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    • 沈阳工学院图书馆与档案馆
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图书与档案馆制度汇编2019年3月修订

图书与档案馆工作制度

1.      图书与档案馆职责

图书与档案馆是我院的文献信息中心,是为教学和科研提供服务的学术性机构,是学校信息化和社会信息化的重要基地,图书与档案馆工作是我院教学与科研工作的重要组成部分。图书与档案馆在主管校长领导下,履行教育职能、情报职能、档案的收集与管理职能,最大限度地发挥其作用。其具体职责如下:

一、根据学院发展规划和年度工作计划,结合本院实际发展,制定图书与档案馆工作计划并组织实施。

二、根据本校的专业设置和发展方向,有计划地采购各种类型的文献,对其进行加工整序和科学管理,逐步建立起适应我校特点及适应我校教学、科研需要的,能反映我校专业特点的有特色的馆藏文献。包括实体馆藏文献和网络虚拟馆藏文献,实现文献信息资源的优化配置。

三、做好流通阅览、资源传送和参考咨询工作,积极开发文献信息资源,开展文献信息服务。不断改进工作方法,努力提高文献资源的利用率。

四、建立健全图书与档案馆各类人员岗位责任制,真正做到岗位明确、目标明确、责任明确。

五、开展信息素质教育,培养读者的信息意识以及获取、利用文献信息的能力。

六、负责教职工的思想政治工作、业务学习和专业技能培训。

七、积极研究使用新技术、新设备、改善办馆条件。

八、组织和协调全校的文献信息工作,实现文献信息资源的优化配置。

九、负责全院档案材料的收集、整理、鉴定、销毁工作,编制检索目录,编写参考资料,为学院各项工作提供档案利用服务。

十、组织人员对全校各类档案的立卷归档工作进行业务指导、监督和检查。

十一、积极参与文献保障体系建设,实行资源共建、共知、共享,促进事业的整体化发展。

十二、开展各种协作、合作和学术活动,积极支持各级高校图书情报工作委员会、图书与档案馆学会、情报学会的工作。

十三、完成学院领导下达的其他任务。


2.      馆长岗位职责

一、在主管院长领导下全面主持图书与档案馆工作,组织带领全馆人员履行本馆职责。

二、主持馆内业务学习和工作会议,抓好馆内工作人员的思想教育和职业道德教育。

三、负责馆内宣传工作,包括图书与档案馆网页的修改和官微的完善工作。

四、负责图书与档案馆队伍建设工作,组织安排工作人员学习、培训、考核、科研和职称评定工作。

五、负责组织制定完善各项规章制度、工作规划和岗位责任制,并组织贯彻实施和督促检查。

六、搞好馆藏建设,提高服务质量。

七、负责制订图书与档案馆的年度计划,经费预算,拟定图书与档案馆图书、报刊资料及设施添置计划,并根据学校规划制定本部门长期规划。

八、负责图书、资料、报刊的征定和票据的审核工作,办理书刊资料的清理、剔除、注销等上报审批工作。

九、负责图书与档案馆的安全防范工作。


3.      副馆长职责

一、负责馆内党务工作。

二、协助馆长完成档案室及校史陈列馆的工作。

三、协助馆长完成本全馆的工作计划和工作总结。

四、协助馆长完成对各项规章制度、工作规划和岗位责任制的组织贯彻实施和督促检查。

五、协助馆长完成对员工的年度考核。

六、协助馆长完成档案室的安全防范工作。

 

 

 

 

4.      采编部岗位职责

采编工作是图书与档案馆的基础工作之一,是藏书建设的关键环节,担负着收集馆藏所需要的图书、光盘和电子资料等各种文献资料的任务,并对资料进行加工、整理和录入。其岗位职责如下:

一、图书(包括电子图书)采访工作

采访工作遵守《文献采购管理办法》。

二、图书(包括电子图书)验收工作

(一)新书到馆后,要及时拆包验收,验收时要按供书商的清单认真核对,待核对无误后,方能签收。如有差错,及时与供书商联系处理。

(二)对于书商提供的图书,如与订单不符或有污损、图文不清、缺页等质量问题的,进行退换货处理。

(三) 负责验收社会各界或个人捐赠的图书。

三、图书编目和典藏工作

(一)负责馆藏图书、光盘的加工(包括贴条码、磁条、印馆藏章、贴书标和贴胶带)、编目和典藏。

(二)条码要在书名页和倒数第二页各贴一个,磁条要随机夹在图书的中间某页,馆藏章要在书名页、第十五页及书侧面各印一个。

(三)按照《中国图书馆图书分类法》要求,套录原编图书marc,力求归类准确,误差控制在0.2%以内。编辑前应做好查重,避免索书号出现一书多号或一号多书等情况。

(四) 套录时要结合本馆情况,对不完整的marc要补充,对错误的marc要修改。核查无误后,加上本馆的信息特征,如种次号、条形码号、登录号等。

(五)采编光盘时要对应并链接好与光盘相对应的图书,以便在学生借阅图书时能及时作出是否有光盘的提示。

(六)编辑好的图书、光盘、过刊marc要及时入典藏,并打印好书标和交接单。

(七)交接单要打印清晰,书标要在封底的右上角和书脊的下部各贴一个,并用胶带粘牢。

(八)修正流通过程中发现的错误录入信息;不断修改回溯建库工作中遗留的错误数据。

四、二级资料室相关工作

(一)定期与各分院二级资料室管理员联系,及时做好二级资料室图书采编工作,要求误差率控制在0.2%以内。

(二) 做好各分院二级资料室图书管理软件使用的培训工作,协助解决软件操作方面出现的问题。

五、日常管理工作

(一)每制定工作计划,撰写工作总结,所有人员应按时完成当月工作任务。

(二)定期完成图书采购量、馆员工作量、读者借阅量等数据的统计工作,要求做到准确,公平,公正。

(三)每周做好图书催还工作及毕业生图书催还工作。

(四)完成学生馆员的管理与培训工作。

(五)完成图书与档案馆网页的更新与维护工作。

(六)完成三、四楼自习室纪律的管理工作。

(七)完成四楼样本书库的校架、整理工作。

切实搞好办公室的防火、防盗、防潮等工作。


5.      流通部工作职责

流通工作是图书与档案馆对外服务的窗口,是建立和谐的馆员读者关系的关键环节,担负着重要的流通服务工作。其岗位职责如下:

一、树立“读者第一”的思想,主动热情地为读者提供导读服务,不断提高图书的利用率。

二、熟练操作图书管理软件并熟知馆藏数量、图书的分类及位置分布。

三、严格执行《图书借阅管理规定》,对借阅超期的读者及时催还图书;严格执行对丢失、损毁图书行为和借阅超期行为的处理规定。

四、新书入库应立即上架流通,读者归还图书要当天上架;在排架过程中,若发现错号、重号等问题应及时送予采编部处理。

五、及时做好图书校架工作,确保错架率及排架的合理性。

六、对新书库的图书要及时更新和调拨,确保新书库的藏书质量及数量。

七、做好图书荐购及采购工作,定期上报并做好读者信息反馈。

八、做好捐赠图书的登记、统计工作。

九、保证图书完好,做好防火、防盗、防尘、防潮、防虫蛀鼠咬等工作,发现图书散装、书页损坏及书标、条码、磁条脱落等情况应及时处理。

十、保持书库的清洁卫生,做到架位整洁。

十一、负责手机图书馆的维护和宣传工作。

十二、对勤工助学学生实行科学化、规范化管理,明确目标责任制,定期量化考核。

十三、做好流通部的安全工作,离馆前,检查门、窗、水电等不安全因素。

 


6.      服务咨询部工作职责

一、咨询

(一)负责参考咨询工作及文献检索教学服务工作

(二)读者教育及用户培训工作

(三)读者信息收集和反馈工作

(四)图书荐购工作

二、电子资源的利用

(一)电子期刊(中国知网和万方等)的管理及使用指导工作

(二)论文查重工作(学生的万方查重和教师论文的知网查重)

(三)负责接待解答师生电话、网络咨询,帮助师生查阅科研、学习相关图书、电子资料,并及时反馈。

三、图书荐购工作

负责整理统计网络、纸质、电话荐购图书,并及时购买入馆,入馆后负责通知荐购人借阅。

四、负责我校品牌“读书月”活动的策划、活动的举办、活动的总结工作。

五、宣传工作

(一)负责图书与档案馆工作的宣传工作。

(二)负责向院报发表文章。

(三)负责图书与档案馆的公众微信服务平台的维护和资源的上传工作。

六、社团工作

(一)负责读者协会会员招募工作。

(二)负责读者协会干部每年的换届选举工作

(三)负责制定协会每学期的工作计划及分配工作任务,并监督各项活动顺利进行。

七、负责教材库的建设,负责接待教师查、借、阅教材的工作。

八、负责图书与档案馆的网页和官微的建设与维护工作。

九、负责教材和过刊的编目和典藏工作

(一)负责教材库图书、光盘及过刊的加工(包括贴条码、磁条、印馆藏章、贴书标和贴胶带)、编目和典藏。

(二)条码要在书名页和倒数第二页各贴一个,磁条要随机夹在图书的中间某页,馆藏章要在书名页、第十五页及书侧面各印一个。

(三)按照《中国图书与档案馆分类法》要求,套录原编图书marc,力求归类准确,误差控制在0.2%以内。编辑前应做好查重,避免索书号出现一书多号或一号多书等情况。

(四)套录时要结合本馆情况,对不完整的marc要补充,对错误的marc要修改。核查无误后,加上本馆的信息特征,如种次号、条形码号、登录号等。

(五)采编光盘时要对应并链接好与光盘相对应的图书,以便在学生借阅图书时能及时作出是否有光盘的提示。

(六)编辑好的图书、光盘和过刊的marc要及时入典藏,并打印好书标和交接单。

(七)交接单要打印清晰,书标要在封底的右上角和书脊的下部各贴一个,并用胶带粘牢。

(八)修正流通过程中发现的错误录入信息;不断修改回溯建库工作中遗留的错误数据。

 

 

 

 

 

 

7.      综合部工作职责

图书与档案馆综合部,包括期刊室、过刊室、办公室、档案室、印务中心。其岗位职责如下:

