立学生档案登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。
 第六章 档案利用

 
第十八条 因工作需要利用学生档案，须遵守下列规定： 
      （一）任何个人不得查阅本人及其亲属的全部档案材料；

 
（二） 各学院或有关职能部门因工作需要查阅学生档案，填写《档案查（借）阅登记表》，写明查阅内容、目的，经所在学院分管学生工作的负责人、辅导员或职能部门负责人、调阅人签字，加盖公章后，方可查阅；

 
（三）外单位因公政审查阅本校学生档案，凭单位介绍信，出具有关身份证明，填写《档案查（借）阅登记表》，写明查阅内容、目的，经所在学院分管学生工作的负责人、辅导员或职能部门负责人、调阅人签字，加盖公章后，方可查阅。

 
（四）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况，依法严肃处理。

 
（五）考取军校、士兵等需要提前调出团关系等材料的学生，凭部队等用人单位调档函，填写《档案查（借）阅登记表》，经所在学院分管学生工作的负责人、辅导员签字，加盖公章后，办理借出。

 
（六）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经所在学院学生工作负责人或有关职能部门负责人、主管学生工作校领导签字批准后，方可出馆。

 
第七章 档案转递

 
第十九条  档案室负责学生档案转递工作，应遵守下列规定： 
      （一）学生档案按 “大学生档案专递” EMS方式邮寄，寄送到就业报到证上具有档案接收、管理权利的就业部门（或单位），或毕业生生源地的县级以上人力资源和社会保障局；
      （二）转出的档案必须完整、齐全，负责装档辅导员老师对整理组卷后的档案认真核查，不得扣留材料；

 
    （三）未取得毕业资格的学生不得调取本人档案；

 
（四）学生档案原则上不得由学生本人自带，凭函调自带档案过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题，由毕业生本人承担责任。

 
第二十条  应届毕业生档案转递：

 
（一）各学院根据毕业生档案归档材料要求，将毕业生材料按专业、班级及学号顺序进行整理、分检和组档；

 
（二）各学院根据档案室装档日程安排，将组档后的毕业生材料到档案室集中装档成卷，各学院装档组卷过程中，要保证所装档案材料与学生姓名及学号一致，确保毕业生档案材料完整、准确；

 
（三）档案室按照各学院提供的邮寄地址统一转递整理完毕的毕业生档案。

 
第二十一条  考取研究生的学生档案转递：

 
考取外校或外单位的学生档案，如果录取学校要求该学生提前调档，档案室将现有档案材料（包括高中档案、党团组织材料等）先提供给录取学校，其大学期间的档案由所在学院装档组卷完毕后，于7月中旬由档案室转出。  
      第二十二条  退学/结业/肄业学生档案转递：

 
在学制年限内办理退学的学生持身份证（或学生证）和学生退学证明（相关部门负责人签字且加盖公章）两个要件，到档案室办理档案转递。退学学生应在退学决定下达之日起三个月内将档案转出。

 
超出学制年限仍未取得毕业资格的结业/肄业学生持身份证（或学生证）和离校证明（相关部门负责人签字且加盖公章）两个要件，到档案室办理档案转递。

 
第二十三条  在校生转学档案转递：

 
办理转学的学生本人持身份证（或学生证）和高等学校学生转学申请（确认）表（相关部门负责人签字且加盖公章）两个要件，到档案室办理档案转递。转学学生应在转学决定下达之日起三个月内将档案转出。

 
第二十四条  延期毕业学生档案转递 ：

 
（一）延期毕业的学生在未取得毕业资格之前，除考取研究生需要提前调档以外（需要提前确定是否能够毕业），不得调取本人档案；

 
（二）延期毕业的学生档案材料（成绩单、毕业生登记表、学位授予书等材料）由档案室统一按要求装档；

 
（三）延期毕业且签订就业协议的学生，持报到证或派遣证、毕业证书原件、学位证原件及本人身份证四个要件到档案室办理档案转递。

 
第二十五条  往届遗留学生档案转递：

 
往届遗留档案的毕业生，持报到证（派遣证）、毕业证书原件、学位证原件及本人身份证四个要件办理档案转递工作。  
 第八章 考评与处罚
      第二十六条 对于利用学生档案材料营私舞弊的，应视其情节轻重，予以严肃处理；对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
 第九章 附则
      第二十七条 本办法由沈阳工学院图书与档案馆档案室负责解释。

