一、档案室集中统一保管应由学校保管的各类档案(党群类、行政类、教学类、科学研究类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、产品生产与科技开发类、、基本建设类、声像、实物)。
二、档案要按各类档案的分类，分年度有秩序地排列存放，并进行认真清点与核对。架、柜应分类编号，档案存放量过多时应绘制排列示意图。
三、一切档案都应保存在密集架内。特殊情况下要采取有效措施，将档案安全转移。
四、加强库房安全管理，非本室人员未经允许不准进入库房。 五、库房内严禁存放易燃易爆物品，不准在库房内吸烟，库房内无人时要切断电源、水源、火源。库房周围的明显处要配置防火设备。
六、要定期检查库房内的安全设备、温湿度情况、档案完好程度，并作好记录，发现问题要采取有效措施及时解决。
七、要采取相应措施、保证库房内达到三无(无鼠、无虫、无尘)、四防(防盗、防水、防潮、防阳光)，保证档案安全，延长档案的寿命。
八、档案库房的门、窗要紧固，库内无人时要关好门、窗并上锁，每天上、下班要对库房进行一次认真的安全检查，发现可疑迹象要及时报告并作好相应处理。
九、要建立登记和统计制度，帐目、库存数量一致，各库房内存放的档案的类别、数量应按年代作好统计，为上报各种统计报表作好基础工作。
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