一、期刊室和过刊室

(一)负责纸质期刊的订阅和管理工作。

(二)保证现刊、报纸及时录入,及时上架、下架,下架后整理送交印务中心。

(三)现刊不外借,读者可凭证件复印,过刊凭证件外借。外借时要求按《图书借阅管理规定》执行。

(四)按时开放、关闭期刊室,监管期刊室、自习室纪律、卫生。

(五)过刊装订后,送入过刊库上架。

(六)定期检查过刊室,保证过刊室“四防安全”。

(七)负责期刊室勤工助学学生的监管、考勤工作。

二、办公室工作

(一)负责全馆人员合同备案、聘任管理、文件存档工作。

(二)负责全馆报销、考勤工作。

(三)办公用品申领、保管、发放工作。

(四)图书与档案馆公章管理工作。

(五)做好工作会议及安全会议的相关记录。

(六)固定资产验收、管理和设备维护工作,做到固定资产账目清晰。

三、档案室工作职责

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作。

(二)拟定学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实。

(三 )负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。

(四)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

(五)负责校史馆的管理、开放、维护工作。

(六)负责学生档案的保管和毕业生档案的邮寄工作

(七)负责开展档案的利用工作。

(八)负责学校档案工作人员的业务培训工作。

四、印务中心工作

(一)负责学校的过刊及报纸的装订工作。

(二)负责学校材料的装订工作。

(三)认真审查读者提供的资料。严禁复印、装订带有黄色、反动、迷信等内容的资料。严禁复印非法出版物。严禁复印公安部门或政府其他有关部门严禁复印的证件。

(四)凡属于密级的文件必须经文件主管部门负责人签字批准方可复印。

(五)严格遵守图书与档案馆安全工作制度,保证自身、设备及财产的安全。

(六)印务中心设备只能由专职人员管理、操作,其他人员未经部门领导同意严禁使用。

(七)严格遵守操作规程。设备应定期维护保养。

(八)在工作中不断提高印刷技术,保证成品质量。

(九)认真遵守财务制度,严格按规定收费,做到账目清晰。

 


8.      工作人员守则

一、热爱中国共产党,热爱社会主义祖国,热爱图书与档案馆事业,关心学校图书与档案馆的建设与发展。

二、树立“读者第一、服务育人”的思想,全心全意为读者服务。

三、图书与档案馆是学校重点防火单位,不准在馆内吸烟和使用各种电热器件,对违反安全规定的现象和行为有责任进行劝阻、制止和报告。要提高警惕,防火、防盗、防破坏。

四、遵守文明服务条例,礼貌待人;保持馆内整洁,爱护图书资料及馆内公共设施,提高精神文明建设。

五、衣容整洁,仪表端庄,遵守社会公德,自觉维护馆内秩序和公共卫生,爱护馆内公共设施和设备。

六、坚守岗位,尽职尽责。工作时间不做与工作无关的事,不串岗,不吃零食,不高声讲话,不得自行调整开馆、闭馆时间。

七、遵守学校和馆内各项规章制度,服从指挥,听从调动。不迟到、不早退,严格按照学校考勤制度执行。

八、遵守本馆各项规定,以普通读者身份依照规定权限借阅馆藏书刊,并严格办理借阅手续。不越权借书,超额借书,过期交滞纳金,损坏和丢失图书照章赔偿,不为自己或亲友搞特殊化。

九、爱护馆内一切公物,提高安全意识,定期进行安全检查,发现不安全因素及时报修。

十、发扬团结友爱,互相协作的团队精神,创造团结、和谐的氛围,增强凝聚力,建立一个积极向上,高效精干的战斗集体。

十一、努力学习专业知识和科学文化知识,提高思想政治素质和业务水平。

十二、经常进行调查研究,虚心听取读者意见,对于读者提出的有关问题,应积极设法帮助解决,解决不了的应耐心予以说明原因,全心全意为教学、科研服务,千方百计满足读者需求。


9.      值班人员管理办法

一、按值班表时间安排在指定的时间、地点完成值班任务。

二、值班人员应认真履行岗位职责,个人遇有特殊情况一般自行换班。对不能及时到岗值班的人员及不能认真履行岗位职责,包括不遵守值班时间、不按规定时间巡视、值班时间不在岗者,将给予批评教育和一定额度的经济处罚。

三、负责当班时间图书与档案馆的安全及对突发事件的处理,遇有紧急情况及时向领导汇报并立即进行处理,对不能立即处理的非紧急性事件,要在下一工作日移交有关部门处理。

四、认真做好值班记录,值班过程中发生的事件必须记录在值班记录本上。

五、 值班期间不得做与工作无关的事,手机静音,不得带无关的人员进入值班室。

六、 下班锁门前必须认真检查图书与档案馆内的门窗是否锁好,电源是否切断,保证无任何安全隐患。

 


10. 文献采购管理办法

为加强图书与档案馆文献采购工作的管理,规范文献采购工作流程,提高文献采购质量,特制定本办法。

一、采购原则

根据我院的性质、发展方向和教学科研需要,按学校计划要求、有重点地采购印刷型图书报刊和电子文献,逐步形成具有本馆特色的多学科藏书体系。根据我院具体情况,按文献的学科内容实行不同的采购政策,具体内容如下:

(一)全面采集:根据我校各教学单位专业设置、课程及我校教师承担的教学科研项目有针对性地全面补充馆藏。

(二)重点采集:新办专业、重点学科、科研需求及全校师生荐购的文献资料。

(三)适当采集:普通文学作品、哲学与宗教著作、社会科学图书、自然科学图书、其他综合性图书、专利、技术标准、科技报告等。

(四)保持文献的先进性、学术性、参考性,严格控制消遣娱乐性文献采购数量,普通文学作品尤其是中文小说类图书以流行且经典为选购标准。

(五)适应文献载体的发展趋势,在注重传统印刷型文献的同时,适当加大电子图书的采选。

(六)正常情况下,购买时应力求多品种、少复本。

二、采购范围、数量

(一)中文图书复本量一般为3-5册(套),最多不超过10册(套),一般情况下工具书每种1册(套);特殊情况下,如有教学要求,复本量可放宽。

(二)外文原版书,只订教学科研及国际办学需求的图书,原则上每种只订 1 册(套)。

(三)各类图书的经费比例、印刷型与非印刷型的经费比例由年初的预算确定。 各类文献的购置数量,可根据学院的专业设置与招生人数具体确定。

三、文献采购方式及渠道

(一)文献采购以购入为主,同时在审核的基础上接受机构和个人赠书。

(二)购入应坚持以预订与现购相结合,尽力保证藏书的科学性、稳定性、系统性、完整性。

(三)购入图书应主要通过书商(有资质、信誉度高)提供的电子目录及师生荐购明细,经筛选、查重后及时采购。

(四)现场采购人员原则上由图书与档案馆、学校教师组成。地点宜选在大型书商、出版社等;现场采购由图书与档案馆提出申请,内容包括时间、地点、人员,由学院批准后进行。

四、文献采购经费管理

(一)账目管理明确规范。

(二)财务手续规范。图书验收完成后,方可报帐付款,按每批书的实付款向供书单位结帐,及时办理请款、报帐手续。严格遵守财务制度,帐目清楚,一切手续和凭证符合财务管理要求。定期向领导汇报购书经费的使用情况。

(三)监督管理。接受学院相关部门的监督。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11. 非印刷型资料管理办法

一、文献验收工作人员在验收印刷型文献时,如验收到配有非印刷型存储介质(光盘等)的文献,应及时采编入库。

二、光盘要贴条码、分类号,严格按照分类号在光盘柜保存。

三、读者要使用图书、期刊等印刷型文献所配存储介质资料,可以通过网络或查询机查询光盘文献,记下光盘名、分类号后到流通部拷贝。

四、为了保护光盘资料,光盘不外借,如需借阅可以到流通部刻录所需光盘,刻录光盘费用为:5/张。


12. 捐赠图书管理办法

图书与档案馆接受社会各界人士及机关团体向图书与档案馆捐赠的图书。图书到馆后,图书与档案馆将依据本细则确定资料是否入藏及入藏数量、保存期限等,对于未入藏的图书资料有权酌情处理。有关捐赠图书的具体管理办法如下:

一、捐赠方式

(一)到馆捐赠:

地点:图书与档案馆一楼图书借还处、图书馆四楼采编部、博学馆四楼自习室。

电话:024-5668102356618021

(二)邮寄捐赠:

接收人:沈阳工学院图书与档案馆流通部

地址:辽宁抚顺经济开发区(沈抚新城)滨河路(东段)1号图书与档案馆 邮编:113122

电话:024-56618023

(三)本地大批捐赠:可预约派人上门提取。电话:56618023

二、图书入藏原则

(一)捐赠者所捐赠的图书如符合以下要求,将被纳入馆藏,供读者借阅:

(二)图书须为正式出版物;

(三)图书的内容须符合我国法律、法规的相关规定;

(四)图书内容须适合大学本科生及以上程度读者使用;

(五)图书为本馆缺藏或读者使用量大、需要增加复本;

(六)图书须完好无损;对于图书内容陈旧,基本上不具学术参考价值的图书,图书与档案馆将不予入藏。

三、对于未入藏图书的处理

(一)捐赠图书送交图书与档案馆后,图书与档案馆即拥有对该图书的所有权;

(二)由于图书与档案馆财力、物力条件有限,图书与档案馆将不予返还捐赠的图书,敬请谅解。

(三)图书与档案馆有权不通知捐赠者即对不符合入藏要求的图书进行剔除。

(四)无论图书是否入藏,图书与档案馆将向捐赠者发放捐赠回执,以示感谢。

 


13.图书文献管理办法

 

(一)馆藏图书管理办法

为使我馆的图书资料得以妥善保管,充分发挥其作用,特制定本办法

一、图书入典藏后方可入总书库。对入库的图书,要及时按类上架,并对读者开放。

二、工具书库的文献资料必须按照资料查阅规则,只许在室内查阅或复印,不得外借,确因工作需要而要外借者,必须经馆长同意,馆员应按在规定时间内及时收回。

三、新书库的图书要及时更新,按类校架,确保乱架率为0%

四、采编部每次都要从每种采购进馆藏书中抽出一本,存放在样本书库。样本书库要及时校架,确保乱架率不超过5%。样本书库的图书不外借,只许在室内查阅或复印。确因工作需要而要外借者,必须经馆长同意,馆员应按在规定时间内及时收回。

五、教材库收藏的图书文献是我校建校以来使用的所有教材文献,有专人负责。教材到馆后要及时采编,且按学期、按学院(或部)排架,上架的准确率达100%。原则上教材库的图书文献不外借。