 
第二十八条 本办法自发布之日起实施。

 
 

 
 

 
 





  



 
26.   沈阳工学院声像载体档案管理办法

 
第一章  总  则

 
第一条  为加强我校声像载体档案的收集及管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、中共中央宣传部，国家档案局关于印发《新闻单位宣传报导档案管理暂行办法》的通知(有关声像档案部分)，及教育部颁布的《高等学校档案管理办法》等法律、法规精神，特制定本办法。

 
第二条  凡反映学校教育活动和历史发展中，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。

 
第三条  声像档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全。对声像档案形成数量多、利用率高的单位或部门，可申请研究其他管理事宜。

 
第四条  声像档案工作同样纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门工作之中，实行制作和建档同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料归档要求同步。

 
第五条  逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为学校事业服务。

 
第二章  归档范围的确定

 
第六条  确立的原则

 
（一）学校形成的或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

 
（二）归档的声像载体材料必须反映活动的全过程，保证完整、准确、系统。

 
（三）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体，不同声像载体之间的自然联系，保持其成套性。

 
第七条  归档的主要内容和重点

 
（一）归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体三个方面。

 
（二）归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

 
第八条  不归档的文件材料

 
（一）不能反映本校工作、活动的声像材料。

 
（二）音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料。

 
第三章  立卷归档

 
第九条  校办公室、工会、招生就业处、团委（学生处）及其他形成声像档案的部门负责立卷，形成的声像载体档案直接向档案室移交归档。

 
第十条  学校声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，制作结束后，按归档归档要求，由项目负责人责成专人移送全套案本至学校档案室。

 
第十一条  各单位兼职档案员对收集的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案室移交。

 
第十二条  整理组卷的基本原则应根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容，多载体合成的档案，应注明参见号，即保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

 
第十三条  立卷分类

 
（一）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。

 
（二）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。

 
（三）声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品等。

 
（四）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。

 
第十四条  立卷分工

 
（一）项目类制作的文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档。

 
（二）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。

 
（三）外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由对外联系部门（校办公室）负责征集或委托征集。

 
第十五条  归档材料的整理

 
（一）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补，粘结、生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。

 
（二）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容，价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

 
（三）照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者)其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

 
（四）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第6条第3款执行。

 
第十六条  归档验收

 
（一）声像材料形成部门应在规定时间向档案部门办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。

 
（二）归档的声像载体的文字材料，必须符合案卷质量要求。

 
（三）综合管理材料的归档时间为次年4月底以前，声像载体材料在完成制作后二个月内归档。

 
第四章  声像档案的管理

 
第十七条  学校档案室要随时了解，并监督、检查声像档案工作，指导专(兼)职档案员认真做好声像材料的整理归档。

 
第十八条  按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，声像类档案的分类号由一、二级类目代号组成。

 
第十九条  声像类档案档号组成为年度号+声像档案分类号+案卷号。

 
模式如下：

 
  

 
 

 
 

 
案卷号按二级类目流水

 
二级类目代号为：

 
12一照片    16一磁盘

 
13一录音带  17一影视照片 

 
14一录像带  18一缩微胶片

 
15一幻灯片  19一光盘

 
第二十条  录像档案的分类号由一、二、三级类目组成

 
第二十一条  录像带档案号：年度号+录像带档案分类号+案卷号

 
模式如下：

 


 

  
   

    

    

   

   

    

    
   

  
 

  
 


 
 

 
 

 
 

 
 
 
案卷号按三级类目流水。

 
录像带档案三级类目为：

 
12一教学类

 
13一专题类

 
14一素材类

 
第二十二条  按照GB3792．4—85《非书资料著录制作规则》编制题名，案卷级声像档案和资料著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。为方便查阅档案，应编制全引目录、分类目录、主题目录、载体检索目录。编制检索到题名、内容的著录卡片，全面标引声像制作、载体及内容。

 
第二十三条  将编制的声像档案和资料著录卡数据存贮到计算机的数据库中。

 
第二十四条  声像档案的排架要按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。

 
第二十五条  照片库房保持温度15—25℃，湿度55—65％。其他声像档案库房，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18～24℃，相对湿度宜35—45％，要有专用的设备和必要的保持措施，要避开30奥斯特以上的磁场。

 
第二十六条  每年定期检查库房“八防”(防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗)情况。定时记录库房温、湿度，保持库房整洁。

 
第二十七条  每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，发现问题及时处理。

 
第二十八条  照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

 
第二十九条  录像带、录音带等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象应及时进行补救。

 
第三十条  声像档案的保管期限与相应文字材料(十大类档案)的保管期限一致。需30年、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。

 
第三十一条  母带(片)与复制(片)保管方法一致。母带(片)必须专柜保管，并特别标明。

 
第三十二条  声像载体档案的鉴定、销毁、统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。在销毁方式上，应注意按不同载体声像材料的性能，采用不同的销毁方式，如洗掉、去磁等。

 
第五章  声像档案的利用

 
第三十三条  建立借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、对象、观看人次、数量、手续等。若借出、抄录、复制档案材料，应经有关领导批准。

 
第三十四条  档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还，需续借者，应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止借阅并给与经济处罚。如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经有关领导人签署意见后，根据不同情况进行处理。

 
第三十五条  调出及离、退职人员，在办事调离手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，校办公室不得办理调离手续。

 
第三十六条  经常查阅并不涉及保密的档案材料可复制利用，以保护母盘（母带）完好。

 
第三十七条  母带(片)一般不借出，特殊情况需按档案部门规定履行批准手续。

 
 





  



 
27.   沈阳工学院档案管理行政处罚办法

 
第一章  总  则

 
第一条  为有效保护和利用档案，维护档案单位或个人合法权益，促进档案违法案件处理工作有法可依、有章可循，根据《中华人民共和国档案法》及《沈阳市档案管理行政处罚办法》，结合我校实际情况，制定本办法。

 
第二条  档案管理违法案件是指由部门和个人违反档案法律、法规的行为而引起的依法应给予行政处理的案件。

 
第三条  处理档案违法案件，要以事实为依据，以档案法律、法规为准绳，坚持违法必纠的原则。

 
第四条  档案管理违法案件查处工作，在主管档案工作校长领导下，由校办牵头，会同资产财务处等有关部门共同进行。

 
第五条  校内单位、各部门及全校人员都有遵守《档案法》的义务，应积极配合和支持档案管理部门对档案管理违法案件的查处工作。

 
第二章  处  罚

 
第六条  对违反档案法律、法规的行为必须认真追查，严肃处理。对违法单位、部门要给予经济处罚；对负有直接责任的经办人员要给予经济处罚或行政处分。

 
第七条  对在开展档案业务工作方面出现下述问题的单位，将按《沈阳工学院档案工作考核办法》考核。

 
（一）各单位没有明确分管档案工作的负责人，没有安排专 (兼)职档案人员具体负责本单位档案的收集、立卷工作；不开展档案相关业务工作。

 
（二）未按《高等学校档案工作规范》、《沈阳工学院部门立卷归档制度》要求，将各种门类、各种载体的档案按规定时间送交档案室或档案分室集中统一管理，并在接到催交档案通知书后，仍不归档的。

 
对拒不归档的单位和个人责任者，扣发单位部分经费和部分本人责任津贴。

 
第八条  各单位专(兼)职档案人员或有关人员，因工作疏忽，使应归档的重要文件或贵重资料损毁、丢失或未经请示擅自销毁档案的，对责任者按下列标准处以罚款：

 
（一）属永久保存的档案，每件处以200元罚款；

 
（二）属长期保存的档案，每件处以100元罚款；

 
（三）属短期保存的档案，每件处以50元罚款；

 
第九条  对擅自提供、抄录、公布属于保密的档案资料或内容的；对篡改档案或伪造档案的；对私自转让、出卖贵重档案材料及其复制件的，处以500-1000元罚款，并给予行政警告处分。