六、期刊库和剔除书库保管的是装订的过刊、报纸和剔除的图书文献。过刊和报纸要及时装订、采编,并按年代时间排架,图书要按类排架。期刊库和剔除库对读者开放,可以借阅。

七、无论外借书库还是其他书库,都要切实做好图书的保护工作,防潮、防蛀、防尘、防火、防盗,确保安全。工作人员下班前务必做好“清场”工作,确保安全。严禁在书库吸烟烤火;发现虫害时及时处理,定期搞好卫生清洁。

八、学校图书不对外开放。外单位急需借阅,经主管院长核实确因工作需要而要外借者,必须经馆长同意,同意可办理借阅手续。馆员应在规定时间内及时收回

九、未经同意,非管理人员不得入内。

()电子资源管理办法

十、电子资源是指图书与档案馆正式引进、试用和有权免费试用的各种网络数据库及自建数据库,为了保护电子资源的知识产权,请合理使用图书与档案馆电子资源;

十一、禁止使用任何网络下载工具下载电子资源;

十二、禁止连续、系统、多线程、过量地对电子资源进行下载等操作(对同一数据库一次连续下载的全文不要超过30篇);

十三、禁止私设代理服务器供校外用户访问图书馆的电子资源;

十四、禁止对下载的电子文档进行重新编辑、系统复制、转售、转发和重新出版,严禁利用所获得的文献资料进行非法牟利;

十五、对违反上述规定者,图书与档案馆有权追查当事人的责任,包括:

1.封闭违规IP所有电子资源的访问权限,并通知所在单位领导,情节严重者,在图书与档案馆主页上通报批评;

2.当事人必须在3日内亲自到图书与档案馆提交检查和保证不再违规的书面材料;

3.2次及以上违规者,其借书权限将被停止;情节严重者,将报请学校予以纪律处分,同时,违规者必须承担由此引起的一切法律责任;

4.图书与档案馆对违规当事人给图书与档案馆造成的经济损失图书与档案馆保留追偿权。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14.二级资料室图书文献的管理办法

 

为了使学校能够更准确的掌握各二级学院(部)文献的状况,更好地促进教学单位资料室的建设与管理,特制定本办法。图书与档案馆对各二级学院(部)的资料室图书文献进行采编,信息纳入学校图书总库,图书文献资料仍保存在各二级学院(部)。管理办法如下:

一、每年12月份,分管二级资料室的图书馆员工将到各二级学院(部),将各二级学院(部)新购置的图书文献进行采集。

二、图书编目和典藏工作

(一)负责馆藏图书、光盘的加工(包括贴条码、磁条、印馆藏章、贴书标和贴胶带)、编目和典藏。

(二)条码要在书名页和倒数第二页各贴一个,磁条要随机夹在图书的中间某页,馆藏章要在书名页、第十五页及书侧面各印一个。

(三)按照《中国图书馆分类法》要求,套录或者原编图书marc,力求归类准确,误差控制在0.2%以内。编辑前应做好查重,避免索书号出现一书多号或一号多书等情况。

(四) 套录时要结合本馆情况,对不完整的marc要补充,对错误的marc要修改。核查无误后,加上本馆的信息特征,如条形码号、登录号等。

(五)采编光盘时要对应并链接好与光盘相对应的图书,以便在学生借阅图书时能及时作出是否有光盘的提示。

(六)编辑好的图书、光盘、过刊marc要及时入典藏,并打印好书标和交接单。

(七)交接单要打印清晰,书标要在封底的右上角和书脊的下部各贴一个,并用胶带粘牢。

(八)修正流通过程中发现的错误录入信息;不断修改回溯建库工作中遗留的错误数据。

 

 

15.图书借阅管理规定

为了加强对学校图书文献的管理,提高图书的利用率,引导读者多读书、读好书,培养读者养成热爱读书爱护图书的良好习惯,特制定本制度。

一、入馆须知

馆内严禁吸烟、随地吐痰、乱扔废纸果皮等杂物。

爱护图书、设备等一切公共设施。

尊重老师,一切行为必须做到文明礼貌。

 二、借阅范围

本馆普通中外文图书、中文过刊、随书光盘为外借对象,工具书、中外文现刊、报纸、外文过刊、合订报纸,只提供阅览和馆内复印。

三、借阅规则

读者要凭本人一卡通进入本馆书库,一卡通限本人使用,不得转让或代借,丢失后及时到图书馆一楼挂失。

借书数量与期限规定:

1)借书数量:教职工不超过20本,学生不超过10本。

2)借书期限: 总书库学生借期不超过30天,教职工不超过4个月;新书库学生借期不超过15天,教职工不超过30天。

3. 需要续借的读者,在规定还书期限前,到流通部或通过网上以及手机办理续借手续(只限续借一次,新书库图书不可续借)

4. 有教学、科研、生产等特别需要时,读者所借图书无论是否到期,图书与档案馆有权催还调用,读者不得拒绝。

5. 办理借阅手续时,请读者把要借阅的图书,连同一卡通交给借书处老师,空手走过防盗检测仪,到取书处取书。读者还书时,请将所还图书送到还书处待老师检查无误后方可离开。

四、图书资料超期、遗失、损坏的赔偿办法

1. 在规定还书期限前,读者必须归还所借图书,否则,应按实际超期天数交纳违约金,每册每天按 0.1元计算。

2. 遗失、损坏图书的赔偿办法:

读者对所借图书应妥善保管,不得丢失、损坏图书。如出现有丢失、污损、去除书中条码、磁条及圈点、划道、水浸等损坏情况的,按规定赔偿。

1)购买同版本图书赔偿,并缴纳图书技术处理费10/册。

2)如买不到同版本的书,将根据该书出版年份进行赔偿并缴纳图书技术处理费10元。具体处理如下:

11985年及以前出版的图书按原书价的10倍赔偿;

21986-1995年出版的图书按原书价的8倍赔偿;

31996-2001年出版的图书按原书价的5倍赔偿;

42001-2010至今出版的图书按原书价的3倍赔偿;

52010至今出版的图书按原书价的2倍赔偿;

3)整套图书无论丢失其中几册,均按整套图书的出版年代及价格赔偿。

3. 对严重违反本馆借阅制度的读者,中止其借阅权。

 

 


16.借阅证使用办法

一、借阅证包含校园一卡通或新生临时卡,借阅证是读者在馆内借阅文献、进行学习活动的有效证件。

二、读者借阅证由图书与档案馆按照有关规定统一注册。

三、阅证挂失

(一)读者应妥善保管借阅证,不应随意乱放。读者借阅证遗失后,应立即到图书与档案馆一楼书库借阅处挂失。丢失者需在挂失前还清所借图书。

(二)读者需到相关部门补办一卡通(借阅证)后,且到图书馆一楼重新注册,方可使用。

四、借阅证注册

(一)新生借阅证到图书馆一楼流通部办理。

(二)挂失后补办的借阅证应到图书馆一楼书库借阅处注册,方可使用。

五、证件有效期及退证

(一)所有学生借阅证有效期为其在大学取得有效学籍的时间。教职工借阅证有效期为其在校工作期间。

(二)休学的学生,必须将本人所借图书全部归还,并交清违约金,方能办理离校手续。复学后凭复学通知单重新办理借阅证。

六、借阅证持有人若需离校(毕业、调离、出国、退学等),需将违约金、欠书还清,方可离校。

 


17.自习室管理办法

一、自习室为我校学生学习场所,非本校学生拒绝进入。

二、进入本室的学生要自觉维护自习室的秩序,讲究文明礼貌

三、保持室内安静,不得喧哗,不得在自习室使用手机通话。(凡携带手机的读者须将手机调至震动状态。)

四、保持室内清洁卫生。严禁随地吐痰,不得乱扔纸屑杂物,不得携带零食进入自习室。

五、严禁在图书与档案馆内任何地方吸烟。如有违犯,将依照有关规定严肃处理。

六、爱护桌椅设备,不得随意挪动,不得随意在桌面上涂画、粘贴,如有损坏照价赔偿。

七、除笔记本专用自习室外,其余自习室禁止使用笔记本,一经发现,老师有权制止其使用,对不听劝告的有权终止其自习权利。

八、服从工作人员的管理,违规者视情节轻重批评教育或送交有关院、系处理。

九、遵守开放时间,闭馆前请自觉离馆。

十、保管好随身携带的图书、背包等私人物品,离开自习室时须全部带走。凡因个人保管不当而造成的损失,由自习本人负责。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18.电脑使用区管理办法

一、电脑使用区仅供使用电脑的学生使用,学生自带笔记本电脑。

二、进入本室的学生要自觉维护自习室的秩序,讲究文明礼貌

三、保持室内安静,不得大声喧哗,不得在自习室使用手机通话。(凡携带手机的读者须将手机调至震动状态。)

四、严禁在考研自习室内吸烟;如有违犯,将依照有关规定严肃处理。

五、保持室内清洁卫生,严禁随地吐痰,不得乱扔纸屑杂物,不得携带零食进入自习室。

六、爱护桌椅、电源等设备,不得随意挪动,不得随意在桌面上涂画、粘贴,如有损坏照价赔偿。

七、服从工作人员的管理,违规者视情节轻重予以批评教育或送交院、系有关部门处理。

八、遵守开放时间,闭馆前请自觉离馆。

九、保管好随身携带的图书、背包等私人物品,离开自习室时须全部带走。凡因个人保管不当而造成的损失,由自习本人负责。

 


19.学习讨论区管理办法

一、学习讨论区为我校学生研究问题的学习场所,非本校学生拒绝进入。

二、进入本室的学生要自觉维护自习室的秩序,讲究文明礼貌

三、不得大声喧哗,不得在自习室使用手机通话。(凡携带手机的读者须将手机调至震动状态。)

四、保持室内清洁卫生。严禁随地吐痰,不得乱扔纸屑杂物,不得携带零食进入自习室。

五、严禁在图书与档案馆内任何地方吸烟。如有违犯,将依照有关规定严肃处理。

六、爱护桌椅设备,不得随意挪动,不得随意在桌面上涂画、粘贴,如有损坏照价赔偿。

七、禁止使用笔记本,一经发现,老师有权制止其使用,对不听劝告的有权终止其自习权利。

八、服从工作人员的管理,违规者视情节轻重批评教育或送交有关院、系处理。

九、遵守开放时间,闭馆前请自觉离馆。

十、保管好随身携带的图书、背包等私人物品,离开自习室时须全部带走。凡因个人保管不当而造成的损失,由自习本人负责。

 

 

 

 

 

 

 