 
第十条  对利用职权或工作之便，欺骗档案管理人员，利用、查阅不该查阅的档案；因档案工作人员不负责任，使阅档人员查阅了不该查阅的档案或提供了不该提供的证明；对欺骗者与档案工作人员均处以200元罚款

 
第三章  执  行

 
第十一条  对违反档案法规行为应给予行政处分或违反档案法规行为给予经济处罚的的，由校办公室负责处理。

 
第十二条  受罚单位或个人由校资产财务处直接代扣。

 
 





  



 
28.   沈阳工学院关于档案保密、安全的规定

 
一、档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及学校各项保密规定，认真做好保密工作。

 
二、档案管理人员，必须严格执行档案借、查阅规定，履行借阅登记手续。重要涉密材料的借阅，必须认真审查审批权限是否符合规定要求。手续不全或不符合查借阅权限的，不得查借阅。

 
三、借出的档案材料务必定期归还，借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。

 
四、任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。

 
五、档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假。对于不该向外提供的某些档案原始材料，一定要向主管校长请示后再作决定，严防泄密。

 
六、档案室明显处要有安全防火设备，禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入档案室。

 
七、非档案管理人员，未经允许不准进入档案室。

 
八、档案室门窗、卷柜必须保持牢固，人员离开时密集架做锁固防范处理。

 
 





  



 
29.   沈阳工学院关于确定立卷归档文件、材料、物品密级的规定

 
一、根据国家教育部《高等学校档案工作规范》，立卷、归档的文件、资料及物品，均应按《保密法》的有关规定，确定划分密级，做出标志并同时注明保密期限。对不属于国家秘密范围，但在一定期限内仍须保密的文件、资料，可视具体情况，确定为“学校内部事项”，并按《学校内部事项界定与查阅使用管理办法》严格管理。

 
二、各档案立卷部门，在组卷、立卷时，要查阅中央、国家机关有关部门制定的《国家秘密及其密级具体范围的规定》后，针对不同类型，划定所归文件、资料、物品的密级及保密期限，同时，要做出相应的标志。

 
三、党群、行政类方面的文件、材料，需要确定密级的，应在制发和形成文件、材料的同时，由文件作者提出划密及保密期限的具体意见，由主管校长审定。

 
四、科研项目由课题组负责人提出划密及保密期限的初步意见，经所在院、部、处初审，报主管校领导审定。

 
五、确定或变更“学校内部事项”的范围及制定查阅使用办法由党政办公室负责提出具体意见，主管校长审定。各院、部、处级单位，若有“学校内部事项”规定范围内的文件、资料，在立卷、归档时，应直接在卷首左上角注明“学校内部事项”。

 
六、凡应确定密级并应做出标志的归档材料，档案室接收时应作认真复查，对未做标志或发现划密不准确的，应退回原立卷部门补划或重新划定。对已经确定了密级及保密期限的，如需变更密级或延长保密期限的，由原确定密级部门负责变更。保密期限届满，立卷部门如不通知变更，则自行解密。

 
七、提出划密的单位、文件作者，应到学校行政办公室领取《划定密级审批表》，经主管领导审定后，到学校行政办公室对密级材料进行标志。

 
 





  



 
30.   沈阳工学院关于“学校内部事项”的界定及查阅使用管理办法

 
一、“学校内部事项”的范围界定：

 
（一）校党委常委会、党政联席会、校长办公会议记录。

 
（二）校、院、部、处级工作计划、总结、报告、记录、纪要中涉及不宜公开的材料，如人员政治思想表现、考核意见、录用计划、内部统计等。

 
（三）对犯错误受审查人员所犯错误事实中不宜公开的内容以及检举、揭发、调查取证等材料。

 
（四）公安(保卫)，安全，保密工作中，内部掌握的方针、政策及形成的不宜公开的材料。

 
（五）涉外工作中，属内部掌握的方针、政策及有关规定的文件材料。

 
（六）内部讨论、决定，没有公开公布的人事安排、干部任免，提职晋级等方面的文件材料。

 
二、“学校内部事项”的标志及保密期限的确定

 
“学校内部事项”不属于国家秘密，但可参考保密材料予以管理。虽不定密级，保密期限可视文件材料的性质，由文件材料形成部门参照密级划分的有关规定，划定保密期限，并用“内部事项”做出标志。

 
三、“学校内部事项”的查阅使用办法

 
（一）查阅校党委常委会、党政联席会、校长会议记录，必须经党委书记或副书记、校长或副校长批准，并明确指定具体人员查阅。

 
（二）查阅校、学院、部、处级形成的“内部事项”材料，由材料形成部门的主要负责人批准，并明确指定具体人员查阅。

 
（三）凡查阅使用“学校内部事项”材料的，查阅使用部门必须提出查阅使用的文字申请，写明查阅内容、理由、查阅使用人的姓名、职务、单位，经有关领导批准后，方可到档案室查阅。

 
（四）凡属“学校内部事项”的文件、材料，在归档后，档案室人员及文件、材料形成部门的有关人员，对“内部事项”的内容均需保密。不得泄漏外传。如有泄漏、外传，要追究当事人责任，造成后果的，视其情节给予党纪或政纪处分。

 
 





  



 
31.   沈阳工学院关于档案移交、接收的管理规定

 
一、按《沈阳工学院档案管理办法》要求，档案室工作人员要督促各立卷部门和课题组按要求及时移交档案，并认真做好分管类别档案的接收工作。

 
二、各立卷部门应将各自职能活动中形成的对学校或社会有保存价值的档案材料分类组卷，经检查合格后及时向档案室移交。

 
三、为保证移交进馆档案的质量，档案室有关人员应对立卷部门专（兼）职档案人员进行立卷业务指导，并在档案移交时，对归档材料进行案卷质量检查，对于不合格的归档材料提出改正要求，由立卷人改正后再办理移交手续。

 
四、接收档案应符合下列要求

 
（一）应归档的文件材料齐全完整，应归档的电子档案应进行真实性、完整性和有效性的检验。

 
（二）按文件内容的联系，合理整理、立卷。

 
（三）归档的文件材料，要按文件之间的历史联系，区分材料保存价值，分类整理、立卷。案卷标题简明确切，便于保管和利用。

 
五、移交档案时，必须经档案室人员验收，交接双方必须当面认真清点，做到移交清册中的档案数量与实际数量一致，并提交双方签字的“移交目录”一式二份，双方各执一份。

 
 





  



 
32.   沈阳工学院档案使用(查阅、借阅)管理规定

 
一、本校教师、职工利用档案，必须持有所在部门处级以上党政组织介绍信或党政组织负责人签署意见的阅档单；利用重要档案(“两会”记录)必须由党委书记、主管校长审批，利用科技档案须经作者本人同意。

 
二、本校学生利用档案，必须持有学生证及学院介绍信，在档案室查阅，不能借出。

 
三、外单位人员利用档案，必须持有本人单位介绍信，并经档案室负责人同意，主管校领导批准，方可利用。

 
四、利用档案人员一律在档案室阅览，如因工作需要必须借出，需经档案室负责人同意，主管校长批准，并严格履行借阅登记手续且限期归还。

 
五、借出期限一般不超过两周，特殊情况，经档案管理人员同意，可办理续借手续，并按期归还。

 
六、利用档案人员必须爱护档案，严禁涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

 
七、档案管理人员应仔细检查外借归还的档案，如有破损、丢失、涂改等情况，立即追究责任，并向领导报告。

 
八、档案管理人员提供证明材料，要以引述或节录档案原文为主要方法，并仔细校对、审查、加盖公章，确保证明材料的准确性和真实性。

 
九、查(借)阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈记载。

 
 





  