20.期刊阅览室管理办法

一、进入期刊和报纸阅览室,需保持室内卫生、不得大声喧哗,不做不文明行为。

二、读者所带的书包和其他物品请寄放在存包柜里,请勿带进阅览室。 

三、每人每次限取1本期刊或1份报纸,看完后应送回原处。

四、读者应自觉爱护期刊和报纸,请不要损坏、涂污报刊,如有违反按价赔偿;盗窃期刊、报纸者按章处罚。

五、禁止使用个人物品在阅览室内占座。占座物品如有丢失,由本人承担全部责任。 

六、读者离开本室时,请将寄放在存包柜里的个人物品取走。   

 


21.教师阅览室使用管理规定

一、教师阅览室是我校老师学习的场所,非本校老师拒绝进入。

二、进入本室的老师要自觉维护自习室的秩序,讲究文明礼貌 。遵守教师阅览室的开放时间。

三、保持室内安静,不得喧哗,不得在自习室使用手机通话。(凡携带手机的读者须将手机调至震动状态。)

四、保持室内清洁卫生。严禁随地吐痰,不得乱扔纸屑杂物。严禁在图书与档案馆内任何地方吸烟。

五、书刊看完后,放回原处,摆放整齐。爱护书刊,不准在书刊上乱涂乱画,损坏书刊的,照价赔偿。

六、教师阅览室的书刊不外借。

七、保管好随身携带的私人物品,离开教师阅览室须全部带走。。

八、管理人员必须按要求定期开放,每天做好书刊的清点及设备的检查工作,对室内所有书刊分类编号摆放整齐。

九、保持室内清洁,每天打扫一次。

 

 

 

 

 

 

 

22.存包柜使用管理规定

一、我馆在书库、各阅览室内及公共区分别设有存包柜供读者存放书包,读者自备小锁将要存放的书包等物品锁在存包柜中,不得存放易污品、危险品及现金、手机等贵重物品。

二、当日闭馆前须将存放的物品、小锁取走,占用存包柜不得超过当日。

三、管理人员定期清理存包柜,并将违规占用的物品取出、登记、保管。保管期限为1学期。

四、因存包柜免费使用,故本馆不承担遗失物品的赔付责任;因违规存放、占用而被清理导致物品遗失的,责任亦由违规者自己承担。

五、注意使用安全,发现不安全因素及时向管理人员报告。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

23.读者公用检索计算机使用管理办法

一、 读者公用检索计算机只供读者访问图书与档案馆主页包含的相关内容(http://www.lib.neu.edu.cn),包括数据库检索、阅读电子图书、电子期刊等。请勿上BBS、先锋网等其他与检索电子文献无关的网址。

二、在使用过程中,如发现主机、鼠标等设备有异常情况时,要及时通知工作人员,不能擅自调换。

三、读者不得破坏计算机外置设备,更不能私自拆换、挪动电源插头及计算机显示器、主机等设备。

四、读者自己所带软件、光碟不能在读者公用检索计算机上使用,更不能用读者公用检索计算机做作业;读者公用检索计算机无空位时,请各位读者按秩序排队等候,切勿争抢。

五、由于上机者使用不当造成计算机硬件损坏的,由上机者承担责任;违反本规则的读者,工作人员有权制止或终止其上机权利。


24.勤工助学学生管理办法

本部门根据工作需要,设立勤工助学岗位。上岗前由各部门向勤工俭学学生进行前期的培训,经培训合格后,布置相应的工作及要求,勤工助学学生必须严格按要求工作。

一、按时接班,要做到不迟到,不早退,有事请假,未经部门负责人批准不得自行找人替岗 , 遇有急事来不及请假,事后要与工作人员说明理由。按要求填写考勤表。

二、勤工助学学生在岗时应协助工作人员做好所分配的工作。服从分配,听从指挥,对所承担的工作任务尽职尽责。

三、勤工助学学生未经工作人员允许,不能私自将阅览室内图书、期刊、报纸带出室外或借与他人,一经发现,按窃书处理。

四、工作时间严格遵守图书与档案馆的各项规章制度,严禁吸烟,严禁做与工作无关的事情。

五、勤工助学学生考核办法。

(一)对于不请假,在一个月内空岗二次者及不服从分配者予以解聘。

(二)带头违反图书与档案馆规章制度者一经发现坚决解聘。

(三)按要求及时完成工作,对检查4次不合格者予以解聘。


25.固定资产管理办法

一、设专人负责本部门固定资产账目的管理。凡购进或调入的设备须先经使用部门专业人员验收,再按学校设备管理的有关规定及时登记造册。

二、各部门的桌、椅、卷柜、书架、书车等,必须按学校规定统一编号。对技术性强的设备的使用,如速印机、切纸机、胶装机等,由所在部门负责人制定设备的操作规程,原则上操作人员应经培训后,方可操作。

三、各部门设备应合理使用,不经馆长批准,任何人不得擅自将设备外借或调换,违者严肃处理。

四、所有坏损或闲置设备应按照学院有关规定办理报废手续并移交资产财务处统一管理。


26. 安全工作管理办法

一、全体工作人员要提高警惕,做到防火、防水、防盗、防破坏,保证人员、馆舍、设备和藏书的安全。

二、为确保读者和图书与档案馆财产安全,全馆工作人员必须树立“防火安全,人人有责”的思想。自觉消除火险隐患,提高防患意识。

三、加强组织领导,建立馆长—部门负责人—部门职工的安全责任体系。明确职责,责任到人,签订安全责任书,履行应尽的义务与职责。

四、各层(室)工作人员上班期间坚守岗位,下班时关窗,锁门,关好电源,发现问题及时报告。

五、严禁携带易燃、易爆、剧毒、腐蚀物品入馆,严禁在图书与档案馆内吸烟。

六、提醒读者保管好自己的贵重物品。发现失窃,保护现场并及时报告后勤保卫处。

七、各层(室)工作人员掌握消防知识,不得擅自移动消防器材。

八、印务中心、信息中心所有设备专人操作,不得他人擅自操作。

九、馆内各部门锁匙需妥善保管,未经允许不能私自借出和私自配备。

十、对于着火、漏水、打架、急病等突发性事件,应及时报告馆长,并通知有关部门,解决处理。

十一、严禁自行更改或设置各种电源,安装电器设备。离开工作岗位时,必须拔掉电源插头,关灯、关机、关好门窗、断电。

十二、服务电话

图书与档案馆保安室电话:56618025                           

博学馆保卫办公室:58217200

房屋、排水、暖气、维修:56618067                                                           

电工班:56616110


档案工作管理制度

1.沈阳工学院部门立卷归档制度

档案工作是学校重要的基础性工作,是学校历史发展的真实记录,是学校工作业绩的历史见证。为加强学校档案建设工作,提高档案管理水平,充分发挥档案作用,根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及教育部关于《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合学校实际制定本办法。

一、基本原则

(一)部门立卷原则

根据教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》第三章第十六条“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的规定,结合我校实际工作,学校决定从2015年起,档案工作实行责任单位和立卷单位两级管理制度,立卷单位负责档案的收集、整理,责任单位负责审核和移交。

()价值第一原则

归档材料必须对学校、社会有史料和研究价值,有参考或凭证作用,能够反映学校及各单位活动的全过程。立卷、归档材料必须保证完整、真实、准确、系统,必须遵循其自然形成规律,保持案卷彼此间的有机联系和成套性,符合档案管理工作的特点和要求。

(三)集中管理原则

档案的价值属性,决定了档案工作的重要性,必须由图书与档案馆档案室集中统一管理,确保档案收集的完整、系统、准确和安全,以利于开发利用。

二、组织领导

学校和基层各单位,均应按要求成立档案工作领导小组,明确档案工作第一责任人,配备兼职档案员,坚持做到将档案工作纳入各单位工作计划、管理制度、相关人员岗位职责。各单位应对档案工作高度重视,认真落实。

三、归档范围

凡学校各单位在工作活动中直接形成的、能够反映工作、活动的并具有一定保存价值的文字、图片、声像、实物等各种不同形式的载体材料均属档案的归档范围,并按各部门业务工作范围确定档案归档内容。(详见附件2:《沈阳工学院档案归档范围及保管期限表》)

四、整理分工

(一)各部门文件材料的整理均由本单位档案工作领导小组负责,并按指定期限移交图书与档案馆。

(二)学生个人档案由带班辅导员整理,移交到图书与档案馆档案室,由图书与档案馆档案室建室保管。

(三)基建类档案责任单位为顺智公司。

(四)人事档案由专人负责。

(五)两个或两个以上部门产生的归档材料责任单位为主办部门。

五、归档时间

(一)学校重要会议、庆典、大型活动形成的成套材料需在结束后一个月内归档。

(二)科研、立项的专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后1个月内归档。

(三)设备档案在设备验收完毕正常投入使用后1周内立卷归档。

(四)声像档案、PDF电子档与纸质档案同步归档,互为备份。

(五)其它未单独说明的各类档案在次年430日前归档。

六、移交与验收

(一)各单位整理完成后及时移交图书与档案馆。移交时双方必须对档案案卷进行严格检查和验收,确保移交材料符合质量标准和规范要求,如有问题,提出整改意见,并限期改正后移交。

(二)移交档案时必须履行交接手续,填写“沈阳工学院归档材料移交明细表”一式两份。

附件:

1.沈阳工学院档案分类简表

2.沈阳工学院各类档案归档范围及保管期限表

3.沈阳工学院档案归档整理规范

4.沈阳工学院文书档案移交明细表

5.沈阳工学院声像档案移交明细表

6.沈阳工学院档案借(查)阅登记表

7.沈阳工学院声像档案样片文档模板

 


附件1:沈阳工学院档案分类简表

一、党群类

DQ11

党务综合

DQ12

纪检、监察

DQ13

组织

DQ14

宣传与学生工作

DQ15

统战

DQ16

工会

DQ17

团委

二、行政类

XZll

行政综合

XZ12

人事

XZ13

审计

XZ14

武装、保卫

XZ15

后勤

XZ17

档案

XZ18

督导

三、教学类

JXl1

综合

JXl2

学科与实验室建设

JX13

招生

JX14

学籍管理

JX15

课堂教学与教学实践

JX16

学位工作

JX17

毕业生

JX18

教材

四、科学研究类

KY11

综合

KY12

项目

KY13-1

科研准备阶段

KY13-2

研究实验阶段

KY13-3

总结鉴定阶段

KY13-4

申报奖励阶段

KY13-5

推广应用阶段

KY14

一般成果(非立项)