 
33.   沈阳工学院学生档案查、借阅管理规定

 
一、各学院和相关部门如因工作需要查阅学生档案，应经所在单位负责人批准，写明查阅内容后，方可查阅。

 
二、外单位查阅本校学生档案，要凭查档介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经相关部门负责人批准后查阅。

 
三、学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经学校主管领导审批，方可外借。

 
四、查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况，按学校有关规定严肃处理。

 
 





  



 
34.   沈阳工学院档案室（库房）管理办法

 
一、档案室集中统一保管应由学校保管的各类档案。

 
二、档案要按各类档案的分类，分年度有秩序地排列存放，并进行认真清点与核对。架、柜应分类编号，档案存放量过多时应绘制排列示意图。

 
三、一切档案都应保存在密集架内。特殊情况下要采取有效措施，将档案安全转移。

 
四、加强库房安全管理，非本室人员未经允许不准进入库房。     

 
五、库房内严禁存放易燃易爆物品，不准在库房内吸烟，库房内无人时要切断电源、水源、火源。库房周围的明显处要配置防火设备。

 
六、要定期检查库房内的安全设备、温湿度情况、档案完好程度，并作好记录，发现问题要采取有效措施及时解决。

 
七、要采取相应措施、保证库房内达到三无(无鼠、无虫、无尘)、四防(防盗、防水、防潮、防阳光)，保证档案安全，延长档案的寿命。

 
八、档案库房的门、窗要紧固，库内无人时要关好门、窗并上锁，每天上、下班要对库房进行一次认真的安全检查，发现可疑迹象要及时报告并作好相应处理。

 
九、要建立登记和统计制度，帐目、库存数量一致，各库房内存放的档案的类别、数量应按年代作好统计，为上报各种统计报表作好基础工作。

 
 





  



 
35.   沈阳工学院档案销毁的管理规定

 
档案的销毁工作是一项十分严肃的工作，要对没有保存价值的或已经保管期满的档案，进行认真的鉴定，履行严格的销毁手续。特制定如下管理规定。

 
一、销毁档案的标准

 
（一）保管时间标准

 
短期保管的档案，15年期满，经过认真复查，校主管领导批准即可销毁；30年保管的档案， 50年期满，经再次鉴定确认已无继续保存价值的，经校主管领导批准即可销毁。

 
（二）档案室对所管档案要坚持“期满鉴定销毁”的原则，对原基础不好的案卷或保管期限不明确的案卷，要再进行重新鉴定，用档案的内容、来源、形式为标准，重新判定档案的价值，剔除无继续保存价值的档案。

 
二、销毁档案的程序

 
（一）档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁的档案按类别造册登记，送交档案形成部门领导进行初审。

 
（二）汇总初审意见，制订档案销毁清册，形成销毁档案的书面报告。

 
（三）销毁清册连同销毁档案的书面报告送交校主管领导审核、批准。

 
三、档案的监销

 
经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点化为纸浆，不准出卖或做其它用。销毁档案时，要有人监销，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名盖章以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。

 
四、销毁档案的组织领导

 
（一）档案销毁工作要在学校档案工作领导小组的领导下，履行销毁职责。

 
（二）档案销毁的具体工作由档案室承办，并将销毁清册立卷归档。

 
（三）送交档案形成部门进行初审的拟销毁案卷的清册，必须经部(处)级主管领导签字，方为生效，并同档案室形成的销毁清册一同加以妥善保管。

 
（四）销毁清册及销毁档案的书面报告必须经校主管档案工作领导签字，方能生效。

 
 





  



 
36.   档案室的温、湿度指标

 

  
   

    
序号

    
场所种类

    
温度范围

    
相对湿度范围

    
   备注

   

   

    
1

    
档案库房

    
14-24℃±2℃

    
45-60%±5%

    
昼夜温度波动幅度±2℃湿度波动幅度±5%

   

   

    
2

    
声像室

    
20-25℃

    
50-60%

   

   

    
3

    
磁带库

    
14-24℃

    
40-60%

   

   

    
4

    
裱糊工作室

    
18-28℃

    
50-70%

   

   