KY15

校级科研成果

五、基本建设类

JJ11

综合

JJ12

工程

六、仪器设备类

SB11

综合

SB12

仪器设备项目

七、产品类档

CP11

综合

CP12-1

销售管理

CP12-2

产品计划准备阶段材料

CP12-3

产品生产设计(研制)阶段材料

CP12-4

产品生产试制与鉴定阶段材料

CP12-5

产品生产阶段材料

八、财会类

CK11

综合

CK12

会计报表

CK13

会计帐薄

CK14

会计凭证

CK15

工资清册

九、出版类

CB11

综合

CB12

出版物

CB13

出版活动

十、外事类

WS11

综合

WS12

出国(境)

WS13

来校

WS13

国际合作与会议

十一、学生人事档案管理类

RS15

本科学生档案

RS16

专科学生档案

十二、声像类

SX11

综合

SX12

教学与科研

SX13

外事活动

SX14

师生文体活动

SX15

其他

十三、实物类

SW11

奖励类

SW12

礼品类

SW13

字画

SW14

印鉴类

SW15

办公与生活用品

十四、校办产业类

XC11

行政管理综合

XC12

企业管理

XC13

企业培训


附件2沈阳工学院各类档案归档范围及保管期限表

沈阳工学院各类档案归档范围及保管期限表

()党群类档案归档范围及保管期限表

DQ11党务综合

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

电子文档提交

1

上级单位有关高校党建、纪检监察、组织、宣传、统战、工会、共青团等工作的综合性文件,其中:

 

党政工作部

党政工作部

1)针对本校的、重要的文件

永久

2)具有指导与参照性的文件

30

2

本校党代会全套文件材料,包括:

永久

党政工作部

党政工作部

(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单,候选人登记表及情况介绍,选举办法、选举结果和上级批复等

(2)提案及办理情况,会议简报、会议情况、反映记录、分组会议记录等

3

党委会、党委扩大会、总支书记会议、学校理论学习中心组会议记录、纪要、决议等文件

永久

党政工作部

党政工作部

4

党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

永久

党政工作部

党政工作部

5

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

党政工作部

党政工作部

6

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

党政工作部

党政工作部

7

党委大事记、党委工作简报

永久

党政工作部

党政工作部

8

党群系统启用印章的文件和印摸

永久

党政工作部

党政工作部

9

党群系统重要统计材料

永久

党政工作部

党政工作部

10

党委各总支报党委的请示及批复

30

党政工作部

党政工作部

11

党委保密工作的相关材料

30

党政工作部

党政工作部

12

重要的群众来信来访及处理材料

30

党政工作部

党政工作部

校长信箱、校领导接待来访及办理材料

党政工作部

党政工作部

13

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

30

党政工作部

党政工作部

14

党群工作中获得的省级以上表彰的获奖材料

30

党政工作部

党政工作部

15

由本部门承办的党务、纪检监察、组织、宣传、统战、工会等工作的重大活动行成的成套材料(活动计划、总结、发言稿、宣传材料、宣传品等)

30

党政工作部

党政工作部

DQ12纪检、监督

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

1

纪委等工作规章制度、计划、总结、调查材料、重要统计数据及会议记录

永久

党政工作部

党政工作部

2

党员领导干部个人事项申报材料

永久

党政工作部

党政工作部

3

党员处分、复查材料

永久

党政工作部

党政工作部

4

各类民主评议材料

30

党政工作部

党政工作部

DQ13组织

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

本校党的组织机构设置、变动的报告及决定、批复、规章制度(本校组织工作规章制度)

永久

党政工作部

党政工作部

2

党建材料:发展党员计划、党内重要组织活动材料;总支、支部改选的报告、审批材料;新党员、预备党员转正或取消资格名单等

永久

党政工作部

党政工作部

3

各级党组织开展活动等材料

30

党政工作部

党政工作部

4

教职工党员名册、学生党员名册、党费存根及党费收缴统计与管理相关材料(党费收缴统计与管理相关材料)

永久

党政工作部

党政工作部

5

干部工作材料:干部任用文件,人大、政协代表材料

永久

党政工作部

党政工作部

6

党校各类培训工作材料、党校学员名册及考评成绩

30

党政工作部

党政工作部

DQ14宣传与学生工作

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

宣传工作规章制度、会议材料、会议记要

永久

党政工作部

党政工作部

2

宣传工作中反映本校重大活动的媒体报道剪报、宣传工作获奖证书等

永久

党政工作部

党政工作部

3

学校重大活动涉及宣传工作的材料、照片(归入声像类)、画册、宣传品等

30

党政工作部

党政工作部

4

教职工思想政治工作材料

30

党政工作部

党政工作部

5

学生思想政治工作的文件材料(含本类工作表彰奖励材料及奖牌、奖杯等)

30

党政工作部

党政工作部各二级学院

6

学生心理健康教育材料

30

学生工作部

学生工作部

7

学生管理工作(含特困生资助、贷款、勤工助学、学生管理部门承办的学校重大活动等)文件材料、照片(归入声像类)等

30

学生工作部

学生工作部

DQ15统战

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

统战工作制度、会议记要、决定、统计数据等相关工作材料(含以本校民主党派名义印制出版的文献材料)

永久

党政工作部

党政工作部

2

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

永久

党政工作部

党政工作部

DQ16工会

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

本校工会工作计划、总结、规章制度、统计数据等文件材料

永久

党政工作部

党政工作部

2

教职工代表大会、工会会员代表大会文件材料(通知、名单、报告、决议、选举、领导讲话、大会发言、主席团会议记录、会议照片等文件)

永久

党政工作部

党政工作部

3

教代会代表提案及办理工作文件材料

永久

党政工作部

党政工作部

4

基层工会干部名册

永久

党政工作部

党政工作部

5

妇女工作工作文件材料

30

党政工作部

党政工作部

DQ17团委

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

本校团代会、学代会文件(名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件)

永久

学生工作部

学生工作部

2

团委工作规章制度、统计数据

永久

学生工作部

学生工作部

3

团、学干部名册

30

学生工作部

学生工作部

4

团委牵头组织学生参与的竞赛获得的各类表彰奖励材料及奖牌、奖杯等

30

党政工作部

党政工作部

5

团委牵头组织学生参与的重大活动、学生思想政治及文化素质工作(组织建设、社会实践、重大活动)的有关材料

30

学生工作部

学生工作部

(二)行政类档案归档范围及保管期限表

 

XZ11行政综合

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

上级有关高校各项工作的综合性文件,其中:

 

党政工作部

党政工作部

1)针对本校的文件

永久

2)具有指导与参照性的文件

30

2

本校呈报上级的请示、报告、函及批复或下发的综合类文件

永久

党政工作部

党政工作部

3

全校性的规章制度

永久

党政工作部

党政工作部

4

学校年度工作计划、总结

永久

党政工作部

党政工作部

5

校长办公会会议记要

永久

党政工作部

党政工作部

6

教育事业规划、计划及上报批复

永久

党政工作部

党政工作部

7

学校综合评估材料

永久

党政工作部

党政工作部

8

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

党政工作部

党政工作部

9

全校各单位报上级的报表及综合统计

30

党政工作部

党政工作部

10

启用印章的文件及印模

永久

党政工作部

党政工作部

11

学校法人、执照、证书、年检等材料

永久

党政工作部

党政工作部

12

历史沿革、情况简介

永久

党政工作部

党政工作部

13

学校大事记

永久

党政工作部

党政工作部

14

校庆工作材料

永久

党政工作部

党政工作部

15

学校各单位行政工作计划、总结、请示、批复

永久

党政工作部

党政工作部

16

董事会相关材料(董事名单、会议记录、日程安排等)

永久

董事会

董事会秘书

17

校办主办、承办的校内外重大活动、会议的文件材料、照片等

永久

党政工作部

党政工作部

18

其他单位主办、承办的重要会议、重要活动(开学典礼、毕业典礼等)形成的成套文件(会序、领导讲话、会议形成的各类文件、照片等)

永久

全校各单位

全校各单位

19

以学校名义与外界签订的各类合同、协议、备忘录等

永久

党政工作部

党政工作部

20

校友工作材料(校友总会与各地分会负责人名单、各时期校友录)

永久

 

 

21

国家级以上裁判员的证书复印件

永久

教学管理部

基础课部

22

校史陈列馆工作材料(陈列设计、宣传等材料),接待参观留言薄、知名人士题词等(归入实物类)

永久

图书与档案馆

图书与档案馆

23

黄船钉纪念馆工作材料(陈列设计、宣传等材料),接待参观留言薄、知名人士题词等(归入实物类)

永久

学生工作部

学生工作部

24

校园网建设材料(网络、监控、一卡通等工作材料)

永久

网络管理中心

网络管理中心

XZ12人事

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

教师规划发展材料

永久

教师促进与教师发展中心

党政工作部教师促进与教师发展中心

2

师资队伍建设材料:各级教学团队、学科带头人、教学名师等名单、骨干教师名单;本校教师入选省市以上专家学者行列名单

永久

人力资源部

人力资源部

3

实施教师培养培训材料

永久

教师促进与教师发展中心

党政工作部教师促进与教师发展中心

4

教职工业务考核材料:教师业务与绩效考核等材料

永久

人力资源部

人力资源部

5

人事统计报表(职称评聘、调进、调出、退休、返聘、兼职)

永久

人力资源部

人力资源部

6

教职工名册(按自然年统计)

永久

人力资源部

人力资源部

7

教职工职称评审材料:转正定级、评定、聘任专业技术职称名单等材料及上级批复

永久

人力资源部

人力资源部

8

教职工(在职、离退、兼职)工资调整材料(规定、方案、转移、证明、通知)

永久

人力资源部

人力资源部

9

各种奖金、资助金、工资名册

永久

人力资源部

人力资源部

10

教职工的录用、调岗、调入、调出的有关材料

永久

人力资源部

人力资源部

11

劳资、职工保险有关材料

30

人力资源部

人力资源部

12

使用临时工有关材料(含劳务合同、委派合同、代理合同、保安合同、协议等)

30

人力资源部

人力资源部

13

教职工福利工作材料(教育发展基金等)