    
5

    
复印室

    
18-28℃

    
50-65%

   

   

    
6

    
借阅侯查室

    
18-28℃

    
——

   

   

    
7

    
展览厅

    
14-28℃

    
45-60%

   

   

    
8

    
办公室

    
18-28℃

    
40-60%

   

  
 





  



 
37.   各二级单位及行政部门档案工作负责人职责

 
一、行使分管档案工作领导的职责，组织制订本单位的档案工作实施办法及有关规定，把档案工作纳入部门工作计划，在安排本单位各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

 
二、配备具有较好政治、业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。

 
三、组织本单位人员学习档案法规、执行学校档案工作规章制度，督促本单位工作人员注意平时文件材料的形成、积累，积极配合学校档案员做好归档工作。

 
四、监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程。

 
五、检查本单位专（兼）职档案人员履行职责的情况，保证档案工作时间，为本部门档案工作解决实际困难，提供必要条件。

 
 





  



 
38.   综合档案员岗位职责

 
一、认真学习《档案法》及档案管理工作的政策、法规和各项管理制度；熟悉了解本岗位的业务要求与具体工作程序，较好地开展档案工作。

 
二、熟练掌握、使用档案管理网络系统，并负责对各部门专兼职档案员进行业务指导与培训。

 
三、按要求接收立卷部门移交的档案。案卷质量不符合规范要求的应退回重新整理。

 
四、对已接收的案卷，要及时编号、入库、上架；案卷入库时，应检查帐、卡、物是否相符。对补交的案卷，应进行补、插卷，并随时调整帐、卡数字。

 
五、及时编制案卷目录，卷内目录，分类目录等检索工具，对日常利用频繁的档案应编制专题目录，为用户提供方便条件。

 
六、要加强库房的安全管理，随时保持清洁状态，要经常检查库房温、湿度，并作好检查记录，各库房案卷存放位置的示意图应张贴在库房入口明显处。

 
七、要熟悉、掌握各库房案卷存放地点，提高调卷的准确程度和调卷的速度。

 
八、对档案室室藏档案要定期进行检查，尤其是早期案卷、永久保存的案卷，每年都应进行一次检查，每次均应做好详细记载，对破损、褪变档案应及时提出修补复制计划，并组织实施。

 
九、熟悉室藏，主动提供利用，根据用户需要，出具证明，所提供的资料，要真实可靠。同时要认真搞好档案信息资源利用效果的跟踪调查。

 
十、严格执行档案借阅制度，阅档者必须办理有关手续，填写《档案借阅》登记簿，借出档案要定期催还，若发现档案丢失，追查当事者责任。

 
十一、做好所管档案统计工作，要建立健全统计台帐，对各类档案的收进、利用、移出、销毁等各项数据均应按年代统计造册，年终报档案室负责人。

 
十二，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册送交原立卷部门领导初审，并经主管校长审批后进行存或毁。

 
 





  



 
39.   兼职档案员岗位职责

 
一、兼职档案员要热爱档案工作，积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

 
二、主动向本单位领导和有关同志宣传档案工作法规、制度及有关规定,确保文件材料的安全并做好保密工作。

 
三、坚持平时立卷。根据本部门（单位）不同种类文件形成的特征，及时制定案卷类目，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。

 
四、负责本部门（单位）文件材料的形成、积累、保管以及整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

 
五、主动接受图书与档案馆档案室的业务指导和监督检查，规范组卷，并按规定时间向学校档案馆移交、归档。归档案卷应符合归档要求，保证归档案卷质量。

 
 

 
 





  



 
40.   档案员保密工作职责

 
一、贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》及上级有关档案保管保密的规定，并认真实施。

 
二、严格按照学校制定的“内部事项”的范围及借阅使用办法，把住档案借阅关，防止失泄密。

 
三、涉及到机密和秘密文件查阅时，必须经主管领导审批签字，严格覆行借阅手续后方可给予查阅。

 
四、涉密档案只限于在档案馆内查阅，严禁将涉密档案借出档案室。

 
五、定期检查库房安全设施及案卷存放情况，每年年终和节假日前要进行一次安全保密检查，发现问题及时解决。

 
六、档案室内无人要关好门窗，班前班后要进行检查，发现问题及时汇报。

 
七、对所保管的档案，每学期清点一次，做到帐物相符。

 
八、经鉴定应销毁的档案材料，必须两人以上将档案材料送到市级档案局指定地点销毁。





  