30

党政工作部

党政工作部

XZ13审计

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

审计工作调查报告

30

资产财务部

资产财务部

2

审计工作统计年报及重要报表

永久

资产财务部

资产财务部

3

审计报告、财务底稿

永久

资产财务部

资产财务部

4

重大审计项目及内部审计:审计结论、干部离任审计材料等

永久

资产财务部

资产财务部

5

招投标有关审计材料

永久

资产财务部

资产财务部

XZ14武装、保卫

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

本校保卫、消防、安全工作制度、统计数据

永久

后勤保障部

后勤保障部

2

师生员工案件的侦察、调查、处理结论材料及上级的批复、处理结果等材料

30

后勤保障部

后勤保障部

3

师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复

30

后勤保障部

后勤保障部

XZ15后勤服务

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

本校后勤工作制度、统计数据

永久

后勤保障部

后勤保障部

2

后勤服务(供水、供电、供暖、送气、排污、住房等)、医疗卫生、餐饮服务、经营活动等的重要合同、协议等

永久

后勤保障部

后勤保障部

3

后勤工作获省级以上表彰材料

永久

后勤保障部

后勤保障部

4

校医院工作规章制度

永久

校医院

校医院

5

教职工健康状况调查材料及统计表

30

校医院

校医院

6

学生体检表、体检情况报告等材料

30

校医院

校医院

XZ16图书

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

图书与档案馆工作规章制度

30

图书与档案馆

图书与档案馆

2

图书购书清册与报废注销清册

30

图书与档案馆

图书与档案馆

XZ17档案

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

有关档案信息化建设的重要材料

30

图书与档案馆

图书与档案馆

2

档案销毁报告及销毁清册

永久

图书与档案馆

图书与档案馆

3

各单位档案移交目录

永久

图书与档案馆

图书与档案馆

XZ18督导

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

督导工作规章制度

30

督导审计部

督导审计部

2

督导工作年鉴(督导检查、考核、评比、简报、通报、反馈)

30

督导审计部

督导审计部

3

督导团工作材料(督导团章程、成员名单、重要会议记录、对教学与行政督导检查材料)

30

督导审计部

督导审计部

4

教职工与学生校内申诉处理材料

永久

督导审计部

督导审计部

5

内部经济审计相关规章制度、调查报告、相关统计年报及重要报表、报告等

30

督导审计部

督导审计部

6

固定资产审价相关规章制度、相关统计年报及重要报表、报告等

30

资产财务部

资产财务部

(三)教学类档案归档范围及保管期限表

 

JX11综合

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

教学改革、培养目标、培养方案、学制等方面的材料

永久

教学管理部

教学管理部

2

教学规划、实施计划、有关教学工作的规章制度、调研报告、简报

永久

教学管理部

教学管理部

3

开展教师发展研究、教学经验分享和专题研讨材料

永久

教师促进与教师发展中心

教师促进与教师发展中心

4

为教师职业(教学)提供咨询服务材料

永久

教师促进与教师发展中心

教师促进与教师发展中心

5

专业、实验室的论证、申报与调整、评估、审批成套材料(新专业申报、试办专业评审、评估等)

永久

教学管理部

各二级学院

6

学科建设相关材料

永久

教学管理部

教学管理部

7

省级以上重点专业、实验室的论证、申报、评估、审批、建设和评价的成套材料

永久

教学管理部

各二级学院

8

省级及省级以上有关教学检查、评估和评价材料;各级优秀教学质量有关评奖材料、结论、证书;有关教学成果的材料、证书

永久

教学管理部

教学管理部

9

省级以上课程建设遴选、申报、评选、奖励等相关材料(省级精品资源共享课、省级视频公开课、微课、慕课、项目教学示范课等)

永久

教学管理部

各二级学院

10

省级以上精品课课件(教育信息化、教育软件大赛等)

永久

教学管理部

各二级学院

11

教学指导委员会的文件材料

永久

教学管理部

各二级学院

12

学术委员会的文件材料

永久

教学管理部

教学管理部

13

省级及以上有关教学工作的统计报表

永久

教学管理部

教学管理部

14

承办的教学工作方面的重要会议、重要活动及学术活动等形成的成套材料

永久

教学管理部

教学管理部

15

非学历教育的培训班、进修班、辅修专业等材料

30

教学管理部

各二级学院

16

师生参加校内外体育竞赛有关材料

永久

教学管理部

基础课部

17

学校运动会秩序册

30

教学管理部

基础课部

18

军训工作材料(与军方签订的军训协议、合同、计划、总结、表彰、奖励等材料)

永久

教学管理部

基础课部

JX12学科与实验室建设

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

学科、实验室建设规划、实施计划、简报、总结材料

30

教学管理部

教学管理部

2

学科、专业学位的论证、申报与调整、评估、审批材料

永久

教学管理部

教学管理部

3

省级以上重点学科、专业的论证、申报、评估、审批和建设材料

永久

教学管理部

教学管理部

4

省级及以上学科、专业学位、实验室建设统计报表

30

教学管理部

教学管理部

JX13招生

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

上级有关招生工作的文件材料,其中

 

学生工作部

学生工作部

1)针对本校的、重要文件

永久

2)具有指导与参照性的文件

30

2

新生录取分数线、新生录取名册原件及复印件一份

永久

学生工作部

学生工作部

3

自主招生、保送生、艺体特长生、国防生、定向生录取名单

永久

学生工作部

学生工作部

4

招生计划、招生章程等

永久

学生工作部

学生工作部

5

招生工作总结及质量统计分析报告

30

学生工作部

学生工作部

6

继续教育与培训相关材料

30

创新创业中心

创新创业中心

7

专升本等入学试题

永久

教学管理部

教学管理部

JX14学籍管理

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

新生入学登记表

永久

教学管理部

教学管理部

2

学生学籍簿

永久

教学管理部

教学管理部

3

学生成绩总表

永久

教学管理部

教学管理部

4

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、借读、参军、转学、转专业、出国、退学)

30

教学管理部

教学管理部

5

入学资格审查与处理决定

永久

教学管理部

教学管理部

6

学生奖惩材料(奖学金、先进集体、优秀个人)

永久

学生工作部

学生工作部、各二级学院

7

重要的学生工作会议材料或工作简报

30

学生工作部

学生工作部

8

毕(结、肄)业学生名单

永久

教学管理部

教学管理部

JX15课堂教学与教学实践

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

各专业教学计划、教学大纲

永久

教学管理部

各二级学院

2

各学期教学进程表、课表

30

教学管理部

教学管理部

3

各专业课程试题库、考试改革材料

30

教学管理部

教学管理部各二级学院

4

典型教案

30

教学管理部

教学管理部

5

教学质量报告及有关材料

30

教学管理部

教学管理部

6

大创工作和学生参加省市级及以上各种竞赛获奖名单、指导教师名单(红头文件或汇总表)及证书原件扫描件和复印件、参赛照片、全校年度参赛获奖情况汇总表等材料

永久

创新创业中心

创新创业中心各二级学院

JX16学位

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

上级及本校有关学位工作文件材料(评定条例、办法、计划、总结)

30

教学管理部

教学管理部

2

学位委员会会议纪要、决定(含学位授予名册)等材料

30

教学管理部

教学管理部

3

优秀毕业论文

30

教学管理部

各二级学院

JX17毕业生工作

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

上级有关毕业就业的政策、法规等文件材料

30

学生工作部

学生工作部

2

毕业生资格审查材料、派遣名册

30

学生工作部

学生工作部

3

年度毕业生就业情况及相关统计数据(高校毕业生就业质量年度报告、毕业生就业统计报表)

永久

学生工作部

学生工作部

4

毕业生质量跟踪调查、分析报告和信息反馈材料

30

学生工作部

学生工作部

5

毕业生合影等材料

永久

学生工作部

各二级学院

JX18教材工作

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

学校各专业使用教材目录

30

教学管理部

教学管理部

2

校级及以上教材出版规划

永久

教学管理部

教学管理部

3

各级优秀教材有关材料

永久

教学管理部

教学管理部

(四)科学研究类档案归档范围及保管期限表

 

KY11综合

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

学校有关科研工作的政策、规划、计划、规章制度、工作总结

永久

教学管理部

教学管理部

2

上级有关学校科研申报的批复

永久

教学管理部

教学管理部

3

本校科研管理统计数据

永久

教学管理部

教学管理部

4

校级科研讨论会论文、合订本、中外著名学者到校讲学材料等

永久

教学管理部

教学管理部

KY12过程

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

科研准备、实验研究、总结鉴定、申报奖励、推广应用阶段的成套材料

永久

教学管理部

教学管理部

KY13一般成果

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

年度科研成果目录

30

教学管理部

教学管理部

2

本校获省部级以上成果、论文、专著

永久

教学管理部

教学管理部

3

与校外合作的省部级及以上成果、论文、专著

永久

教学管理部

教学管理部

KY14获校级奖励科研成果

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

校级及以上级别奖励的专著、合著

永久

教学管理部

教学管理部

2

校级及以上级别奖励的论文

永久

教学管理部

教学管理部

3

校级及以上级别奖励的横向科研课题

永久

教学管理部

教学管理部

()基本建设类档案归档范围及保管期限表

 

JJ11综合

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

基建工作规章制度

30

顺智公司

顺智公司后勤保障部

2

基建工作总体规划

永久

顺智公司

顺智公司后勤保障部

3

基建工程财务预、决算

30

顺智公司

顺智公司后勤保障部

4

基建工作年度(季度)总结、统计报表

永久

顺智公司

顺智公司后勤保障部

5

全校性总体规划、设计总平面图

永久

顺智公司

顺智公司后勤保障部

6

水、电、气管道分布图

永久

顺智公司

顺智公司后勤保障部

7

地质勘探、地形测量材料

永久

顺智公司

顺智公司后勤保障部

JJ12施工

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

项目可行性研究(建议书、可行性研究报告、项目评估、环评、环境预测、设计和计划任务书)

永久

顺智公司

顺智公司后勤保障部

2

设计基础(工程和水文地质、勘察设计和报告、地质图、土岩样及说明)

永久

顺智公司

顺智公司后勤保障部

3

设计文件(技术设计、施工图设计、专利、总体规划设计、设计评价、鉴定和审批)

永久

顺智公司

顺智公司后勤保障部

4

工程管理文件(征地批文、拆迁、补偿、承包合同、招投标文件、施工执照、环保、消防、卫生、水电、供暖)

永久

顺智公司

顺智公司后勤保障部

5

施工文件(土地施工文件、设备及管线安装施工、电气仪表安装施工等文件)

永久

顺智公司

顺智公司后勤保障部

6

竣工验收(竣工验收报告、竣工图纸、质量评审、工程现场声像材料、竣工验收会决议文件)

永久

顺智公司

顺智公司后勤保障部

()仪器设备类档案归档范围及保管期限表

 