 
校史陈列馆管理办法

 
1.校史陈列馆消防安全管理办法

 
为了预防学校校史陈列馆发生火灾，确保校史陈列馆的公共财产和人员安全，特制定消防安全管理办法如下：

 
1、认真贯彻执行《档案法》和《高等学校档案管理办法》等有关法律、法规，加强档案消防安全教育，不断地提高档案工作人员防火安全知识。

 
2、定期检查消防设施，发现隐患及时上报并进行整改。在险情未排除之前，要采取切实可行的措施，以保安全。

 
3、严禁参观人员携带易燃、易爆化学危险物品入内，校史陈列馆周围及内部要杜绝火源迹象，馆内严禁吸烟。

 
4、闭馆后，需彻底检查有无安全隐患，切断电源，锁好门窗，确认安全后方可离开。

 
5、组织校史陈列馆工作人员接受消防安全防范教育和法制教育，掌握消防器械的使用方法和报警、灭火等常识,发生火灾、火险或事故苗头按程序采取及时措施。





  



 
2.校史陈列馆日常管理办法

 
一、校史陈列馆内应保持环境整洁，工作人员应热情大方，衣着整洁，举止得体，耐心解答观众提出的问题。

 
二、校史陈列馆内展品和设备应处于正常状态，展品和设备出现故障时，应及时维修。

 
三、经常检查防火安全工作，出现隐患和不安全因素要立即排除，不得拖延。

 
四、校史陈列馆内材料一般不得外借，若确因工作需要借出时，须按规定办理借阅登记手续，方可借出，并按期归还。若个人材料需领回时，须办理个人材料领回登记手续。

 

 
 





  



 
3.校史陈列馆开放、使用管理规定

 
为做好校史陈列馆开放、接待和日常管理工作，以优质的服务向参观来宾宣传我院发展历史、建设成就，塑造良好的学校窗口形象，特制定本规定。

 
一、校史陈列馆作为展示和传播学校历史的重要公益性场所，实行免费开放，开放对象为校内师生、校友、学生家长和社会各界友好人士。

 
二、参观校史陈列馆需要提前预约并办理相关申请手续，预约成功后方可按约定参观。并于参观前填写《沈阳工学院校史陈列馆参观接待登记表》。

 
三、为保证参观效果，避免人多拥挤，一般每次只接待30-40人的参观团队。30人以上团队来馆参观，需提前一个工作日预约，参观时按要求排队依次通过馆区。

 
四、校史陈列馆可静默参观，也可为观众提供讲解服务。需要讲解服务的单位需提前一个工作日预约时事先说明。

 
五、观众进馆参观，应举止文明，不高声喧哗。在观众人数较多时，要听从工作人员指挥，避免拥堵或出现不安全事件。

 
六、观众应爱惜馆内展品和设备，不得用手触摸展板、展墙或展品，不随意开启或关闭馆内设备，若有损坏，照价赔偿。

 
七、严禁任何人在馆内吸烟，严禁携带易燃、易爆等危险物品进入馆内。

 
八、馆内应保持环境整洁，工作人员应衣着整洁，举止得体，热情大方，耐心解答观众提出的问题。

 
九、馆内展品和设备应处于正常状态，展品和设备出现故障时，应及时报修。

 
十、校史陈列馆开放时间为每月第三周的周四9：00-15：00时面向个人开放；以团队形式来馆参观的，需提前三个工作日预约，出示本单位或部门介绍信或证明；寒、暑假开放时间依情况另行安排。

 
十一、校史陈列馆欢迎观众观后留言，提出宝贵的意见和建议。

 
十二、本规定由图书与档案馆负责解释，自发布之日起试行。

 
 
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