SB11综合

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

仪器、设备管理的规章制度、调查材料

30

资产财务部

资产财务部

2

仪器、设备招标,采购计划、规划、总结,上报事项批复

永久

资产财务部

资产财务部

3

仪器、设备移交清册及报废、调配报告和批复

永久

资产财务部

资产财务部

4

有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

30

资产财务部

资产财务部

5

资产流失处理相关资料

永久

资产财务部

资产财务部

SB12仪器设备项目

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

采购设备过程中有关的技术商务文件

永久

资产财务部

全校各单位

2

大型设备验收报告及文件材料(包括开箱记录及装箱单、说明书、安装调试记录和双方签字移交文件、保修单等)

30

资产财务部

全校各单位

3

重大仪器设备申购报告、申购计划、论证报告、招标等材料

永久

资产财务部

资产财务部

4

重大仪器设备事故调查、处理、索赔材料等

30

资产财务部

资产财务部

5

上级或主管领导关于设备工作的批复和准购批示

30

资产财务部

资产财务部

()产品生产类档案归档范围及保管期限表

 

CP11综合

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

上级关于产品生产管理的文件

30

教学管理部

教学管理部

2

本校为产品生产制定的各种规定、条例、办法、手册、图标

30

教学管理部

教学管理部

3

产品生产的请示、报告、批复、批示

30

教学管理部

教学管理部

4

产品生产与专业协作单位在有关技术性方面来往的文件材料

30

教学管理部

教学管理部

5

产品生产的年度计划、总结、统计报表等

永久

教学管理部

教学管理部

CP12产品

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

产品销售管理(销售合同、产品说明书、验收报告等)

永久

教学管理部

教学管理部

2

产品计划准备阶段材料(任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文)

永久

教学管理部

教学管理部

3

产品生产设计阶段材料(总体设计方案、定型图纸、技术说明、部件目录、技术总结等)

永久

教学管理部

教学管理部

4

产品生产试制与鉴定阶段材料(试验、鉴定、样机、获奖情况、专利、论文等)

永久

教学管理部

教学管理部

5

产品生产阶段材料(生产任务书、生产方案、工艺等)

永久

教学管理部

教学管理部

()出版类档案归档范围及保管期限表

 

CB11综合管理

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

本校编辑出版工作规章制度、合同等

永久

党政工作部

党政工作部

CB12出版物项目

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

责任单位

 

1

沈阳工学院校报

永久

党政工作部

党政工作部

2

关于出版工作的请示和批复

30

教学管理部

教学管理部

3

沈阳工学院学报

永久

教学管理部

教学管理部

4

省级或省级以上报刊、书籍、出版工作的有关统计数据、报表等材料

永久

教学管理部

教学管理部

5

知名人士对学校书刊的重要评论

30

教学管理部

教学管理部

()外事类档案归档范围及保管期限表

 

WS11综合

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

外事工作会议材料、统计报表

永久

国际交流中心

国际交流中心

WS12出国

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

出国(境)考察、访问、讲学、研究人员有关材料

30

国际交流中心

国际交流中心

2

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)

永久

国际交流中心

国际交流中心

3

国际比赛、竞赛材料

30

国际交流中心

国际交流中心

WS13来校

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

30

国际交流中心

国际交流中心

2

接待外国党政官员、各界知名人士来校参观访问的文字材料,外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等有关材料以及所赠送的纪念品

30

国际交流中心

国际交流中心

3

聘请外籍教师登记表、审批表、教师名册、合同等相关材料

30

人力资源部

人力资源部

4

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

30

国际交流中心

国际交流中心

WS14国际交流、合作与会议

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

我校主办、参加国际会议的材料

永久

国际交流中心

国际交流中心

2

授予外籍人员名誉称号的材料

永久

党政工作部

党政工作部

3

国际合作项目、成果等材料

永久

国际交流中心

国际交流中心

4

收受的礼品名册

30

党政工作部

党政工作部

5

合作办学协议、合同、备忘录、纪要等材料

永久

国际交流中心

国际交流中心

6

校际交流、校际合作科研项目等材料

永久

国际交流中心

国际交流中心

()财会类档案归档范围及保管期限表

 

CK11综合

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

财务预算材料(含1.校内综合预算的定稿和重要修改稿2、调整预算稿3、预算编制说明4、预算执行情况5、预算编制通知6、上报上级的预算7、专项基金预算及说明8、预算会计报表)

永久

资产财务部

资产财务部

2

财务决算材料(含1.编制决算的说明2、学校决算及批复3、决算报表(含应由财务做出的综合决算)

永久

资产财务部

资产财务部

3

税收工作材料(含有关税收文件、学校关于处理税收问题的规定、办法和税收工作总结及统计表)

30

资产财务部

资产财务部

4

收费相关材料(含1.各项收费的申请及批复;2、各项收费通知;3、收费领导小组的审批记录、会议纪要及重要附件;4、有关票据管理办法)

30

资产财务部

资产财务部

5

重大专项资金管理工作材料

30

资产财务部

资产财务部

6

学校院长、副院长关于某些特殊问题的批复及附件

永久

资产财务部

资产财务部

7

会计移交清册

30

资产财务部

资产财务部

8

财会档案销毁清册

30

资产财务部

资产财务部

9

财会工作规章制度

30

资产财务部

资产财务部

CK12会计报表

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

年度以上规划表、分配计划、测算表

30

资产财务部

资产财务部

2

年度以上各种统计报表

30

资产财务部

资产财务部

CK13会计账簿

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

总账

30

资产财务部

资产财务部

2

涉及外事会计帐簿

永久

资产财务部

资产财务部

CK14会计凭证

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

30

资产财务部

资产财务部

2

涉及外事的会计凭证

永久

资产财务部

资产财务部

(十一)校办产业类档案归档范围及保管期限表

 

XC11行政管理综合

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

校办产业管理规章制度、规划、工作计划、总结等

永久

教学管理部

教学管理部

2

校办产业管理工作会议、重大活动的文件材料、简报、照片等

永久

教学管理部

教学管理部

3

打击社会机构盗用学校名称等无形资产进行非法经营的相关工作材料

永久

教学管理部

教学管理部

XC12企业管理

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

校办企业转制涉及的相关事项文件

永久

教学管理部

教学管理部

2

校办产业管委会及企业董事会决议及记要

永久

教学管理部

教学管理部

3

校办企业与国内有关单位合作的协议、合同意向书等材料

永久

教学管理部

教学管理部

4

校办企业财务年报

长期

教学管理部

教学管理部

5

学校审计部门对校办企业的审计结果

永久

教学管理部

教学管理部

XC13培训

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

与国内外、校内外各单位的培训协议、合同、备忘录纪要等材料

永久

教学管理部

教学管理部

2

培训综合材料,包括培训项目名称。培训对象、颁奖、教学计划、培训成果、开班典礼合影、同学录等

长期

教学管理部

教学管理部

3

聘用培训教师(包括外籍教师)协议、合同材料等

长期

教学管理部

教学管理部

(十二)声像档案归档范围及保管期限表

 

SX11综合

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

学校层面重大活动、庆典、会议等声像材料

永久

全校各单位

全校各单位

2

学校领导年度各项工作有代表性的声像材料

永久

全校各单位

全校各单位

3

学校重大改革、上级领导来访、师生出席全国性会议及国外会议的声像材料

永久

全校各单位

全校各单位

4

各媒体对学校工作的报道材料

永久

全校各单位

全校各单位

SX12教学与科研

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

学校重要的教学工作会议(会议、评估、获奖、授位、参与省级以上的竞赛、接待、出访、专家教授的教研活动、招生工作、毕业生合影)等声像材料

永久

教学管理部

教学管理部

2

科研会议、大型学术会议、年度科研工作重要会议、知名学者到访、重要科研成果验收、颁奖等声像材料

永久

教学管理部

教学管理部

SX13外事活动

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

国外(境外)学者、知名人士来访,学校师生出国(境)访问、学习等有代表性的声像材料

永久

国际交流中心

国际交流中心

SX14师生文体活动

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

年度师生有代表性的文艺表演、参赛、获奖的声像材料

永久

全校各单位

全校各单位

2

学校运动会开、闭幕式,比赛,获奖,参与校外体育比赛有代表性的声像材料

永久

教学管理部

基础课部

3

学生军训活动有代表性的声像材料

永久

教学管理部

基础课部

SX15其他

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

学校样貌变迁及重要建筑开、竣工典礼声像材料

永久

党政工作部

党政工作部

2

校园四季风光声像材料

永久

党政工作部

党政工作部

(十三)实物类档案归档范围及保管期限表

 

SW11奖励类

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

校内外各项工作活动中获得省级及以上奖励的奖牌、奖杯

永久

全校各单位

全校各单位

2

师生在校内外获得省级及以上奖励的奖杯

永久

全校各单位

全校各单位

SW12礼品类

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

学校及个人在重大活动、庆典中有纪念和保存价值的礼品

永久

党政工作部

党政工作部

2

个人因公出访活动的外国友人、国外学校的纪念性礼品

永久

党政工作部

全校各单位

SW13字画

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

知名人士赠送学校的书画作品名册

永久

党政工作部

全校各单位

2

学校师生原创的有较高艺术价值的书画及其他艺术作品

永久

党政工作部

全校各单位

SW14印鉴类

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

各时期使用过的公章、校徽等

永久

党政工作部

党政工作部

2

各时期党委书记、校长印鉴

永久

党政工作部

党政工作部

SW15办公与生活用品

 

序号

类目名称

保管期限

责任单位

立卷单位

 

1

各时期学校有代表性的教具、办公用品等

永久

全校各单位

全校各单位

2

学校著名专家学者有代表性、纪念性的科研、教学、生活用品

永久

全校各单位

全校各单位













 

 


附件3:沈阳工学院档案归档整理规范

(一)收集、分类整理

按照《沈阳工学院各类档案归档范围及保管期限表》,将本部门的文件材料收集齐全,分年度、分类别、分问题、分保管期限进行收集整理。

1.将文件材料按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度,无批复的请示归入请示年度;跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度;法规性文件,归入公布或批准年度。

2.将分年度的文件材料按类别分开。

3.将分类别的文件材料按其内容所反映的问题、事务分开。

4.最后将文件材料按照保管期限分开。

(二)分类

分类组合一般应以问题为主,按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,兼顾其它特征,使之联系紧密,以便于查找利用为原则。

(三)排列文件材料

应按重要程度或时间顺序进行排列,具体如下:

1.批复、批示在前,请示、报告在后。

2.正件在前,附件在后。

3.正本在前,定稿在后。

4.转发件在前,被转发件在后。

5.上级通知在前,上报材料在后。

6.文字材料在前,图表在后。

7.非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后。

8.基建图纸按图的类别序号排列。

9.其它文件材料按时间顺序排列。

(四)档案修整

1.对较大的表格,要适当折叠成A4纸大小。

2.去掉文件材料上的金属物,归档文件材料上不能留有订书订、大头针等金属物,若需区分文件可用曲别针类易除去的工具别好。

3.文件命名要求能够体现文件的主要内容,尽量完整的概括时间、地点、人物、事件等要素。

4.重要事件形成的成套文件命名需在前面统一冠上活动名称(如:2014年沈阳工学院校庆晚会之一:***2014年沈阳工学院校庆晚会之二:***等)。

(五)电子档案的制作要求

1.OfficeWordExcel等电子版原文件的直接将电子版文件转为PDF格式。

2.OfficeWordExcel等电子版原文件的需用扫描仪将文件逐页扫描,要求扫描件清晰、完整、端正,不可有颠倒、折页等情况,之后将扫描件转换为PDF格式,一个文件有多页的扫描后合并为一个PDF文件,即一个文件一个“PDF”。

3.文件内如有领导签字或单位盖章的部分,需将签字或印章页扫描后,与其他内容一并做成PDF文件。

4.做好的PDF文件命名需与原文件名完全一致,PDF文件与纸质文件内容保持一致。


附件4:沈阳工学院部门归档材料移交明细表

 

序号

分类号/文号

材料内容

形成时间

保管期限

页数

份数

备注

1

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

 

 

10

 

 

 

 

 

 

 

移交单位分管档案负责人(签字):                 移交人:                          移交时间:                       

移交单位(公章):                                             接收人:                           此表纸质版一式二份并提交电子版

附件5:沈阳工学院声像档案移交明细表

序号

类别

声 像 档 案 内 容

视频数

照片数

 

 

(秒)

 

 

GB

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

移交单位分管档案负责人(签字):                 移交人:                          移交时间:                       

移交单位(公章):                                             接收人:                           此表纸质版一式二份并提交电子版


附件6沈阳工学院档案借(查)阅审批表

调阅部门

 

调阅内容

 

 

档案卷号

(页数)

 

 

调阅部门主管校领导签字

 

调阅部门

负责人签字

 

 

(公章)

调阅目的

 

调阅时间

 

调 阅 人

   

 

 

借出时间

 

借 阅 人

   

 

 

归还时间

 

归 还 人

   

 

 

 

 

 

 

附件7:沈阳工学院声像档案样片文档模板

照片名称

 

人物排序

 

 

拍摄时间

 

拍摄地点

 

拍摄人

 

     

 

 

电子版照片放此处

 

 

 

 

 

2.档案工作考核办法

档案工作是学校管理工作的重要组成部分,是做好各项工作的重要基础,是各分院、部、处、室等部门工作成绩的体现和见证。为加强我校档案工作,建立健全档案管理制度,及时、准确、系统、全面的立卷、归档,使档案工作走向规范化的轨道。特制定本考核办法。


一、考核内容

 

考核项目

考核细则

评分标准

赋分

1.组织领导

1-1档案工作列入本部门工作计划和总结

有明确计划得分2分,无明确计划为0

有明确总结得分2分,无明确总结为0

4

1-2档案工作明确列入分管领导的岗位职责

档案工作明确列入分管领导的岗位职责得分1分,未列入为0

1

2.岗位职责

2-1配备兼职档案员,调整时及时报图书与档案馆备案

配备兼职档案员,并列入岗位职责得分3分,未配备兼职档案员为0

兼职档案员有调整未及时报图书与档案馆扣1

3

2-2有详细的档案工作制度

有详细的档案工作制度得分2分,无详细的档案工作制度为0

2

3.立卷归档

3-1归档时间

按规定期限上交得分4分,任一档案未按规定期限上交为0

4

3-2归档交接单填写规范

内容填写完整准确,每出现一处错误扣1分,扣完为止

8

3-3上交档案按《沈阳工学院部门立卷归档制度》进行分类

分类准确得分8分,已作分类但不准确得分4分,未分类为0

8

4.案卷质量

4-1文件件内质量

参照《沈阳工学院档案归档整理规范》的要求,纸质文件材料整理不规范,每出现一处扣1分,扣完为止

15

4-2PDF电子档质量

参照《沈阳工学院档案归档整理规范》的要求,纸质文件材料扫描不规范,每出现一处扣1分,扣完为止

5

5.归档率

已移交档案数量/应交档案数量

达到95%得分50

低于95%0

50

总分值

100


二、考核方式

(一)由图书与档案馆组织相关人员对各部门进行考核,必要时邀请或配合学院督导处进行考核。

(二)依据考核内容,逐项打分。有可比性的工作还要进行适当对比予以评定。

(三)考核每年进行1次,每年所移交档案的数量、质量及是否按时等因素将作为考核的重要指标。

(四)本办法所指的档案不限于纸质档案,同时包括照片、光盘、电子文档等形式的档案。

(五)考核打分提交校档案工作领导小组或主管领导审议,给出考核结果。

(六)档案工作考核结果,将作为院、部、处、室部门和领导年终考核的重要依据之一。

本办法由图书与档案馆负责解释。


3.沈阳工学院党群、行政类档案管理办法

第一章   

第一条  根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及教育部和国家统计局联合发布的《高等学校档案管理办法》等有关法律、法规精神,为加强我校党群、行政类档案工作的业务建设,科学立卷、归档,为学校工作服务。特制定本办法。

第二条  凡我校党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,均属党群、行政类档案。

第三条  学校档案室集中统一管理全校党群、行政类档案,并确保档案的完整、真实、系统、准确和安全,便于开发利用。

第四条  应归档的党群、行政类文件材料实行主管部门牵头,各学院、系、部、处、室等文书处理部门立卷归档制度。

第五条  党群、行政类文件材料的归档工作应实行“三纳入”,即纳入学校、学校各单位计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到“四同步”管理:布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

第六条  学校各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的兼职档案人员,协同学校档案室认真做好党群、行政类档案的收集、整理、归档工作。

第七条  大力开发档案信息资源,最大限度地发挥党群、行政类档案的作用。

第八条  贯彻执行党和国家保密、保卫制度,严格党群、行政类档案的借阅制度,确保档案的机密和安全。

第二章  归档范围的确定

第九条  确定的原则

(一)归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用,凭证作用和研究价值。

(二)归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。

(三)归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,体现不同部门的不同特点。

第十条  归档的主要内容和重点

(一)归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容,具体范围见《沈阳工学院部门立卷归档制度》之附件2的内容。

(二)归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主.特别是全局性、综合性的文件材料。其次,是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

第十一条  不归档的文件材料

(一)上级机关普发供参阅、不办的文件材料;

(二)上级机关发来供工作参考的抄件;

(三)上级机关征求意见未定稿的文件;

(四)重份文件;

(五)无查考利用价值的事务性、临时性文件;

(六)未经会议讨论,未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿,印制文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)

(七)从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;

(八)无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信;

(九)学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;

(十)本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;

(十一)为参考目的从各方面收集的文件材料;

(十二)非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

第十二条  对不归档材料的处理意见

(一)学校各部门在每年文书立卷归档时清理出来的不归档的文件材料,要加强保管,对某些方面的资料,如对今后工作有利,可作为资料由部门暂存。

(二)对不归档又不拟作资料暂存的文件材料应按规定予以销毁,对密级较高的文件应按有关保密规定办理,一般文书材料可以填写《文件材料销毁登记表》,经本部门领导批准后,由校保卫部门负责送往指定的地点予以销毁。

第三章  立卷归档

第十三条  学校各学院、系、部、处、室、馆、党总支、公司、教学工厂、工会、团委和直属部门(支部)均为立卷单位。

第十四条  学校每一个立卷归档单位的文书处理人员或兼职档案人员,应严格按文书处理制度做好文件材料的日常收集工作,根据案卷类目分别归档。

第十五条  各文书处理部门在对本单位所有应归档材料进行组卷时,应遵循如下原则,即按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,分类组卷,真实、准确、全面反映学校和部门的主要职能活动,便于今后查找和利用。

第十六条  为避免各部门立卷时发生重复归档或遗漏,各类文件材料立卷分工如下:

(一)中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、国家教育部及国务院有关部、委下达的文、电材料,综合性的,由校办公室立卷归档;专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。

(二)以党委、学校名义的发文,由校办公室立卷归档(一般应保存两份以上)。以部门名义的发文,由各部门立卷归档,重要的也应有两份以上。

(三)党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由校办公室立卷归档。职能部门以校党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,主办单位应在校办公室指导下立卷归档。

(四)校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,由校办公室立卷归档;请示报告的原稿及批转、批复的复制件,由报文单位在校办公室指导下立卷归档。

(五)两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位只保存复制本。

(六)各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前整理,由校办公室移交学校档案室,任何人不得销毁或转带到其他单位。

(七)重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。

第十七条  按照归档时间要求,各立卷部门的文书或兼职档案员应按案卷类目将文件收齐归卷,并对文件进行调整检查,依照如下程序进行:

(一)检查案卷的文件成份,文件是否收集齐全完整,同时,剔除不需立卷归档的文件材料。

(二)检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷文件间不统一、相混淆、重复或拆散文件联系的现象。

(三)检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致。

(四)检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少的组成薄卷。

第十八条  各立卷单位的文书或兼职档案员应认真负责做好本部门材料的立卷工作,立卷的具体要求如下:

(一)注意立卷分类

1.分年度

先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示批复,归入批复年度;跨年度规划、计划,一般可归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案的年度;法规性文件归入公布或批准年度;按学年处理的文件归入专门年度。

2.分问题

将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

3.分期限

将文件按照规定的不同保管期限分开。

(二)注意立卷组合

立卷组合一般应以问题为主,兼顾其他特征,使之联系紧密。立卷组合形式,一般按下述内容和顺序进行:

1.会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可一会一卷,一会数卷或数会一卷;

2.非诉讼案件材料,按立案问题或人头组合,可以一案一卷或一案数卷;

3.群众来信材料,可按信件作者,信件的处理形式或信件所反映的问题组合;

4.统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷;

5.学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合;

6.工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;

7.简报按名称或期号组合;

8.其他文件材料可按照特殊的形成组合。